Risico- en nalevingsvoorschriften zijn een bekend fenomeen bij banken en financiële instellingen. Hoewel technologische vooruitgang de bestaande processen dusdanig heeft verbeterd dat veelvoorkomende activiteiten, zoals datalekken en het witwassen van geld beter kunnen worden voorkomen, zien fraudeurs nog steeds kans om door de mazen van het net te glippen. Dat roept al snel de vraag op: "hoe goed ken je jouw klant echt?"
Know your customer
In de financiële wereld is het kennen van je klant niet gerelateerd aan de behoeften of ervaring van de klant. In plaats daarvan verwijst Know Your Customer (KYC) naar controleprocessen die worden ingesteld door financiële instellingen (FI's) om de identiteit van een klant bij het openen van een account en vervolgens periodiek te identificeren en te verifiëren. Bovendien biedt het FI's een manier om klantrisico's te identificeren en te vermijden, terwijl ze er ook voor zorgen dat ze wettelijk voldoen aan de anti-witwaswetgeving (Anti Money Laundering: AML). Het niet naleven van KYC-AML-wetten is financieel gezien roekeloos en kan mogelijk leiden tot reputatieschade. Tussen 2008 en 2018 bedroegen de wereldwijde boetes en sancties die FI's uitvaardigden meer dan $ 27,2 miljard. Hoewel zware boetes en sanctiebedragen voldoende zouden moeten zijn om aan deze voorschriften te voldoen, biedt het naleven van deze wetten een extra bonus in de zin van vermindering van verspilling en verbetering van bedrijfsresultaten om aan interne en externe belanghebbenden aan te tonen dat er minder risico's en verfijnde controle is.
Als de essentiële eerste stap naar het verbeteren van interne processen en bedrijfsresultaten, vereist KYC verschillende specifieke controles en acties tijdens het onboardingproces van de klant, die niet alleen effectief dienen te zijn, maar die FI’s ook zouden moeten beschermen tegen dure financiële activiteiten. Deze maatregelen omvatten het vaststellen van de identiteit van de klant, het identificeren van de aard van het bedrijf van de klant en het beoordelen van witwasrisico's die aan die klant zijn verbonden. Hoewel het onboarden van nieuwe klanten het belangrijkste onderdeel is van KYC-AML en er veel zaken zijn geautomatiseerd, vereist de onboarding echter nog steeds te veel handmatige activiteiten en een uitgebreid klantenonderzoek. Hierdoor kost het bijna alle FI's te veel tijd, tussen de 90-120 dagen, om nieuwe klanten te onboarden. En ondanks automatiseringen is er nog steeds te veel menselijke interactie nodig, wat leidt tot te hoge kosten en dus tot tijd- en geldverspilling. Effectief beheer van tijd en kosten zijn niet alleen een bittere realiteit voor FI's, maar vormen ook de belangrijkste reden waarom klanten hun bedrijf ergens anders onderbrengen. Volgens Thomson Reuters heeft 85% van de klanten geen goede KYC-ervaring gehad en 12% is als gevolg daarvan van bank veranderd. KYC-AML is direct verwant aan operational excellence en - om de meest kosten/tijd efficiënte en effectieve processen te hebben - moeten FI’s oplossingen, die Governance, Risk, and Compliance (GRC) managementsoftware bieden, serieus overwegen.
Technologie als oplossing
GRC is een management discipline die zich richt op governance, risk en compliance, en hoewel KYC-AML een zware focus heeft op risk en compliance, speelt governance een grotere rol dan verwacht mag worden. Dit komt doordat inzicht in hoe het beheer van processen en activiteiten achter KYC-AML wordt geïmplementeerd, definieert ‘wat’ er moet worden gedaan, ‘waarom’ en meer specifiek ‘hoe’. Het Mavim-platform onderscheidt zich in het kader van GRC door het faciliteren van BPM/BPA met operational excellence en governance-thema's om kosten- en tijdeffectiviteit en efficiëntie te garanderen. Mavim richt zich op organisaties met honderden, zo niet duizenden processen die de risico's en bijbehorende controles met betrekking tot deze processen en op basis van de eisen van specifieke wet- en regelgeving definiëren, beoordelen en inzichtelijk maken. Omdat Mavim oplossingen biedt voor zowel GRC als BPM, kunnen gebruikers inzichten verzamelen over hoe processen verlopen en waarom. Niet alleen door ontwerp, maar ook op basis van feiten door process mining-functionaliteiten die afwijkingen en/of manieren voor verbetering laten zien. Daarom kan het niveau van Straight Through Processing (STP) worden verhoogd en is het definiëren van vereisten van wat kan worden geautomatiseerd, hetzij door RPA of in aangewezen systemen, ook mogelijk. Tot slot sluit het definiëren van welke handmatige activiteiten gehandhaafd moeten blijven en waarom ook aan bij het beheer van processen die binnen Mavim kunnen worden gevisualiseerd.
Door software als oplossing te gebruiken, kunnen FI's hun inspanningen beter en meer gestroomlijnd richten op de uiteindelijke vermindering van risico’s en verbetering van hun bedrijfsresultaten. Dit zorgt voor aanzienlijk minder zorgen over boetes, sancties en kosten van terugbetalingen, terwijl tegelijkertijd het personeelsbestand dat nodig is voor KYC-AML afneemt. Bovendien zullen de kosten en tijd die gepaard gaan met het onboarden van klanten worden verlaagd, wat op zijn beurt de retentiegraad zal verhogen en het verloop zal verminderen als gevolg van verbeterde KYC-processen. Wellicht bereik je zelfs het uiteindelijke doel om interne en externe stakeholders te laten zien dat de juiste processen en maatregelen zijn genomen om controles te implementeren. Hiermee toon je een hoger niveau van compliance en een algehele verbeterde organisatie van processen aan.
Benieuwd hoe het Mavim platform jou verder kan helpen? Download hier de whitepaper 'Know your customer: how banks and financial institutions can reduce waste & improve business outcomes.
