Het oplossen van inefficiënte of gebroken bedrijfsprocessen en het optimaliseren van as-is-processen zijn de belangrijkste doelen van elk BPM-project, omdat ze bepalen of een bedrijf concurrenten voor kan blijven, kan voldoen aan of de verwachtingen van klanten kan overtreffen en tijd en geld kan besparen. Traditioneel vertrouwen BPM-tools op de input van medewerkers en experts om een proces te modelleren en te verbeteren, terwijl BI-tools worden gebruikt om KPI's te monitoren en te evalueren. Process Mining is de ontbrekende schakel tussen BI en BPM.

Het biedt een holistische procesgerichte kijk op elk as-is-proces, afgeleid van gegevens, dat zich ophoopt in bedrijfssystemen tijdens operationele activiteiten. Process Mining dicht de hiaten in de BPM levenscyclus, bijvoorbeeld door het vergelijken van nauwkeurige as-is processen met ideale referentiemodellen.

Maar het kan veel meer dan dat. Process Mining overstijgt afdelingen en maakt het mogelijk om van end-to-end naar een proces te kijken. Het is geen eenmalige analysetool, maar stelt bedrijven in staat om hun processen herhaaldelijk te analyseren en te verbeteren.

 

Procesdetectie

De grootste uitdaging in elk BPM-project is om erachter te komen hoe het eigenlijke proces er echt uitziet. Als het as-is-proces niet correct is gemodelleerd, kunnen optimalisatiemaatregelen hun volledige potentieel niet benutten.

Traditionele procesdetectie met interviews en workshops laat te veel ruimte voor hiaten, onnauwkeurigheden en misvattingen terwijl ze de tijd van medewerkers in beslag nemen.

Process Mining overstijgt dit probleem door simpelweg gegevens te gebruiken, het proces door het systeem te traceren en het proces te visualiseren. De resultaten zijn op feiten gebaseerd, objectief, omvatten alle afwijkingen en varianten, en komen binnen enkele uren.

 

Procesherontwerp

Met een - door een Process Mining tool - in kaart gebracht proces, is het veel gemakkelijker om te bepalen waar proceswijzigingen nodig zijn. Doorlooptijden, varianten, rework, afval en andere knelpunten worden zichtbaar met een druk op de knop. En Process Mining gaat nog verder en bepaalt de onderliggende oorzaken van deze aspecten.

 

Procesimplementatie/uitvoering

Meestal speelt Process Mining geen of slechts een zeer kleine rol tijdens deze stap. De inzichten van de eerste twee stappen kunnen direct gedeeld worden met stakeholders, maar ook met medewerkers die de gewenste veranderingen in de praktijk moeten brengen.

Dit is mogelijk vanwege de bron- en actieconnectoren die zijn geïmplementeerd in Power BI. De bevindingen kunnen worden gecommuniceerd binnen de Microsoft 365 infrastructuur. Dit stelt mensen in staat om de bevindingen en de vereiste veranderingen echt te begrijpen, omdat ze kunnen worden gepresenteerd in gemakkelijk te begrijpen visuals, het minimaliseren van weerstand tegen verandering en het betrekken van mensen direct in het optimalisatieproces.

 

Procesbewaking

Hoe weet je dat jouw proceswijzigingen de gewenste effecten hebben? Process Mining geeft je de antwoorden. Je kunt de acceptatie van verandering en het succes van jouw verbetermaatregelen volgen met benchmarking.

En nog beter, je kunt je processen controleren als ze plaatsvinden. Gegevens kunnen handmatig of automatisch worden bijgewerkt tijdens de uitvoering van een proces en je kunt zelfs waarschuwingen instellen voor KPI-drempelwaarden. Je weet van mogelijke problemen zodra of zelfs voordat ze gebeuren en kan passende maatregelen nemen om het proces te corrigeren.

 

Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie is een voortdurende ontwikkeling, maar de noodzaak om snel te reageren op veranderingen en om problemen te identificeren voordat ze zich voordoen betekent ook tijd is van essentieel belang.

Process Mining maakt continue datagedreven procesverbetering mogelijk. Als knelpunten, inefficiënties en afwijkingen worden blootgelegd en procesprestaties kunnen voortdurend worden gemeten en vergeleken. Business analisten krijgen diepgaande inzichten en kunnen een zeer duidelijke en pro-actieve optimalisatiestrategie vormen en zijn in staat om off-track procesgedrag te herkennen voordat het kan veranderen in een groot probleem.

 

 

Bron: PAFnow

 

Meer weten over hoe process intelligentie organisaties kan helpen belangrijke veranderingen door te voeren? Meld je dan aan voor het webinar How Process Intelligence can help organizations navigate major change.

Of bekijk deze video over hoe je conformiteitscontrole van bedrijfsprocessen uitvoert met Mavim