De afgelopen jaren, en vooral de afgelopen maanden, hebben we veel organisaties zien strijden om compliant te raken aan de Algemene verordening gegevensbescherming. Veel organisaties hebben inzicht verkregen in hun status en hebben vervolgens hun zwakke punten aangepakt. Goed bezig! Maar wat nu? De organisatie is op de goede weg en kan zeggen dat het al bijna compliant is. Maar in hoeverre is de organisatie ooit compliant? En hoe zorg je ervoor dat de organisatie de aankomende tijd ook zo ‘compliant mogelijk’ blijft?
De Algemene verordening gegevensbescherming heeft 99 artikelen en 173 gronden. Om te kunnen zeggen dat de organisatie volledig compliant is, moet u aan alles volledig voldoen – altijd. Dat is onwerkelijk. Processen zijn immers aan verandering onderhevig. Neem bijvoorbeeld het verwerkingsregister. Wat wij altijd adviseren, is dat u als organisatie goed nadenkt over de privacy binnen de organisatie, alle verplichte documentatie hebt, awareness creëert binnen de organisatie, een procedure meldplicht datalekken hebt… oftewel: dat u privacy heeft geïntegreerd binnen de organisatie. Maar hoe realiseer u dat zo goed mogelijk? Hoe zorgt u ervoor dat u weet wat de status is van artikel 8 en dat u weet wie verantwoordelijk is voor grond 121? Dat kunt u realiseren door de privacy van de organisatie te borgen. In een duidelijk en overzichtelijk framework.
Excel? Nee, onze tip: AVG-framework
Door het borgen van de AVG, kunt u op een relatief makkelijke manier -zo goed mogelijk- compliant blijven. Hierdoor houdt u het namelijk beheersbaar. Door informatie te borgen weet u precies wat de status is van alle regels en gronden. We horen vaak van organisaties dat ze borgen in Excel. Voor de kleinere organisaties werkt dat prima – en past het binnen het budget. Voor andere organisaties is het de beste uitkomst om een professioneel framework, wat speciaal is gebouwd voor de Algemene verordening gegevensbescherming, te gebruiken.
Onze privacy juristen + Mavim experts + Mavim = sterk AVG-framework
Binnen Audittrail hebben we veel verschillende specialisaties: en dat creëert vele mogelijkheden voor onze klanten. Onze privacyjuristen hebben samen met onze Mavim-experts een sterk inhoudelijk én praktisch framework gebouwd. Niet alleen is de volledige AVG inclusief de koppeling naar verordeningen opgenomen. Ook zijn alle belangrijke onderwerpen uit de AVG uitgelicht en andere relevante wetten opgenomen, zoals de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. Het is dus een zéér compleet framework. Het framework heeft véél voordelen, om er maar een paar te noemen:
- Inclusief een lijst aan beheersmaatregelen
- Inzicht in incidentmanagement
- De mogelijkheid om alle processen te integreren
- Het uit kunnen zetten van taken en acties op basis van flows (nieuwe functionaliteit!)
De software van Mavim, wat is dat?
De software van Mavim is gebaseerd op Microsoft technologie en vormt daarmee een uitbreiding van uw huidige Microsoftpakket. Mavim maakt gebruik van een relationele database, waardoor het mogelijk is om onderwerpen aan elkaar te verbinden door middel van het leggen van relaties. Hierdoor is het mogelijk om inzicht en overzicht te creëren in de samenhang tussen verschillende onderwerpen en zijn de mogelijkheden ongekend. Mavim bestaat uit twee omgevingen; de Mavim Manager waar alle informatie wordt vastgelegd en de Mavim Portal waar de informatie gepubliceerd wordt. Hierdoor is het mogelijk om een selecte groep medewerkers verantwoordelijk te maken voor het vastleggen van informatie, terwijl de Mavim Portal alle medewerkers de gelegenheid biedt om de vastgelegde informatie in te zien.
Nóg beter dan eerst
De afgelopen maanden zijn we bezig geweest om organisaties met dit framework nóg beter te ondersteunen bij de AVG en om het nog duidelijker en overzichtelijker te maken. De structuur is nu nóg makkelijker, er is standaard privacydocumentatie (die vanuit de AVG verplicht is) toegevoegd er een dashboard gecreëerd waarin een visuele weergave wordt getoond van de status van compliance van de organisatie.
Geen gedoe. Wij implementeren het AVG-framework
Tot zover heeft uw organisatie zaken geborgd in Excel. Het lijkt omslachtig werk om dit te gaan overzetten naar een nieuw systeem. Geen zorgen: dat doen wij voor u! Bij afname van het AVG-framework, ontvangt u niet alleen het AVG-framework zelf, maar ook een bijbehorend 2-daagse consultancy traject (of meer, als dat de wens is). Deze tijd wordt benut om het framework bij uw organisatie te implementeren, naar wens te configureren en custom opties te verzorgen. Daarbij geven we een workshop voor de medewerkers die met het framework aan de slag gaan. Oftewel: we geven uw organisatie een snelle start met het borgen van de AVG! Geen zorgen, tijd voor het borgen.
Bron: Audittrail
