Transformatie is ‘hot’ en is dat al jaren. Dat blijkt wel uit de talloze nieuwsberichten en het aantal hits dat je zoekmachine op de term ‘transformatie’ uitspuugt. Transformaties zijn noodzakelijk! Noodzakelijk om nieuwe markten aan te kunnen boren, om beter in te kunnen spelen op de behoeften van klanten, om nieuwe producten en diensten te kunnen lanceren of simpelweg om je bestaansrecht als organisatie te behouden in een wereld die continu verandert. De druk om te transformeren neemt dan ook toe, te meer daar technologische ontwikkelingen er steeds weer voor zorgen dat je als organisatie in moet kunnen spelen op en gebruik moet kunnen maken van alle ontwikkelingen en innovaties die zich voordoen. Even ‘pas op de plaats’ nemen is er niet meer bij.

 

De harde waarheid is dat zelfs onder de beste omstandigheden succes niet gegarandeerd is. Volgens de meest optimistische voorspellingen van McKinsey mislukt 70% van alle pogingen tot transformatie. 
- David Jacquemont, ‘How to beat the transformation odds'

 

En juist die pas op de plaats is geen overbodige luxe bij het formuleren van de transformatiestrategieën voor de organisatie. Het is immers allang geen geheim meer dat meer dan de helft van alle transformatie-initiatieven kansloos mislukt. Onderzoek van zowel McKinsey als Gartner heeft uitgewezen dat tot 70% van alle pogingen tot transformatie faalt. De vraag die dan al snel rijst, is “Waarom slagen zo weinig of mislukken zoveel transformaties?”.

Het is niet gemakkelijk om op deze vraag een eensluidend antwoord te geven. Vaak liggen er meerdere oorzaken ten grondslag aan het feit dat transformatie-initiatieven niet het gewenste resultaat opleveren. Eén kenmerk dat echter opvallend vaak opduikt bij onderzoek naar en analyse van verandertrajecten is de enorme omvang van dergelijke projecten. En daarin schuilt meteen de valkuil.

Uit het langjarig onderzoek van de Standish Group is namelijk duidelijk geworden dat het vooral grote (IT-)projecten zijn waar problemen ontstaan. Wanneer we deze ‘grote’ projecten buiten beschouwing laten, blijken de resultaten een aanzienlijk positiever beeld te vertonen. Zo is van alle projecten met een omvang van minder dan $1 miljoen aan arbeidskosten slechts vier procent als mislukt bestempeld. Daar steken de grote projecten knap negatief bij af, want van de IT-projecten met arbeidskosten van meer dan $10 miljoen mislukte liefst 44 procent. De crux zit ‘m dus blijkbaar in de omvang van het project: hoe kleiner het project, hoe groter de kans van slagen.

 

Maar wat betekent dat voor grote verandertrajecten en omvangrijke transformaties?

Eigenlijk is het antwoord op die vraag dan weer erg simpel: transformeer op kleine, gefragmenteerde schaal. Dat betekent dus dat je het beoogde project opdeelt in kleinere, behapbare brokken en een geïntegreerde benadering hanteert bij de uitvoering van (het) project(en).

Belangrijk daarbij is om rekening te houden met een aantal obstakels die al gauw de kop opsteken of die zich eigenlijk altijd al op de achtergrond voordeden.

 

Organisatieafdelingen

‘Waarom staan organisatieafdelingen in de weg naar transformatie’ zul je je misschien afvragen. Om die vraag te beantwoorden, moeten we even terug in de tijd. Afdelingen zijn in het verleden ontstaan uit een sterke behoefte en keuze van de organisatie om zich zo handig en praktisch mogelijk te organiseren. Afdelingen werden ontwikkeld met als doel de activiteiten van de organisatie te coördineren en daarmee efficiëntie te creëren binnen het de betreffende afdeling. Wat dus het meest handig is voor de organisatie zelf. Echter, organisaties ontlenen hun bestaansrecht niet aan zichzelf, maar aan de klanten die zij bedienen. Het werken binnen afdelingen mag dan handig zijn voor de organisatie, maar diezelfde afdelingen versperren tegelijkertijd de weg naar overdracht en verspreiding van kennis. Om nog maar te zwijgen over de inefficiëntie die optreedt als het estafettestokje van de ene afdeling naar de andere afdeling moet worden overgedragen. Het doel van een afdeling is dus allerminst klantgericht te noemen en klantgerichtheid staat doorgaans nou juist hoog in het vaandel bij transformaties of ligt er zelfs aan ten grondslag.

 

Een strikte, disciplinaire aanpak

Vaak worden transformaties of verandertrajecten geïnitieerd vanuit een specifieke discipline binnen de organisatie. Met name de IT-tak wordt vaak bestempeld als initiator omdat alle innovaties en digitaliseringen door de IT-gerelateerde, technologische vernieuwingen immers beginnen bij IT. Tenminste, dat is veelal de gedachtegang. Net als bij organisatieafdelingen het geval is, veroorzaakt een strikte, disciplinaire aanpak nog meer vertraging door het gebrek aan overdracht en kennis. Een multidisciplinaire aanpak, bij voorkeur gestuurd vanuit één platform, is dan ook ‘the way to go’ die zal leiden tot integratie en overdracht van kunde en kennis over de grenzen van disciplines. Tot genoegen van alle betrokkenen binnen de organisatie en tot nog groter genoegen van de klanten die zij bedienen.

 

Gebrek aan afstemming tussen strategie en uitvoering

Aan creatieve ideeën en weldoordachte initiatieven die van positieve invloed kunnen zijn bij transformaties ontbreekt het bij de meeste organisaties niet. Sterker nog: de schat aan ideeën en initiatieven zijn van onschatbare waarde bij het formuleren van de juiste strategie. Waar het echter vaak mis gaat, is bij het vertalen van de vastgestelde strategie naar de uitvoering. Juist omdat de omstandigheden bijna continu veranderen is het geen sinecure om de strategie om te zetten in zorgvuldig geplande en goed uitvoerbare activiteiten. Deze connectie tussen strategie en uitvoering is echter essentieel en vormt een obstakel dat alleen getackeld kan worden als er gebruik wordt gemaakt van een systeem waarin zowel de bestaande situatie als de gewenste situatie en de impact daarvan op een dynamische manier kan worden gevisualiseerd.

 

Veel technologie, maar geen platform

Transformaties zijn onlosmakelijk verbonden met technologie. Zo zijn er talloze digitale hulpmiddelen die een organisatie kunnen helpen om taken te automatiseren en om de klantervaring te verbeteren. Al die hulpmiddelen ‘an sich’ zullen een organisatie echter niet helpen op hun weg naar transformatie. Wat organisaties wel helpt is een systematische aanpak én een platform dat inzicht biedt in de mogelijke gevolgen en in de impact van al die digitale oplossingen op de processen, op de mensen en op de systemen.

 

Wat heb je nodig om jouw transformatie te laten slagen?

Het geheim van iedere transformatie, klein, middelgroot of groot, schuilt in inzicht. Inzicht in de aanwezige kennis en kunde over de grenzen van afdelingen en disciplines, inzicht in de impact van de uitvoering van de strategie, inzicht in de bestaande technologieën, maar bovenal inzicht in de impact die veranderingen hebben op de mensen, processen en systemen binnen de organisatie en op de klanten daarbuiten.

Het gebruik van een digitaal platform, zoals Mavim, helpt je om al die inzichten te verkrijgen. Daarbij biedt Mavim niet alleen de hierboven genoemde inzichten, maar biedt het tevens een verbinding met belangrijke managementthema’s zoals compliance, verandermanagement, optimalisering van de klantreis, implementatie van bedrijfskritische systemen en het beheren van het strategisch portfolio.

 

De Week van Transformatie

Hoe Mavim van betekenis kan zijn en welke oplossingen het Mavim Platform iedere organisatie bij elke gewenste transformatie kan bieden, kun je horen, zien en ervaren tijdens De Week van Transformatie. In de week van 19 tot en met 23 november bieden wij je aan de hand van webinars, workshops en praktijksessies tal van inzichten, kennis, ervaring en mogelijkheden die jou en je organisatie kunnen helpen bij het realiseren van een duurzame transformatie.

Klik hier voor meer informatie over De Week van Transformatie