Hij wordt de Godfather van process mining genoemd, won een prestigieuze wetenschapsprijs en is veruit de meest geciteerde Nederlandse informaticus. Wie beter dan Professor Wil van der Aalst kan aan procesmanagers uitleggen wat process mining is en wat de toegevoegde waarde is? 

 

Process mining klinkt als weer een nieuwe hype, maar dat is het beslist niet. Prof. dr. ir. Wil van der Aalst houdt zich al 20 jaar bezig met process mining. Niet voor niets wordt hij de Godfather van process mining genoemd. Hij begon aan de TU Eindhoven, waar hij onder meer directeur was van het eerste Nederlandse Data Science Centrum. In 2018 verhuisde hij naar Aken in Duitsland omdat hij een grote wetenschapsprijs won: vijf miljoen euro om onderzoek te doen naar nog steeds hetzelfde onderwerp: process mining.

 

Wat is process mining?

Wat is process mining eigenlijk? Prof. Van der Aalst legt het helder uit: ‘Het basisidee van process mining is dat je data die in informatiesystemen zitten gebruikt om automatisch procesmodellen te construeren, die beschrijven wat er daadwerkelijk gebeurt.’

 

Process mining laat zien wat er daadwerkelijk gebeurt. Je genereert automatisch een procesmodel.’

 

Dat klinkt nog abstract, maar enkele voorbeelden maken het snel duidelijk. ‘Kijk bijvoorbeeld naar data uit het informatiesysteem van een ziekenhuis, een vliegveld of hoe mensen Facebook gebruiken. Die data laten zien dat er iets is gebeurd. Als je op een vliegveld je koffer incheckt, dan wordt dat geregistreerd als een ‘event’, een gebeurtenis. Iedere keer als jouw koffer door een volgend poortje gaat, dan is dat een event. Als jij bij bol.com een bestelling plaatst, dan kun je dat zien als een event. En als je online een cursus volgt en je beantwoordt een vraag, dan is ook dat een event.’

‘Dit soort data kun je vinden in élk systeem. Of je nou naar een ziekenhuis, een autofabriek of een hogeschool gaat: dit soort data is overal. Process mining laat zien wat er daadwerkelijk gebeurt. Je genereert dan automatisch een procesmodel.’

 

Who cares?

Een logische vervolgvraag zou zijn: who cares? Waarom is dit relevant? Om twee redenen, legt Van der Aalst uit.

‘Doordat je automatisch die modellen genereert, kun je ook automatisch aangeven waar de knelpunten zitten. Kijken we weer naar het voorbeeld van de luchthaven, dan kunnen we zien dat koffers te laat komen omdat op een bepaald punt vaak een vertraging voorkomt. Zonder dat je iets gemodelleerd hebt, zonder dat je iets subjectiefs gedaan hebt, genereer je een model wat laat zien op welke plek een probleem zit. Deze vragen hebben vooral te maken met performance: hoe snel of hoe goedkoop worden dingen gedaan?’

 

Process mining kan ingezet worden om te laten zien waar bepaalde afwijkingen zich voordoen.

 

‘Een tweede set van vragen heeft te maken met compliance. Denk aan zaken als audits en kwaliteitscontroles. ‘Process mining kan ingezet worden om te laten zien waar bepaalde afwijkingen zich voordoen,’ legt Van der Aalst verder uit. ‘Je kunt dan denken aan het automatisch opsporen van fraude en het opsporen van dingen die heel anders verlopen dan het management denkt. Soms laten die afwijkingen zien hoe je het beter zou kunnen doen. Want heel vaak is het zo dat afwijkingen aantonen dat het informatiesysteem niet werkt en dat mensen om het informatiesysteem heen gaan werken.’

 

Voorspellen

Process mining gebruiken om te zien wat er gebeurt in een proces is inmiddels vrij standaard. Een meer geavanceerd gebruik van process mining is om te voorspellen hoe een proces zal verlopen.

 

Een meer geavanceerd gebruik van process mining is om te voorspellen hoe een proces zal verlopen.

 

Van der Aalst: ‘Vandaag kan een productieproces probleemloos verlopen. Met process mining-technieken kun je voorspellen dat je morgen waarschijnlijk wél problemen hebt. Als je het proces namelijk een hele tijd observeert, dan ga je patronen zien in het gedrag van mensen, machines, producten, en dat op een later moment een probleem optreedt. Je kunt als het ware terugkijken in de tijd, waar zat het probleem? Met process mining kun je dus zien waar op dit moment knelpunten zitten, maar je kunt het ook op een voorspellende manier gebruiken.’

 

Opkomst van process mining

Process mining is in zekere zin onder de radar ontstaan. Prof. Wil van der Aalst houdt zich er al twintig jaar mee bezig, maar pas in de laatste jaren is de belangstelling enorm toegenomen. Eind juni organiseerde hij in Aken een conferentie over process mining. Er waren 500 bezoekers, wat best bijzonder is voor een wetenschappelijke conferentie op zo’n specifiek gebied.

‘Er waren sprekers van grote bedrijven, zoals bijvoorbeeld Siemens. Alleen al binnen Siemens gebruiken meer dan 6000 mensen process mining. Het is een groot bedrijf en ze hebben heel erg veel processen, van inkoop tot verkoop tot onderhoud en noem maar op. Binnen Siemens worden honderden processen dagelijks geanalyseerd met process mining. En zijn er dus 6000 actieve gebruikers van hun process mining-software’.

 

Er zijn organisaties waarvan je zou verwachten dat ze volop gebruik maken van process mining, maar waar nog niemand er ooit van gehoord heeft.

 

Het gebruik van process mining wisselt zeer sterk, signaleert Van Aalst. ‘Het voorbeeld van Siemens is heel uitzonderlijk. Er zijn andere organisaties waarvan je zou verwachten dat ze volop gebruik maken van process mining, maar waar nog niemand er ooit van gehoord heeft. Je ziet dat het nu in opkomst is, maar de verspreiding is niet heel homogeen.’

 

Open source software

Wil van der Aalst is first and foremost wetenschapper, ook al zit hij in de adviesraad van verschillende bedrijven. Het werk en het onderzoek dat hij met zijn vakgroep doet, gebeurt not-for-profit. Van der Aalst: ‘Alle algoritmes, alle dingen die wij bouwen, zijn open source. De tool ProM die wij hebben ontwikkeld, is al 15 jaar de standaard in de wetenschappelijke wereld. Mensen kunnen dus gratis process mining-software gebruiken die al behoorlijk geavanceerd is.’

Tegelijkertijd is het aantal process mining bedrijven de laatste jaren ontzettend gegroeid. Op dit moment zijn er meer dan dertig aanbieders van process mining-software. Sommige zijn heel klein, maar er zijn er ook die heel erg groeien, vertelt Van der Aalst.

 

Hoe begin je met process mining?

Met het bovenstaande wil Prof. Van der Aalst aangeven dat er een heel spectrum aan tools beschikbaar is. Aan de ene kant open source software die gratis en open is, en die je zelf kunt aanpassen. Aan de andere kant commerciële software die, afhankelijk van het gebruik, gratis weggegeven wordt omdat men dienstverlening wil leveren, tot software waar grote bedrijven voor betalen om het op grote schaal te gebruiken.

 

Het is relatief eenvoudig om te beginnen met process mining. Het lastige is: hoe kom je bij je data?

 

‘Het is relatief eenvoudig is om te beginnen’, zegt Van Aalst. ‘Je kunt op elk niveau instappen. Het enige wat je nodig hebt is de software. Wat je verder natuurlijk nodig hebt, zijn data. In principe zijn de eisen die gesteld worden aan de data heel laag. Dit soort data vind je binnen elke organisatie in grote hoeveelheden. Wat veel moeilijker is, is de data die er zijn uit de bestaande systemen te halen. Heel veel organisaties werken met een systeem als SAP of iets vergelijkbaars. Ze hebben een heleboel gegevens waarvan ze wel weten dat ze er zijn, maar waarvan ze niet goed weten hoe ze erbij moeten komen. Daar zit echt de drempel: hoe kun je data vinden en hoe kun je ze zodanig vertalen dat je er ook dingen mee kunt doen, zoals knelpunten signaleren en voorspellen?’

 

Sexy onderwerp

Procesmanagement is eigenlijk al een heel oud vakgebied. Al heel lang zijn mensen bezig met het verbeteren van processen, de laatste decennia met behulp van IT. Maar het vakgebied heeft ook een beetje een stoffig imago, vindt Prof. Wil van der Aalst. Process mining maakt dit vakgebied weer sexy omdat het niet langer gaat om powerpoints, maar om een technologie die op elk willekeurig moment in een organisatie kan laten zien wat er daadwerkelijk gebeurt.

‘Je kunt het vergelijken met de overstap van de landkaart naar Google Maps. Vroeger konden mensen urenlang praten over de landkaart. Die landkaart had misschien helemaal niets met de werkelijkheid te maken, maar dat zou men totaal niet in de gaten hebben. Maar nu is er een nieuw systeem, Google Maps, waarmee je interactief aan de slag kunt. Je kunt in- en uitzoomen, kijken waar op dit moment de files staan, wat de gemiddelde huizenprijs in dit deel van de stad is, waar de dichtstbijzijnde supermarkt is, etc, etc. Die saaie landkaart waar mensen niet zoveel mee konden, is in een keer heel interactief geworden en direct gekoppeld aan de werkelijkheid. Zo is het ook met process mining.’

 

Interview: Maud Notten

 

Wil je meer weten over process mining? Bekijk hier een (Engelstalig) introductiefilmpje van Prof. dr. ir. Van Aalst over process mining.
Of bezoek onze webpagina over process mining.