Privacy is in aanloop van 25 mei 2018 door veel organisaties opgepakt als project waar de nieuwe wetgeving de trigger heeft gegeven om privacy in te gaan richten. Overal werden projectteams samengesteld en er werd gewerkt aan een opzet van privacy met een beleid, procedures, een verwerkingsregister en het organiseren van rechten voor betrokkenen.

Vanuit dit projectteam is ook nagedacht over privacy verantwoordelijken en een al dan niet verplichte Functionaris gegevensbescherming (FG). Alle verplichte documenten zijn destijds opgeleverd en privacy is in opzet aanwezig in de organisatie. Het projectteam heeft decharge gekregen en de aangewezen Privacy Officer (PO) is zelf aan de slag gegaan.

Inmiddels zijn we een paar jaar verder.

De projectgroep was natuurlijk een veilige omgeving waar meerdere mensen bezig waren en het belang ervan ook hebben ingezien. Eenmaal uit de projectgroep en terug in het hart van de organisatie razen alle andere prioriteiten en continue veranderingen als een straaljager langs de PO heen. Privacy compliance is ineens één van de vele onderwerpen op de prioriteitenlijst en bovendien een onderwerp wat toch al geregeld was? Dus nu is een ander onderwerp aan de beurt, ook binnen de budgettering.

Situatie

Helaas! Privacy gaat niet weg, plichten verminderen niet maar worden alleen maar groter, risico’s bij het niet aantonen van een bepaalde mate van control zijn nog steeds aanwezig. Documenten verouderen en Excel spreadsheets worden niet of nauwelijks bijgehouden of zijn veel te complex geworden. Verantwoordelijkheden liggen nog (steeds) niet in de organisatie maar bij enkele individuen in plaats van bij de proceseigenaren.

De vragen die nu gesteld kunnen worden zijn:

• Waar en hoe dient privacy nu eigenlijk ondergebracht te worden?
• Hoe kan privacy onderdeel worden van het grotere geheel, het organisatie brede compliance vraagstuk?
• Hoe kan de afdeling control een grotere rol gaan spelen bij toetsing en implementatie?

Steeds vaker zijn organisaties bezig met het zoeken naar softwareoplossingen die ervoor kunnen zorgen dat “het allemaal gemakkelijker” kan worden gemaakt of geautomatiseerd kan worden. Slim om dat te doen! Daar kan ik het niet oneens mee zijn. Alleen, is er ook een strategie geformuleerd die hieraan ten grondslag ligt? Heeft het management en de organisatie uitgesproken aan welke doelstellingen de keus voor een instrument moet gaan bijdragen? En is dit een korte of lange termijnstrategie?

Impact

In deze bijzondere tijden is investeren en de juiste keuze maken niet eenvoudig. Nú investeren in een point solution, een goedkoop en klein instrument wat één specifiek vraagstuk, of erger nog, een deel daarvan voor nu even oplost, is dat wel of geen passende oplossing? Misschien wél voor nu, maar dit zal uiteindelijk een desinvestering blijken te zijn, áls deze niet volledig aansluit bij de toekomstvisie en compliance strategie van de organisatie. Alle kosten, duidelijk en verborgen, tijd, verspilling van draagvlak, energie, uren die erin gestoken worden om er later achter te komen (bij een basis audit of assessment) dat het instrument niet volledig voldoet aan de vereisten van informatievoorziening en de verschillende disciplines niet met elkaar verbindt of laat samenwerken.

Een investering in een instrument dient altijd bij te dragen aan de duidelijke doelstellingen van de organisatie en dient ook een duurzaam karakter te hebben. Selecteer dus verstandig en laat je helpen bij het maken van de juiste keuze voor jouw organisatie. De afgelopen maanden hebben wij vele organisaties gesproken over de meest logische vervolgstappen om compliance, risicomanagement, informatiebeveiliging en privacy management beter in de organisatie te gaan beleggen. Veel organisaties zijn actief op zoek naar tooling op het gebied van P(I)MS Privacy (Informatie) Management Systeem en/of een ISMS, Information Security Management Systeem. Dit komt met name door nieuwe richtlijnen en eisen vanuit de overheid voor zorginstellingen, GGD en GGZ-organisaties, Lokale en regionale overheden, etc.

Met de introductie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is ineens ook ISMS bezig met een hernieuwde opleving.

Vanuit de IT-afdelingen worden initiatieven opgetuigd om dit vorm te gaan geven, projecten worden gestart en investeringen in software en/of dure consultants gedaan. Zelfs aanbestedingen worden uitgeschreven met alle kosten die daarbij komen kijken. De keuze waar je ongetwijfeld ook mee geconfronteerd gaat worden als organisatie: Investeren wij in diverse losse software-instrumenten voor deze vraagstukken of kiezen wij ervoor om gebruik te gaan maken van een multifunctioneel en integraal in te zetten platform? Wat is nu de juiste keus? Wat levert uiteindelijk de meeste waarde op of kost op lange termijn het minste geld en kan het meest bijdragen aan de organisatiedoelstellingen?

Dé vraag voor 2021 is voor ons dan ook: “Zet de transitie naar integraal, gecontroleerd (GRC) compliance management door?”. Het magische woord in deze vraag is, wat ons betreft, integraal.

De behoefte die uitgesproken wordt bij veel onderzoeken is dat zij de organisatie naar een hoger volwassenheidsniveau willen brengen, vooral als het gaat om risicomanagement en compliance. Hier hoort echter altijd een goede governance bij, ofwel, zonder processen en control ben je aan de leeuwen overgeleverd! De enige oplossing die wij kunnen verzinnen is er één die al vele jaren door de experts geuit wordt, niet eenvoudig, wel noodzakelijk.

“Door de verbinding te zoeken binnen de organisatie tussen processen, (mensen) rollen en verantwoordelijkheden, (systemen) IT-applicatielandschap en datamodellen, (compliance) wet- en regelgeving, normeringen, risico’s, beheersmaatregelen, de audit en control cycli, krijg je als organisatie écht grip op alle verplichtingen die jouw organisatie al heeft en die nog op jouw organisatie afkomen”. 

Compliance Management Framework (CMF)

Een manier om hiermee te starten is door gebruik te maken van een Compliance Management Framework (CMF) en de verbinding te gaan zoeken tussen de kernafdelingen die hier een belang bij hebben. Het CMF is een vertaling van 20 jaar praktijkervaring door diverse professionals die werken in de vakgebieden Informatiebeveiliging, Privacy, Risicomanagement, Legal en Governance. Het CMF zorgt ervoor dat je in control komt, bent en blijft over je compliance vraagstukken.

Webinar Van onbewust onbekwaam naar onbewust bekwaam Compliance Management

De kernvraag voor iedere organisatie is: ga je als organisatie investeren in diverse losse software-instrumenten voor compliance vraagstukken of kies je ervoor om gebruik te gaan maken van een multifunctioneel en compleet platform? Wat is nu de juiste keus? Wat levert uiteindelijk de meeste waarde op of kost op lange termijn het minste geld? Klik hier voor meer informatie en aanmelding.

Wil je geïnspireerd worden, feedback geven, de dialoog aangaan? Neem dan contact op! Ook wij leren, zoals iedereen, iedere dag!

Ralph Drijver | Telefoon: +31 6 13 84 77 44 | rdrijver@audittrail.nl | www.compliancemanagementframework.nl

Deze blogpost is geschreven door onze partner Audittrail.

Wil je meer weten over het Compliance Management Framework? Bezoek dan deze pagina of download de factsheet.

Of meld je aan voor het Webinar Compliance in control in de publieke sector.