Falende ICT-projecten komen regelmatig in het nieuws, trajecten waar niet opgeleverd wordt wat men verwacht had. Vaak zijn deze problemen en teleurstellingen terug te leiden naar één probleem: een ontoereikende voorbereiding.
Wanneer een organisatie een softwarepakket kiest, gebeurt dit meestal op basis van een eigen referentiekader, wat dan vaak gekleurd is door denken vanuit de huidige situatie. Processen zijn vaak zoals ze zijn. Het risico is groot dat alleen de huidige werkwijze in een nieuwer, duurder jasje wordt gestoken. Zoals bij veel dingen in het leven, geldt ook bij het gebruik van software: “Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg.” Om dat te vermijden is het van belang dat de organisatie zichzelf de juiste vragen weet te stellen voordat een kostbaar project wordt gestart.
- Worden bestaande (ingesleten) processen wel voldoende ter discussie gesteld?
- Kan het wellicht beter, zelfs met de bestaande software?
- Is er voldoende reden om een proces in maatwerk te vervatten?
- Of is het proces een “gewoonteproces” en kan het eigenlijk ook wel anders?
Tijdens projecten zie ik een grote meerwaarde in het maken van implementatie- of optimalisatie-blauwdrukken. Na enige tijd te hebben gezocht naar een goede tool, werken wij sinds 2015 samen met Mavim. Het pakket Mavim stelt ons in staat proceskaarten te maken van de klantprocessen die geraakt worden door een implementatie. Met functiestroomschema’s en verantwoordelijkheden matrices (RASCI) maken we inzichtelijk hoe huidige processen worden uitgevoerd.
Met het huidige proces in beeld en het ideale proces als hoger doel, maken we samen met de klant op voorhand keuzes over de inrichting, van zowel het pakket als het proces. Naast de processen leggen we ook het functiehuis, de autorisatie en verschillende rapportages vast. Op deze manier zijn procesmatige en/of organisatorische veranderingen op voorhand bekend en kunnen we met onze klanten echt het maximale rendement uit een implementatietraject halen. We vermijden de kostbare verrassingen waar klanten door verrast worden en die vaak duur uitpakken. Met behulp van een blauwdruk is iedere stakeholder goed voorbereid op het veranderingstraject. Dat is de kracht van eerst denken en dan doen. En het enige recept om te vermijden dat de organisatie blijft doen wat ze deed en dus krijgt wat ze kreeg.
Auteur: Jacob-Jan Mannak, senior consultant Forque
