Overslaan en naar de inhoud gaan

Woensdag 15 september was ik te gast bij het iBestuur congres 2021 in de Fokker Terminal te Den Haag! Allereerst was het ontzettend fijn weer eens een fysiek evenement bij te wonen. De plenaire sessies vonden plaats in een prachtige tv-studio mét publiek, wat de interactie en de sfeer ten goede kwam! Tijdens de verschillende sessies van het congres werd des te meer duidelijk dat verdere digitalisering en informatisering noodzakelijk zijn voor de goed functionerende overheid, maar zijn de inzet en uitvoering hiervan een grote uitdaging. Toch werd gedurende de dag duidelijk dat integraliteit en samenwerking een belangrijk voorwaarde zijn om technologische innovatie toe te passen bij het verbeteren van de dienstverlening.

Onder leiding van dagvoorzitter Ruben Maes debatteerden André Bosman, tot maart 2021 Tweede Kamerlid voor de VVD en in die hoedanigheid Voorzitter Tijdelijke commissie Uitvoeringsorganisaties, Loes Mulder, secretaris-generaal van het Ministerie van SZW, Jaap Smit, commissaris van de Koning in Zuid-Holland en voorzitter van IPO, en Franc Weerwind, burgemeester van Almere en voorzitter van de VNG-commissie Informatiesamenleving, over het herstel van de relatie tussen overheid en samenleving, en de rol van digitalisering hierin.

 

Digitalisering is een must!

Aan tafel was iedereen het er wel over eens dat digitalisering een wezenlijk en zeer belangrijk component is om te voldoen aan de doelstellingen van overheden om hun dienstverlening vorm te kunnen geven en uit te voeren met als uitgangspunt het centraal stellen van de burger. De vraag die meteen opkomt is echter hoe. Op het gebied van digitalisering is dit bijna paradoxaal te noemen, aangezien de puur technologische ontwikkelingen blijkbaar sneller lijken te gaan dan het daadwerkelijke gebruik van technologieën.

Een voorbeeld hiervan is het veilige gebruik van technologie en digitale hulpmiddelen. Een kleine anekdote om het probleem te duiden dat aan tafel werd verteld was het opsporen van digitale criminelen door de politie. De opsporingsmiddelen, veelal bestaande uit technologische hulpmiddelen, zijn vaak zo gecompliceerd dat men niet altijd weet hoe deze op de juiste manier te gebruiken. Daarnaast dient bijvoorbeeld wet- en regelgeving op het gebied van privacy, zoals de AVG, nageleefd te worden. De digitale wereld verschilt hierin misschien niet met de ‘echte’ wereld, maar het informatieverkeer tussen beide werelden wordt op deze manier alsmaar complexer.

Als oplossing hiervoor werd een ministerie voor digitale zaken geopperd. Het realiseren van een dergelijk ministerie zou ervoor zorgen dat er eenduidig beleid kan worden geformuleerd en gevoerd op het gebied van digitale zaken binnen de overheid (én daarbuiten) om bij te dragen aan overstijgende doelstellingen van verschillende ministeries. Keerzijde is dat de verantwoordelijkheid bij verschillende ministeries komt te liggen, waar nu een enkel ministerie politiek verantwoordelijk kan worden gehouden bij falend beleid en IT een puur ondersteunende rol vervult.  

 

Digitaal leiderschap

In de volgende sessie werd er gesproken over digitaal leiderschap in de publieke sector door Martiene Branderhorst, algemeen directeur bij de Gemeente Den Haag, Gerdine Keijzer-Balde, plaatsvervangend SG bij het Ministerie van EZK en Nienke Weegink, directeur CIO-office en integrale veiligheid bij het Ministerie van SZW. Dit was een mooie vervolgstap op de voorgaande discussie over hoe digitalisering binnen de overheid vorm te geven. Ook bij dit tweede gesprek werd benadrukt dat doelen en waarde van de publieke sector, zoals een optimale en efficiënte dienstverlening, centraal gesteld dienen te worden waarbij techniek ondersteunend is. Dit betekent dat bij de ontwerpfase voor technische ondersteuning van beleid niet alleen de IT-afdeling betrokken moet zijn, maar juist alle afdelingen die betrokken zijn bij het vormgeven en de uitvoering van beleid. 

Tijdens de laatste plenaire sessie kwam wederom de vraag aan bod hoe technologie in de bedrijfsvoering toe te passen, dit keer echter meer op organisatieniveau. Technologische innovatie zou een integraal onderdeel moeten zijn van de bedrijfsvoering, wat automatisch betekent dat ook processen en cultuur binnen de organisatie moeten worden aangepast. Leidend zou hierbij de behoefte van de gebruiker moeten zijn om je applicatie- en proceslandschap zo goed mogelijk in te richten kunnen. De discussie zou op deze manier niet moeten gaan over technologie, maar over de oplossing die deze met zich meebrengt.

 

De impact van technologie en de kracht van process mining

Het was een zeer inspirerende dag, waarbij de belangrijke rol van IT en technologie maar weer eens werd benadrukt. Mavim heeft ook een mooie bijdrage geleverd tijdens het congres door tijdens een college te laten zien hoe je met inzicht en overzicht in je processen, technologie en werknemers sturing kan geven aan de inzet van technologische innovaties en hoe deze bijdragen (of juist niet!) aan je dienstverlening. Een eerste stap om digitalisering en automatisering gericht toe te passen binnen de organisatie is weten wat de impact is van deze technologieën op zowel de eerdergenoemde digitale wereld als echte wereld. Alleen op deze manier kun je een weloverwogen besluit nemen die daadwerkelijk bijdraagt aan jouw doelstellingen. Deze stap kan je zetten door gebruik te maken van ‘process mining’.

Process mining is een manier van datagedreven werken die geeft inzicht in de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen en brengt alle stappen en varianten van elk relevant proces eenvoudig in kaart.  Met process mining kun je onder andere zien hoelang elk proces en elke processtap duurt, hoeveel en welke varianten vertragingen veroorzaken, waar de knelpunten zitten en waar in het proces potentie zit voor bijvoorbeeld RPA. En dat is alvast een startpunt. De volgende stap is het creëren van de gewenste situatie en inzichtelijk maken wat er nodig is om deze gewenste situatie te realiseren: om effectiever of efficiënter te worden, te bezuinigen, de burger écht centraal te stellen, de kwaliteit van je dienstverlening te verbeteren of te voldoen aan regelgeving op bijvoorbeeld het gebied van privacy.is daarom zeker de moeite waard om onze sessie even terug te kijken! 

De dag werd met een Haagse knipoog (maar ook scherpe analyse) afgesloten door cabaretier Sjaak Bral. De i van iBestuur bleek niet alleen te staan voor irritant en ingewikkeld, maar voor bevlogen mensen die met de i de burger zo goed mogelijk van dienst willen zijn. Wil je nou meer weten over hoe je de i het beste kan gebruiken binnen jouw organisatie of vind je het eens leuk om te sparren over alles wat met iBestuur te maken te heeft, schroom niet contact op te nemen!

 

 

Auteur: Burt van Dinter

TAGS

Copyright © 2021 Mavim B.V.