Binnenkort zijn de dagelijkse besturen van de waterschappen verplicht om zelf verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van hun beleid. Dit betreft nu voornamelijk een financiële rechtmatigheid, maar verwacht wordt dat als uitbreiding ook het In Control Statement op termijn een vereiste wordt. Hoe bereiden de waterschappen zich voor op deze en andere toekomstige impactvolle wijzigingen? Dit is hoe Waterschap Zuiderzeeland en Waterschapsbedrijf Limburg het doen.
De voorbereidingstrajecten bij gemeenten en provincies, waar de rechtmatigheidsverantwoording al langere tijd speelt, hebben aangetoond dat de implementatie ervan geen eenvoudige klus is. Voor het aantonen van rechtmatigheid, is het belangrijk om integraal inzicht te hebben in de interne processen, controleresultaten, risicobeheersing en bevoegdheden van alle betrokkenen.
Wat je vaak tegenkomt, is dat al deze informatie verspreid is vastgelegd in losse spreadsheets en documenten. Het verzamelen en organiseren van alle benodigde stukken is dan een tijdrovend proces en bovendien onderhevig aan fouten en gebreken. Daarnaast hebben waterschappen een sterke focus op de uitvoering. Werkzaamheden worden vaak aangepakt als unieke projecten en de prioriteit ligt volledig bij het waterbeheer. Dit vraagt om aanpassingen.
Eerst de basis op orde: verbeteren van de processen
Waterschap Zuiderzeeland en Waterschapsbedrijf Limburg bevinden zich dan in verschillende hoeken van het land, beiden hebben vooruitstrevende stappen gemaakt in het digitaliseren en optimaliseren van de processen. Om efficiënt de rechtmatigheid en aansluitende controles te implementeren, werken de waterschappen aan de herinrichting van alle informatie, processen en bijbehorende IT-systemen. Alle standaardprocessen zijn gedefinieerd en verzameld. Daarnaast zijn de partijen bezig om de repository architectuur in te richten aan de hand van het Management Control Framework (MCF), dat door Cruxer in het Mavim-platform is gebouwd.
Het MCF maakt verbindingen met verschillende functiegebieden. Op die manier is er een consistente en uniforme beschrijving van de organisatie waarbij er een actueel inzicht is in de stand van zaken. Deze informatie wordt vervolgens op een centrale plek vastgelegd en gebruikt voor verschillende doeleinden, zoals verantwoording volgens externe toetsingskaders.
Voorbereiding op rechtmatigheid komt met nieuwe kansen
Door alle processen duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en toegankelijk te maken op een centrale plek, kunnen de waterschappen uiteindelijk sneller, en met minder verspilling reageren op ontwikkelingen in de wet- en regelgevingen zoals de rechtmatigheidsverantwoording, maar ook de omgevingswet. Daarnaast draagt dit bij aan een betere samenwerking binnen verschillende afdelingen en waterschappen, wat de weerbaarheid en uitvoering van de organisaties vergroot. Uiteindelijk zorgt dit voor een betere dienstverlening en helpt het verder bij de digitale transformatie; beiden belangrijke streefpunten voor de waterschappen de komende jaren.
Wil je meer weten over de voorbereidingen van de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van het Management Control Framework hierin? Schrijf je dan in voor het webinar ‘Bereid je voor op de rechtsmatigheidsverantwoording: hoe het eruit ziet in de praktijk' op maandag 21 maart a.s. om 13:30 uur. Hier zullen Waterschapsbedrijf Limburg en Waterschap Zuiderzeeland aan het woord komen over hun ervaringen en lessen.
