Als het afgelopen jaar ons één ding heeft geleerd, dan is het dat automatisering en digitalisering bij de overheid enorme potentie heeft en zelfs essentieel is om een duurzame organisatie te realiseren voor de toekomst. De urgentie is namelijk groot om het huidige takenpakket effectiever en efficiënter uit te voeren om financieel gezond te blijven. Het standaardiseren en automatiseren van routinematig en repeterende werkzaamheden is een manier op deze doelen te realiseren. Uit onderzoek blijkt dat door automatisering tot wel 60% efficiënter en effectiever gewerkt kan worden.
Wat de productiefactor op peil houdt
De afgelopen jaren hebben we natuurlijk al gezien hoe digitalisering en data de organisatie kan ondersteunen, bijvoorbeeld bij het online aanvragen van vergunningen, maar ook de scanauto’s op straat voor parkeercontroles. Op deze manier zal een investering in de technologische capaciteit bijdragen aan de productiefactor van een organisatie. Dit betekent echter wel dat er meer nadruk binnen publieke organisaties komt te liggen op de IT-zijde van de organisatie om primaire processen te ondersteunen. Hierbij vervaagt het onderscheid tussen de bedrijfsvoering en technische ondersteuning, wat sturing van de organisatie bemoeilijkt. De vraag naar technische ondersteuning zal namelijk extra kosten met zich meebrengen. Toch blijkt uit onderzoek dat dit de meest effectieve investering is om de productiefactor van een bestuurlijke organisatie op peil te houden.
Nieuw tijdperk, nieuwe kansen
Zoals hierboven beschreven kunnen investeringen in IT-oplossingen zowel de interne organisatie helpen verbeteren door de procesvoering op orde te krijgen, maar ook door maatschappelijke vraagstukken beter het hoofd te kunnen bieden. De stijgende IT-kosten zijn dan ook niet zozeer het gevolg van gerichte investeringen om een specifieke uitdaging te tackelen, maar door een gebrek aan inzicht op de digitale organisatie. Door een toenemende mate van digitalisering zijn organisaties genoodzaakt om zich aan te passen aan het nieuwe tijdperk, omdat er nieuwe processen en functies bij komen op het gebied van privacy en beveiliging (denk aan een privacy officer en CISO), maar ook door de opkomst van datalabs en data gedreven werken en het op orde brengen van de (digitale) informatievoorziening.
Verbind bedrijfsvoering en I(C)T
Het is duidelijk dat ook publieke organisaties gebaat zijn bij verdere digitale transformatie, maar dat dit grote veranderingen voor zowel de digitale- als fysieke omgeving van de organisatie met zich meebrengt. Om hier gericht sturing aan te kunnen geven, is daarom een verbinding nodig tussen de bedrijfsvoering en IT. Een versterkte samenwerking tussen beide partijen zal namelijk leiden tot gerichte (IT) oplossingen, met overzichtelijke gevolgen voor de bedrijfsvoering en het IT-landschap.
De basis van deze samenwerking ligt in het samenbrengen van processen, mensen en IT in één centraal informatieplatform, zodat er een betrouwbare en consistente informatievoorziening ontstaat. Op deze manier kan er inzicht en overzicht verkregen worden in de verschillende onderdelen van de organisatie, omdat er verschillende views gemaakt kunnen worden die voor verschillende disciplines bruikbaar zijn. Zo krijgt de businessmanager zijn dashboard met prestaties van de processen en krijgen de medewerkers krijgen via een ‘process portal’ toegang tot hun werk. Architecten krijgen de informatie voorgeschoteld in de taal die door hen gewenst is. Dit geeft de kans om de impact van verandering te blijven overzien en tijdig te sturen op het behalen van kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen.
Wil jij weten hoe je het inzicht in jouw organisatie vergroot door IT en bedrijfsvoering samen te brengen? Neem vrijblijvend contact op voor een online kop koffie!
