Overslaan en naar de inhoud gaan

Blogs

Van een beheerste naar bewuste bedrijfsvoering: Unigarant
Inhoud Verzekeraars zijn onderhevig aan een enorm stelsel van wetten en regels die bijdragen aan de stabiliteit, kwaliteit en veiligheid van de sector. Vanuit verschillende autoriteiten is er streng toezicht op de naleving hiervan. Bij verzekeringsmaatschappijen zelf ligt de verantwoordelijkheid om aan te tonen dat zij aan de strenge eisen voldoen. Om dit te realiseren werkt verzekeraar Unigarant met Mavim. Daarmee kan de organisatie niet alleen aantonen dat ze ‘in control’ zijn, maar zetten ze ook een sterke basis voor verbetering en verandering. De situatie Unigarant, een dochterbedrijf van de ANWB, is specialist in particuliere schadeverzekeringen. De afgelopen jaren heeft de verzekeringsmaatschappij grote stappen gemaakt in digitalisering van de organisatie. Unigarant is inmiddels blij met de kwaliteit van hun operationele processen. Alles is duidelijk vastgelegd in Word, Excel en Visio. Nu wil Unigarant echter naar een bewuste bedrijfsvoering die beter aansluit op de voortdurend veranderende markt, de nieuwe duurzaamheidsstrategie en aangescherpte regelgeving. De uitdaging Voor audits en controles omtrent de regelgeving, is het belangrijk om inzicht te hebben in de interne processen, potentiele risico’s, activiteiten en bevoegdheden. Bij Unigarant was al deze informatie verspreid vastgelegd in losse documenten. Het verzamelen van de benodigde stukken was zo tijdrovend en onderhevig aan gebreken. Tevens ontbrak hierdoor een integraal overzicht van de bedrijfsvoering waarbij de relatie tussen de processen, risico’s en resultaten aan het licht komen. De oplossing Voor integraal inzicht in de bedrijfvoering maakt Unigarant nu gebruik van het Mavim platform. Mavim maakt het mogelijk om processen en risico’s gezamenlijk in kaart te brengen en met elkaar te verbinden. Omdat het platform gebaseerd is op Microsoft-software en de organisatie reeds met Microsoft bekend was (alle processen waren hiermee vastgelegd), verliep de implementatie van Mavim soepel en vlot. Unigarant kan nu sneller alleen aantonen dat ze ‘in control’ zijn, en hebben een basis gezet voor toekomstige verbetering en verandering. Bekijk hier het interview met Lammert Kalfsbeek, Procesmanager Innovatie bij Unigarant
Individuele oriëntatie belangrijke factor voor transformatie
Inhoud Veel organisaties gaan ervan uit dat hun processen bijdragen aan het behalen van bedrijfsdoelen en het navolgen van de wet-en regelgeving. Om dit te realiseren is het echter wel belangrijk dat de processen aansluiten bij de eisen en specificaties die in de relevante wet en regelgeving benoemd wordt. Dit zorgt soms voor uiteenlopende belangen. Er zijn verschillende factoren die beïnvloeden in hoeverre een organisatie de processen kan aanpassen aan de eisen en specificaties in de wet- en regelgeving. Organisaties streven continu naar verbetering door middel van een procesgerichte transformatie. Waar vroeger de strategische beslissingen hierover vaak in achterkamertjes genomen werden door managers en bestuurders, wordt er nu steeds meer aandacht besteed aan de input van werknemers en individuen. Een ‘bottom-up’ aanpak is een term die vaak voorbij komt als het gaat om processoptimalisatie, want procesgerichte individuen dragen immers bij aan een succesvolle transformatie. Het is een van de grootste obstakels als het gaat om transformatie en innovatie: individuen zover krijgen om zich aan te passen aan de nieuwe en gewenste strategische richting. In de afgelopen jaren is er maar weinig onderzoek geweest over de gedachten en ervaringen van individuele werknemers tijdens een transformatieprocess, terwijl dit toch bijdraagt aan het succes van een transformatie. Afgelopen maand publiceerde de Universiteit van Eindhoven een onderzoek waarin gekeken werd naar de invloed van de procesoriëntatie van individuele werknemers op de algemene bedrijfscultuur en de mate waarin een organisatie een procesgerichte bedrijfsvoering voert. De resultaten wijzen op de essentiele rol van een BPM-ondersteunde cultuur bij het beïnvloeden van zowel individuele processenoriëntatie en conformiteit. Individuele procesoriëntatie blijkt ook een significante invloed te hebben op de conformiteit van het proces. De bevindingen leveren aanvullend bewijs voor het belang van mensgerelateerde aspecten van BPM bij het behalen van BPM-succes.
VERMINDER VERSPILLING EN VERBETER JE BEDRIJFSRESULTATEN
Inhoud Risico- en nalevingsvoorschriften zijn een bekend fenomeen bij banken en financiële instellingen. Hoewel technologische vooruitgang de bestaande processen dusdanig heeft verbeterd dat veelvoorkomende activiteiten, zoals datalekken en het witwassen van geld beter kunnen worden voorkomen, zien fraudeurs nog steeds kans om door de mazen van het net te glippen. Dat roept al snel de vraag op: "hoe goed ken je jouw klant echt?"   Know your customer In de financiële wereld is het kennen van je klant niet gerelateerd aan de behoeften of ervaring van de klant. In plaats daarvan verwijst Know Your Customer (KYC) naar controleprocessen die worden ingesteld door financiële instellingen (FI's) om de identiteit van een klant bij het openen van een account en vervolgens periodiek te identificeren en te verifiëren. Bovendien biedt het FI's een manier om klantrisico's te identificeren en te vermijden, terwijl ze er ook voor zorgen dat ze wettelijk voldoen aan de anti-witwaswetgeving (Anti Money Laundering: AML). Het niet naleven van KYC-AML-wetten is financieel gezien roekeloos en kan mogelijk leiden tot reputatieschade. Tussen 2008 en 2018 bedroegen de wereldwijde boetes en sancties die FI's uitvaardigden meer dan $ 27,2 miljard. Hoewel zware boetes en sanctiebedragen voldoende zouden moeten zijn om aan deze voorschriften te voldoen, biedt het naleven van deze wetten een extra bonus in de zin van vermindering van verspilling en verbetering van bedrijfsresultaten om aan interne en externe belanghebbenden aan te tonen dat er minder risico's en verfijnde controle is. Als de essentiële eerste stap naar het verbeteren van interne processen en bedrijfsresultaten, vereist KYC verschillende specifieke controles en acties tijdens het onboardingproces van de klant, die niet alleen effectief dienen te zijn, maar die FI’s ook zouden moeten beschermen tegen dure financiële activiteiten. Deze maatregelen omvatten het vaststellen van de identiteit van de klant, het identificeren van de aard van het bedrijf van de klant en het beoordelen van witwasrisico's die aan die klant zijn verbonden. Hoewel het onboarden van nieuwe klanten het belangrijkste onderdeel is van KYC-AML en er veel zaken zijn geautomatiseerd, vereist de onboarding echter nog steeds te veel handmatige activiteiten en een uitgebreid klantenonderzoek. Hierdoor kost het bijna alle FI's te veel tijd, tussen de 90-120 dagen, om nieuwe klanten te onboarden. En ondanks automatiseringen is er nog steeds te veel menselijke interactie nodig, wat leidt tot te hoge kosten en dus tot tijd- en geldverspilling. Effectief beheer van tijd en kosten zijn niet alleen een bittere realiteit voor FI's, maar vormen ook de belangrijkste reden waarom klanten hun bedrijf ergens anders onderbrengen. Volgens Thomson Reuters heeft 85% van de klanten geen goede KYC-ervaring gehad en 12% is als gevolg daarvan van bank veranderd. KYC-AML is direct verwant aan operational excellence en - om de meest kosten/tijd efficiënte en effectieve processen te hebben - moeten FI’s oplossingen, die Governance, Risk, and Compliance (GRC) managementsoftware bieden, serieus overwegen.   Technologie als oplossing GRC is een management discipline die zich richt op governance, risk en compliance, en hoewel KYC-AML een zware focus heeft op risk en compliance, speelt governance een grotere rol dan verwacht mag worden. Dit komt doordat inzicht in hoe het beheer van processen en activiteiten achter KYC-AML wordt geïmplementeerd, definieert ‘wat’ er moet worden gedaan, ‘waarom’ en meer specifiek ‘hoe’. Het Mavim-platform onderscheidt zich in het kader van GRC door het faciliteren van BPM/BPA met operational excellence en governance-thema's om kosten- en tijdeffectiviteit en efficiëntie te garanderen. Mavim richt zich op organisaties met honderden, zo niet duizenden processen die de risico's en bijbehorende controles met betrekking tot deze processen en op basis van de eisen van specifieke wet- en regelgeving definiëren, beoordelen en inzichtelijk maken. Omdat Mavim oplossingen biedt voor zowel GRC als BPM, kunnen gebruikers inzichten verzamelen over hoe processen verlopen en waarom. Niet alleen door ontwerp, maar ook op basis van feiten door process mining-functionaliteiten die afwijkingen en/of manieren voor verbetering laten zien. Daarom kan het niveau van Straight Through Processing (STP) worden verhoogd en is het definiëren van vereisten van wat kan worden geautomatiseerd, hetzij door RPA of in aangewezen systemen, ook mogelijk. Tot slot sluit het definiëren van welke handmatige activiteiten gehandhaafd moeten blijven en waarom ook aan bij het beheer van processen die binnen Mavim kunnen worden gevisualiseerd. Door software als oplossing te gebruiken, kunnen FI's hun inspanningen beter en meer gestroomlijnd richten op de uiteindelijke vermindering van risico’s en verbetering van hun bedrijfsresultaten. Dit zorgt voor aanzienlijk minder zorgen over boetes, sancties en kosten van terugbetalingen, terwijl tegelijkertijd het personeelsbestand dat nodig is voor KYC-AML afneemt. Bovendien zullen de kosten en tijd die gepaard gaan met het onboarden van klanten worden verlaagd, wat op zijn beurt de retentiegraad zal verhogen en het verloop zal verminderen als gevolg van verbeterde KYC-processen. Wellicht bereik je zelfs het uiteindelijke doel om interne en externe stakeholders te laten zien dat de juiste processen en maatregelen zijn genomen om controles te implementeren. Hiermee toon je een hoger niveau van compliance en een algehele verbeterde organisatie van processen aan.   Benieuwd hoe het Mavim platform jou verder kan helpen? Download hier de whitepaper 'Know your customer: how banks and financial institutions can reduce waste & improve business outcomes.  
Terugblik en Take-aways van CONNECT
Inhoud Afgelopen week vond Mavim's jaarlijkse klantendag ‘CONNECT’ plaats in het Gooiland in te Hilversum. Voor het eerst sinds drie jaar kwamen Mavim-klanten, -partners en -medewerkers samen om nieuwe productkennis op te doen en praktijkervaringen uit te wisselen over hoe Mavim hen helpt bij procesgericht werken, resultaat gericht sturen en het succesvol doorvoeren van digitale transformaties. De opkomst was groot en het enthousiasme nog veel groter! Bekijk hier de after movie. Na afloop bruiste de groep van positieve energie en nieuwe inzichten en ideeën die er zijn verkregen. In deze blog een korte breakdown van de dag en de belangrijkste take-aways.   Klanten aan het woord Na een korte introductie van Mavim's CEO Jean-Jacques Vossen, nam Lammert Kalfsbeek, Procesmanager Innovatie de zaal mee in de transitie van Unigarant van een ‘beheerste’ bedrijfsvoering naar een ‘bewuste’ bedrijfsvoering. Unigarant is blij met de organisatie van hun operationele processen, maar wil nu, met het oog op duurzaamheid en de nieuwe wet- en regelgeving, naar een bewuste bedrijfsvoering die hier beter op aansluit. Een inspirerend verhaal dat aantoont dat veranderingen nodig is om continu te kunnen verbeteren, en hoe je met een goede basis klaar bent voor een snelle aanpassing. Bekijk hier het interview met Lammert.   Vervolgens deelde Jan Mol, Strategisch Adviseur/Enterprise Architect bij Waterschap Zuiderzeeland hoe zij vooruitstrevende stappen hebben gemaakt in het digitaliseren en optimaliseren van hun processen. En hoe Mavim binnen Zuiderzeeland fungeert als centrale repository (Single Point of Truth) waar verbinding is gelegd tussen strategie en uitvoering waar vanuit iedere invalshoek kan worden belicht wat de doelstellingen zijn en wat de waarde toevoeging is. Hierdoor weet Waterschap Zuiderzeeland strategisch alignment in de praktijk brengen. En kunnen zij daarnaast snel inspelen op bv. nieuwe ontwikkelingen in de wet- en regelgeving zoals de rechtmatigheidsverantwoording en de Omgevingswet. Bekijk hier het interview met Jan.     Product Roadmap & Field Lab Na de pauze blikte Wouter Jan, Mavim’s Chief Product Officer terug op de laatste ontwikkelingen rondom het Mavim Platform om vervolgens de zaal mee te nemen in de toekomst, de Product Roadmap. Van iMprove, Mavim Process Mining tot aan de Mavim Microsoft Power Platform Connector en Mavim Process Prediction met Azure Machine Learning.   Een nieuw onderdeel tijdens dit event was het Process Mining Field Lab. Een experiment met als doel om deelnemers op een interactieve en praktische manier kennis te laten maken met Mavim Process Mining. Dit werd gedaan aan de hand van een simulatie game waarbij deelnemers zelf onderdeel waren van een procesactiviteit. De resultaten van het Field Lab werden aan het einde van de middag met de deelnemers gedeeld, met hier en daar verrassende uitkomsten. Lees hier meer over Mavim Process Mining.   Product Break-out Sessies Het programma werd afgesloten met een 8-tal product break-outs. Korte sessies van 15 minuten waarbij deelnemers praktische tips & tricks verkregen over o.a. het inrichten van Mavim, het maken van slimme publicaties, de integratie van Microsoft Sharepoint en Power BI. De dag werd afgesloten met een gezellige netwerkborrel! Klik hier om de opnames van de Product Break-out sessies terug te kijken.   Door: Mutiara van der Linden
Overheid in Omslag: Dienst Vervoer & Ondersteuning
Inhoud In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen. In deze editie van ‘Overheid in Omslag’ spreken we met Gerard Twigt, Controller bij de Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O). De Dienst Vervoer en Ondersteuning is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), die het vervoer verzorgt van arrestanten, gedetineerden en vreemdelingen. Digitalisering, informatie, data, processen… Wat houdt DV&O bezig in 2022? Twigt: “Als DV&O zitten we in een veranderprogramma “De DV&O op weg naar 2025”. Binnen dat programma proberen we door middel van het Business Transformatie Framework het overzicht te behouden op het veranderingsproces. Want één van de dingen waar volgens mij veel organisaties mee kampen, is het borgen van veranderingen en de samenhang die er is met andere onderwerpen/activiteiten. Door het hanteren van die BTF systematiek krijg je inzicht, overzicht en samenhang in de activiteiten die je moet ondernemen om succesvol te veranderen. We zijn bijvoorbeeld bezig met het in kaart brengen welke applicaties ons primair proces het beste kan ondersteunen en het inrichten van een veranderportfolio naar een drietal onderdelen. Op die manier hebben we inzicht welke projecten er lopen, aan welke doelstellingen ze een bijdrage leveren en welke processen geraakt worden. Dat overzicht geeft rust, omdat je weet wat er allemaal gedaan moet worden.” Hoe ziet jullie informatie strategie eruit? Twigt: “Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data’. We zijn dus druk bezig om de data die we daar voor nodig hebben te ontsluiten en beschikbaar te krijgen. Gelukkig hebben we al een afdeling die daar vervolgens ook zinvolle rapporten van kan maken.” “Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data.” Twigt: “Inmiddels hebben we al rond de 800 processen en/of werkinstructies beschreven. Ook hier willen we een volgende stap te maken door beter gebruik te maken van de procesbeschrijvingen door zogenaamde ‘metadata’ toe te voegen. Dan kun je bijvoorbeeld veel beter inzicht krijgen in je hoog risicovolle processen en bekijken of je compliant bent. Als je namelijk aangeeft welke wet- of regelgeving van toepassing is bij een bepaald proces, kun je veel makkelijker checken of bij een wijziging van die wet- en regelgeving je procesbeschrijving aangepast moet worden. Tot slot denk ik dat in een tijd waarin je wilt automatiseren, dat niet alleen de “WAT” vraag belangrijk is, maar juist ook dat je processen beschreven en actueel moeten zijn. Ik ben er van overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft. Dat levert altijd problemen op bij de uitwerking, omdat de programmeur altijd zal vragen welk proces je wilt automatiseren.” “Ik ben er van overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft.” Wat is er nodig om deze strategie effectief tot uitvoering te brengen? Twigt: “Om onze strategie ten uitvoer te kunnen brengen heb je een plek nodig waar je al deze veranderingen bij elkaar kunt brengen en onderling met elkaar kunt verbinden. Want zoals aangegeven, is het borgen van veranderingen het moeilijkste binnen organisaties, want ‘de waan van de dag’ ligt ieder moment weer op de loer. Het is dus belangrijk om naast de dagelijkse activiteiten – je core business – op de achtergrond gestaag te werken aan de lange termijn zaken. Je moet een einddoel hebben. Vergelijk het met een navigatiesysteem, als je geen bestemming ingeeft, dan krijg je geen routebeschrijving. Nadenken over die doelen is dus een belangrijke voorwaarde. Daarom hebben we een nieuwe visie, missie en motto gedefinieerd en is er een zestal strategische doelstellingen geformuleerd. Ook hebben we nagedacht over de uitgangspunten die we willen hanteren op weg naar 2025.” Hoe kijk je naar de I-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie? Twigt: “Ondanks dat de I-strategie toch vaak wat ‘hoog over’ is en niet alles direct van praktisch nut voor de dagelijkse praktijk van een uitvoeringsorganisatie is, is vooral het statement dat ICT ‘chefsache’ is bij de DV&O. Dusdanig vertaald, dat de ICT-portefeuille onder de Algemeen Directeur valt. In de I-strategie van DJI is opgenomen dat organisaties binnen DJI zelf hun kennis op het gebied van ICT moeten verstevigen. Ook dat pakken we op door een nieuwe afdeling op te richten waar alle, nu versnipperde, ICT-gerelateerde activiteiten worden samengebracht. Vanuit daar gaan we langzaam verder bouwen om het veld van de informatievoorziening en het ICT-landschap verder te professionaliseren.” Welke rol speelt het Mavim Platform in de uitvoering van jullie plannen? Twigt: “Het Mavim platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O. Een plek waar elke medewerker ook toegang tot heeft. Het geeft ons de mogelijkheid om een zogenaamde kennisbank in te richten waarbij we de onderlinge relaties en afhankelijkheden goed in beeld blijven houden en kunnen borgen. Dit geeft ons het gewenste overzicht, inzicht en samenhang.” “Het Mavim platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O” Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie? Twigt: “Dat je vooral zelf moet bepalen wat het beste bij je past als organisatie. En daar dan uitvoering aan geven. Ik ben van mening dat het Mavim platform ons daarin prima ondersteunt. Ook de BTF systematiek is een super handig middel om onze strategie verder vorm te geven. En houdt er rekening mee dat dit een traject van de lange adem is, dat je medewerkers moet vrijmaken voor de uitwerking en je ondersteuning krijgt vanuit directie en management. Binnen de DV&O krijgen wij gelukkig de ruimte om dat te doen. Ben je nieuwsgierig geworden? Neem dan gerust een keer contact op. Wij zijn ook heel benieuwd hoe jullie gebruik maken van Mavim.” Tijdens de laatste editie van Overheid365 heeft Gerard, samen met Waterschap Hunze & Aa’s, zijn ervaringen op camera gedeeld tijdens het Webinar ‘Informatievoorziening als hart van beleid, toezicht en uitvoering’. Dit webinar kun je kosteloos terugkijken via deze link.
Mavim maakt hyperautomation mogelijk door verbinding met het Microsoft Power Platform
Inhoud In de wereld van vandaag, waar organisaties zich richten op digitalisering en het optimaliseren van hun operationele prestaties, is automatisering een van de belangrijkste drijfveren voor succes. De mogelijkheden voor het automatiseren van bedrijfsprocessen zijn tegenwoordig vrijwel onbeperkt. Dit is wat Gartner ziet als Hyperautomation. Hyperautomation is een bedrijfsgestuurde aanpak om zoveel mogelijk bedrijfs- en IT-processen te identificeren en te automatiseren. Het vereist het georkestreerde gebruik van meerdere technologieën, tools en platforms, waaronder RPA, low-code platforms en process mining tools. Om de controle te houden in dit snelgroeiende automatiseringslandschap, is het cruciaal om een holistisch overzicht te hebben van alle automatiseringsinitiatieven die in de organisatie worden uitgevoerd.  Hyperautomation is business-driven, dus je hebt iets nodig dat we graag een 'digital twin van de organisatie' noemen om controle te hebben, inzichten te krijgen en prioriteiten te stellen voor wat geautomatiseerd wordt op welk bedrijfsproces. Mavim is de ruggengraat van het proces om hyperautomation mogelijk te maken. We hebben een API gemaakt met een connector naar het Microsoft Power Platform. Dit opent een groot aantal mogelijkheden om processen vanuit procesperspectief te automatiseren.  Het creëren van geautomatiseerde integraties waarbij bedrijfsapplicaties zowel essentiële 'procesinformatie' uit jouw Mavim-repository leveren als gebruiken.  Het Microsoft Power Platform heeft duizenden connectoren en de Mavim-connector is er daar een van. Dit betekent dat je allerlei onderdelen kunt automatiseren waarbij informatie, die is opgeslagen in Mavim, wordt gebruikt om andere bedrijfsapplicaties te voeden of om automatisch informatie, die is opgeslagen in Mavim, te importeren of bij te werken. Deze drie use cases laten iets van de mogelijkheden zien.   Use case 1: Mavim en Azure DevOps integratie Azure DevOps wordt in veel organisaties gebruikt. Het wordt grotendeels gebruikt door teams die werken met een Agile aanpak. Niet alleen IT-ontwikkelingsteams gebruiken het om hun ontwikkelingstaken te beheren, maar in allerlei situaties waarin teams samenwerken aan een reeks taken, wordt Azure DevOps gebruikt om de voortgang bij te houden. Neem bijvoorbeeld het gebied van Application Implementation Management. Azure DevOps wordt gebruikt door adviesbureaus die grote toepassingen zoals CRM en ERP implementeren. Ze hebben hun standaard manier van werken gedefinieerd in Mavim om de standaard CRM- of ERP-processen te beschrijven en te visualiseren. Wanneer ze een nieuw project starten, kan deze standaardset processen worden gedupliceerd in Azure DevOps om aan het implementatieproject te werken. Use case 2: CMDB / IT Asset management naar Mavim importeren en updaten TOPdesk is een applicatie die door veel organisaties wordt gebruikt voor zowel incident management als asset management. Assets kunnen bijvoorbeeld alle softwaretoepassingen zijn die binnen de organisatie worden gebruikt. Binnen TOPdesk kunnen incidenten dan gerelateerd worden aan applicaties. Vanuit een breder perspectief willen organisaties ook applicaties relateren aan de bedrijfsprocessen die in Mavim worden beheerd. Met het Microsoft Power Platform en de Mavim API kun je nu workflows maken die periodiek alle applicaties die in TOPdesk worden beheerd, lezen en importeren in Mavim. Je kunt deze integratie slim maken door de TOPdesk applicatie asset bij te werken met de ID van het gemaakte 'applicatie' onderwerp in Mavim. Door dit te doen, kan de workflow niet alleen eenmaal activa importeren, maar periodiek worden uitgevoerd om nieuw toegevoegde TOPdesk-assets te maken en bestaande TOPdesk-assets in Mavim bij te werken. Je kunt zelfs beslissen welke velden van TOPdesk je wilt bijwerken in Mavim! Use case 3: Importeer alle functietitels of rollen uit Active Directory in Mavim Een van de belangrijke kenmerken van Mavim is dat je 'Wie'-relaties kunt creëren tussen processen en functietitels of rollen in de organisatie. Dit maakt het mogelijk om RACI-matrices te maken die inzicht geven in de scheiding van taken. De moeilijkheid is vaak om de werkelijke functietitels en rollen in de organisatie bij te houden. Ze hebben de neiging om heel vaak te veranderen, waardoor jouw RACI-matrices minder nuttig zijn. Met het Microsoft Power-platform kun je verbinding maken met jouw Azure Active Directory of je Office 365-gebruikersprofielservice om alle actieve gebruikers op te vragen en een volledige lijst met hun functietitels te krijgen. Deze lijst wordt vervolgens geïmporteerd in de categorie Wie-relatie in Mavim. Door deze workflow maandelijks uit te voeren, heb je altijd een up-to-date lijst in Mavim van de functietitels die in de organisatie worden gebruikt. Dit zijn slechts drie veelvoorkomende use cases die je nu kunt bereiken door gebruik te maken van de Mavim Power Platform-connector. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op!   Auteur: Lennard van Leuven, Value Engineer bij Mavim
Overheid in Omslag: Waterschap Hunze en Aa’s
Inhoud In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen. In deze eerste editie van Overheid in Omslag spreken we met Richard Smilda, Coordinator Informatiemanagement bij Waterschap Hunze en Aa’s. Waterschap Hunze en Aa’s is verantwoordelijk voor het waterbeheer in Oost-Groningen en Drenthe. Om de taken te kunnen blijven uitvoeren en te voldoen aan de wet- en regelgeving voert het waterschap verschillende digitale veranderingen door in de organisatie. Richard Smilda neemt ons mee achter de schermen. Digitalisering,informatie, processen… Wat houdt Hunze en Aa’s bezig in 2022? Smilda: “Onder informatievoorziening verstaan wij het geheel van de organisatie en haar processen, informatie, applicaties en gegevens. Voor het uitoefenen van onze taken (veilig, schoon en voldoende water) werken we in onze bedrijfsprocessen met veel gegevens, daarom moet de organisatie daarvan in orde zijn. Ook als calamiteitenorganisatie zijn we gebaat bij een betrouwbare informatievoorziening. We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.” “We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.” Smilda: “ Bij Waterschap Hunze en Aa’s zijn we momenteel bezig met de implementatie van onze Informatie BedrijfsvoeringsPlan (IBP). Het IBP is een tactisch uitvoeringsplan met het doel de veranderopgave en informatievoorziening verder te digitaliseren. Als basis van dit plan ligt een portfolio. Deze portfolio wordt vormgegeven door de vertaling van alle wettelijke grondslagen die relevant zijn, zoals Basis op Orde van de Unie van Waterschappen, Informatieveiligheidsbeleid en het Privacybeleid. Daarnaast ook door technische ontwikkelingen om de informatievoorziening in te richten en te verbeteren.” Het IBP is een verzameling van themagerichte veranderopgaven waarbij compliancy, technische ontwikkelingen en architectuur de input leveren.” Wat is er nodig om de veranderopgave effectief tot uitvoering te brengen? Smilda: “Om de veranderopgave in de informatievoorziening tot uitvoering te brengen zijn een aantal zaken van wezenlijk belang. Ten eerste moet er gekeken worden naar eigenaarschap binnen de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor het verandertraject. Als tweede komt de architectuur in beeld. Deze kan een context, inzicht en samenhang brengen. Bij Hunze en Aa’s maken we gebruik van onder andere architectuurprincipes, vastgestelde afspraken en wettelijke kaders. Vervolgens vertalen we het inzicht naar concrete projecten en kijken we welke kennis en middelen er nodig zijn om de veranderopgave tot stand te brengen. Als laatste rust borging van de veranderopgave na oplevering in de organisatie.” Hoe kijk je naar de i-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie en werkwijze? Smilda: “Feitelijk gezien komt onze strategie in de grote hoofdlijnen overeen met die van het i-strategie Rijk. In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren. Elke organisatie heeft daarbij net zijn andere obstakels en valkuilen afhankelijk van de bestaande bedrijfsvoering, maar het uitgangspunt is voor iedereen hetzelfde: met een digitale overheid naar een betere dienstverlening.” “In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren.” Hoe draagt het Mavim Platform bij aan de uitvoering van jullie plannen? Smilda: “Bij Waterschap Hunze en Aa’s gebruiken we Mavim voor vijf belangrijke onderdelen. Ons IBP portfolio wordt ten eerste beheerd in Mavim, zodat dit duidelijk en centraal opgeslagen staat voor alle betrokkenen. Ook beheren we onze architectuur in Mavim en houden we onze bedrijfsprocessen hierin bij. Mavim helpt ons daarbij duidelijkheid, inzicht en overzicht te houden. “Daarnaast helpt Mavim ook met het onderdeel compliancy, zo wordt de PDCA voor Informatieveiligheid en Privacy middels ISMS in Mavim uitgevoerd. Als laatste doen we hier onze kennisborging in rondom informatiemanagement zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.” Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie? Smilda: “Vertaal de strategie met behulp van de architectuur. Dit geeft inzicht in richting, context en samenhang. Betrek verder de eigenaren of verantwoordelijken als stakeholder bij de informatie strategie. Je zorgt daarmee dat de strategie van en voor iedereen duidelijk is. Bij Hunze en Aa’s werken we hier ook naar toe. Afspraken maken en vastleggen helpt om latere verwarring te voorkomen.”
3 handige takeaways van Overheid365
Inhoud Eind maart vond de derde editie van het online congres Overheid365 plaats. Tijdens tien kennissessies verspreid over drie dagen spraken verschillende experts over de uitdagingen, oplossingen en kansen rondom digitalisering binnen de overheid. Informatiehuishouding, procesoptimalisatie en het beheer van IT en compliance waren een paar van de onderwerpen die dit jaar voorbij kwamen. Met praktijkvoorbeelden van onder andere het Ministerie van Financiën, de Gemeente Katwijk en Waterschap Zuiderzeeland kregen bezoekers een kijkje achter de schermen van de initiatieven die worden genomen voor een toekomstbestendige overheid. Heb je het evenement gemist? Geen zorgen! In deze blog delen we drie belangrijke takeaways van Overheid365. Alle sessies zijn daarnaast ook nog hier on-demand terug te kijken.   1. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over het opslaan en delen van informatie   Bij veel overheidsinstanties zorgt de informatiehuishouding voor problemen in de bedrijfsvoering. Informatie ligt vaak versnipperd in documenten, mappen, systemen en e-mails, waardoor deze moeilijk te achterhalen is wanneer het nodig is. Veelal Met als gevolg dat iedereen anders omgaat met het archiveren en organiseren van gegevens, uniformiteit ontbreekt. Met het oog op meer transparantie, de strengere wet- en regelgeving en een betere dienstverlening is een omslag nodig van de manier waarop overheidsinstanties hun informatiehuishouding inrichten. Door processen rondom de informatiehuishouding duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en voor iedereen toegankelijk te maken op een centrale plek, kunnen organisaties sneller en efficiënter reageren op verzoeken en nieuwe ontwikkelingen. De juiste informatie is dan in de juiste vorm snel terug te vinden voor bijvoorbeeld audits, het aantonen van compliance of WOB-verzoeken. Dit draagt tevens bij aan een betere weerbaarheid en uitvoering wat uiteindelijk zorgt voor een betere dienstverlening.   2. Goed procesbeheer is nodig voor meer samenwerking en een betere dienstverlening   Een belangrijk streven van de overheid is het verbeteren van de dienstverlening. Deze wordt persoonlijker, centraler, herkenbaar en gebruiksvriendelijker. Als een burger bij de overheid terechtkomt, vind hij het belangrijk om goed en snel geholpen te worden. Het liefst wordt de burger zo min mogelijk van het kastje naar de muur gestuurd, het maakt daarbij niet uit door wie deze uiteindelijk geholpen wordt. Om dit te realiseren moeten overheidsinstanties meer met elkaar samenwerken en meer gegevens uitwisselen. Het samenbrengen van verschillende afdelingen en teams kan echter zorgen voor problemen. Elke afdeling heeft ten slotte een eigen manier van werken en gebruikt daarvoor vaak verschillende IT-systemen. Voor een succesvolle samenwerking zijn er dus duidelijke en uniforme afspraken nodig over de werkprocessen, IT-processen en betekenis van begrippen. Ook deze processen moeten vervolgens weer inzichtelijk en toegankelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Een tool voor procesmanagement biedt hier een oplossing voor.   3. Digitalisering zorgt voor nieuwe kansen   Hoewel de nieuwe doelstellingen en digitale transformatie de overheid voor een ingewikkeld vraagstuk stelt, brengt het natuurlijk ook nieuwe kansen. Door digitalisering meteen mee te nemen bij het inrichten van de processen, worden alle mogelijkheden hiervan optimaal benut. Dit draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, iets wat essentieel is voor een overheid die het steeds drukker krijgt en minder middelen beschikbaar heeft. In een wereld waar verandering een continu is, kan goed procesmanagement en technologie daarnaast zorgen voor wendbaarheid en flexibiliteit zodat de overheid ook in de toekomst de burger goed van dienst kan zijn. Ben je benieuwd naar hoe andere organisaties binnen de overheid omgaan met specifieke veranderingen zoals de rechmatigheidsverantwoording of het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)? Bekijk dan nu onze gratis on-demand webinars!
End-to-end proceslevenscyclusbeheer mogelijk maken met een digitale tweeling van een organisatie
Inhoud AMSTERDAM & BOSTON - 29 maart 2022 --    Vandaag kondigde Celonis de overname aan van Mavim-partner Process Analytics Factory GmbH (PAF), met de intentie om een breder publiek van Microsoft Power BI-gebruikers te bereiken. Dit is een welkome overname voor klanten die graag de kracht van Celonis' EMS willen benutten binnen de vertrouwde Microsoft Power BI-omgeving. Als strategische PAF (nu Celonis) partner* verwelkomen ook wij deze overname en kijken we uit naar een sterke samenwerking in de toekomst.      Voor veel klanten van Celonis is procesautomatisering en process mining in de meeste organisaties nog steeds iets dat binnen één proces wordt gedaan. Met het Intelligent Transformation Platform van Mavim stellen we de klanten van Celonis in staat om procesautomatisering en process mining zijn rechtmatige plaats te geven in het hart van alle ‘operational excellence’-initiatieven. Dit helpt hen hun process mining- en automatiseringsinspanningen op te schalen en af te stemmen op strategische initiatieven. Door het onderdeel te maken van de continue verbetercyclus kan Mavim helpen de hervorming van procesmanagement te verbeteren en de klantwaarde te verhogen.   * Als onderdeel van de strategische samenwerking met PAF heeft Mavim het PAF-product op de volgende manieren uitgebreid:   Ingebouwde conformiteitscontrole om zicht te krijgen op de mate van afwijking door process miningresultaten naast de waargenomen manier van werken te leggen   Een process prediction lens op basis van historische gebeurtenislogboekgegevens met Azure ML  Contentpakketten voor order-to-cash en procure-to-pay voor D365-klanten om de tijd tot inzichten te versnellen  Een cloudgebaseerde oplossing voor uploaden en gegevenstransformatie om snel en soepel inzichten te krijgen.  PAF omgevormd tot een Azure cloud process mining-oplossing voor klanten die op zoek zijn naar een zero-footprint oplossing    Wilt u meer weten over Mavim? Bezoek dan ons jaarlijkse klantenevenement in mei om meer te horen van een inspirerende line-up van sprekers, waaronder klanten, partners en productaankondigingen van het Mavim-team.    
Complexiteit rondom het nieuwe pensioenstelsel
Inhoud Het pensioenstelsel gaat in 2023 volledig op zijn kop. Pensioenuitvoerders krijgen tot 1 januari 2027 de tijd om hun systemen en processen hierop aan te passen en voor te bereiden. Voor pensioenfondsen- en verzekeraars vraagt dit om een ingewikkelde transformatie. Door de complexe opzet van het pensioenlandschap betekent dit onder andere dat het IT-portfolio onder handen moet worden genomen. In deze blog bespreken we wat er allemaal zal veranderen, wat voor gevolgen dit heeft voor pensioenuitvoerders en wat dit betekent voor hun bedrijfsvoering.   Een transparanter en persoonlijker pensioenstelsel Om het pensioenstelsel beter aan te laten sluiten op de maatschappelijke en economische ontwikkelingen, heeft het kabinet een pensioenakkoord gesloten met nieuwe afspraken. De nieuwe afspraken moeten het pensioen persoonlijker en transparanter maken. Er wordt daarbij rekening gehouden met uitzonderingen en specifieke situaties van individuen. Daarnaast wordt het pensioen veel transparanter. Dit betekent onder andere dat de regelgeving omtrent pensioenen aangepast zal worden. Welke vorm het nieuwe pensioenakkoord uiteindelijk aanneemt in de wetgeving is nog niet helemaal duidelijk. Wat wel zeker is, is dat de verandering een grote invloed zal hebben op de IT-systemen en de uitvoering van pensioenuitvoerders en -fondsen.   De complexe geschiedenis van de pensioensector De voorbereidingen voor het nieuwe pensioenakkoord vraagt veel van de betrokken organisaties. Er is een aantal specifieke factoren in de pensioensector die de transitie naar het nieuwe akkoord bemoeilijken. Een van deze factoren betreft de verouderde en legacy systemen. Pensioenuitvoerders hebben vaak te maken met lange doorlooptijden, het duurt soms immers 40 jaar voordat een pensioen wordt uitgekeerd. Dit betekent dat data vaak lang bewaard moet worden. Veel uitvoerders gebruiken hiervoor de verouderde systemen die ze 40 jaar geleden ook gebruikten. De data is versnipperd opgeslagen en het is lastiger om de nieuwe wet- en regelgeving op deze manier toe te passen. Daarnaast worden pensioenuitvoerders continu geconfronteerd met ingrijpende ontwikkelingen in de markt en maatschappij, zoals verhoging van de belastingheffingen en vergrijzing van de bevolking. Om rendabel en winstgevend te blijven, zijn zij vaak gedwongen om andere financiële diensten aan te bieden. Fusies zijn een vaak voorkomend gevolg, maar ook dat brengt uitdagingen mee. Zo zorgen verschillende dekkingsgraden en afgescheiden vermogens ervoor dat het moeilijk wordt om de bedrijfsvoering als een geheel uit te voeren. Er moeten daarvoor eerst extra stappen worden gemaakt.     Technologie kan bijdragen aan wendbaarheid De bovengenoemde factoren in combinatie met de sterk dynamische maatschappelijke ontwikkelingen zorgen ervoor dat een duurzame inrichting van de bedrijfsvoering essentieel is voor pensioenuitvoerders. Zij moeten tijdig kunnen inspelen op onverwachte en verwachte veranderingen wat om een hoge mate van wendbaarheid vraagt. Mavim kan hier ondersteuning in bieden.    Mavim helpt door meer inzicht te creëren Het Mavim platform kan pensioenuitvoerders helpen om de legacy van alle IT-systemen inzichtelijk te maken en te vereenvoudigen. Door het efficiënte beheer van IT-systemen en applicaties ontstaat er ruimte om te innoveren en nieuwe technologieën in gebruik te nemen. Binnen het Mavim platform kunnen processen worden vastgelegd en gekoppeld aan het IT-landschap zodat pensioenuitvoerders meer inzicht krijgen in de interne organisatie. Deze informatie kan vervolgens op een overzichtelijke manier toegankelijk worden gemaakt voor alle betrokkenen. Hierdoor ontstaat er meer duidelijkheid over de manier van werken wat uiteindelijk tot meer efficiëntie en adoptie zal leiden. Werknemers krijgen bijvoorbeeld inzicht in wat er van hen verwacht wordt en waar ze belangrijke informatie kunnen terugvinden. Door alle processen duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en toegankelijk te maken op een centrale plek kan uiteindelijk ook aan risicomanagement voldaan worden. Dit is voor pensioenuitvoerders een belangrijk onderdeel van hun bedrijfsvoering, aangezien zij als financiële instelling te maken hebben met ingewikkelde en uitgebreide regelgeving. Met het Mavim platform kunnen pensioenuitvoerders overzicht creëren en de verschillende onderdelen samenvoegen zodat de transitie naar het nieuwe pensioenakkoord en een wendbare bedrijfsvoering een stukje simpeler wordt.     Benieuwd hoe Pensioenfonds Horeca & Catering gebruik maakt van het Mavim platform? Download hier de customer profile.
Betere dienstverlening bij het Ministerie van Financiën door inzicht in processen
Inhoud Dit artikel licht een tipje van de sluier op van het webinar ‘‘Hoe structureer je het beheer van je compliance en IT-processen?’ tijdens het online congres Overheid365 op 22 maart 2022. Schrijf je hier in. Introductie De overheid werkt aan het verbeteren van de dienstverlening. Deze wordt persoonlijker, centraler, herkenbaar en gebruiksvriendelijker. Om dit te realiseren moeten overheidsinstanties meer gegevens met elkaar uitwisselen en vaker samenwerken, digitalisering draagt hieraan bij. In de afgelopen jaren zijn hier veel stappen in gemaakt, zo ook door het Ministerie van Financiën. Het ministerie heeft samen met Mavim en Voquals gewerkt aan meer inzicht en uniformiteit in de IT- en werkprocessen. Hierdoor kunnen ze gegevens makkelijker uitwisselen en burgers beter van dienst zijn. De situatie Het Ministerie van Financiën werkt voor het afhandelen van klachten, (informatie)verzoeken en storingen van burgers in twee verschillende IT-omgevingen en verschillende teams. Deze manier van werken is niet efficiënt en maakt het moeilijk om informatie van binnenkomende meldingen uit te wisselen. Het staat daarnaast pal tegenover de overheidsbrede visie voor een gecentraliseerde dienstverlening. Het ministerie wil daarom de twee IT-omgevingen voor dienstverlening samenbrengen in een gedeelde service management tool, zonder de regelgeving uit het oog te verliezen. De uitdaging Het samenbrengen van twee IT-omgevingen en teams, en het implementeren van een nieuw IT-systemen kan zorgen voor obstakels. Elk team heeft immers zijn eigen manier van werken. Voor een succesvolle overstap naar de gedeelde service management tool zijn er duidelijke en uniforme afspraken nodig over de werkprocessen en betekenis van begrippen. Deze moeten vervolgens inzichtelijk en toegankelijk zijn voor alle betrokkenen. Dat was nog niet het geval; weinig processen waren goed uitgewerkt en als deze er wel waren werden ze opgeslagen in versnipperde documenten en diverse omgevingen. De oplossing Om de processen inzichtelijk te maken gebruikt het Ministerie van Financiën het Mavim platform. Mavim maakt het eenvoudig om processen uit te werken, vast te leggen en te delen. Voor een optimale inzet van het platform, schakelde het ministerie de hulp in van Mavim-partner Voquals. Het Multi Compliance Framework (MCF) van Voquals helpt om bedrijfsprocessen te koppelen aan standaarden. Omdat in het MCF al een voorgeschreven lijst zit van processen gebaseerd op ITIL en COBIT - referentiemodellen die helpen om nieuwe technologie te introduceren en implementeren binnen een organisatie - wordt veel tijd bespaard. Deze processen hoeven enkel uitgewerkt en aangepast te worden naar de situatie van het ministerie. Met workshops en via het management werd de organisatie vervolgens op de hoogte gesteld en geïnformeerd over de uniforme processen in Mavim. Resultaat Het uitwerken, standaardiseren en organiseren van IT- en werkprocessen in Mavim aan de hand van het MCF zorgt ervoor dat de implementatie van de service management tool soepel verloopt. Door het inzicht in de processen kan er sneller gereageerd worden op veranderingen en problemen, en kan de burger uiteindelijk beter bediend worden. Daarnaast krijgt het Ministerie van Financiën hierdoor meer controle op conformiteit van de regelgeving en is de organisatie beter wendbaar voor toekomstige veranderingen. Wil je weten hoe je IT-gerelateerde processen kunt inrichten, implementeren en opvolgen met de nodige controles? Schrijf je dan in voor het webinar: ‘Hoe structureer je het beheer van je compliance en IT-processen?’ Met bijdrage van het Ministerie van Financiën.  
Hoe de waterschappen zich kunnen voorbereiden op de rechtmatigheidsverantwoording
Inhoud Binnenkort zijn de dagelijkse besturen van de waterschappen verplicht om zelf verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van hun beleid. Dit betreft nu voornamelijk een financiële rechtmatigheid, maar verwacht wordt dat als uitbreiding ook het In Control Statement op termijn een vereiste wordt. Hoe bereiden de waterschappen zich voor op deze en andere toekomstige impactvolle wijzigingen? Dit is hoe Waterschap Zuiderzeeland en Waterschapsbedrijf Limburg het doen. De voorbereidingstrajecten bij gemeenten en provincies, waar de rechtmatigheidsverantwoording al langere tijd speelt, hebben aangetoond dat de implementatie ervan geen eenvoudige klus is. Voor het aantonen van rechtmatigheid, is het belangrijk om integraal inzicht te hebben in de interne processen, controleresultaten, risicobeheersing en bevoegdheden van alle betrokkenen. Wat je vaak tegenkomt, is dat al deze informatie verspreid is vastgelegd in losse spreadsheets en documenten. Het verzamelen en organiseren van alle benodigde stukken is dan een tijdrovend proces en bovendien onderhevig aan fouten en gebreken. Daarnaast hebben waterschappen een sterke focus op de uitvoering. Werkzaamheden worden vaak aangepakt als unieke projecten en de prioriteit ligt volledig bij het waterbeheer. Dit vraagt om aanpassingen. Eerst de basis op orde: verbeteren van de processen Waterschap Zuiderzeeland en Waterschapsbedrijf Limburg bevinden zich dan in verschillende hoeken van het land, beiden hebben vooruitstrevende stappen gemaakt in het digitaliseren en optimaliseren van de processen. Om efficiënt de rechtmatigheid en aansluitende controles te implementeren, werken de waterschappen aan de herinrichting van alle informatie, processen en bijbehorende IT-systemen. Alle standaardprocessen zijn gedefinieerd en verzameld. Daarnaast zijn de partijen bezig om de repository architectuur in te richten aan de hand van het Management Control Framework (MCF), dat door Cruxer in het Mavim-platform is gebouwd. Het MCF maakt verbindingen met verschillende functiegebieden. Op die manier is er een consistente en uniforme beschrijving van de organisatie waarbij er een actueel inzicht is in de stand van zaken. Deze informatie wordt vervolgens op een centrale plek vastgelegd en gebruikt voor verschillende doeleinden, zoals verantwoording volgens externe toetsingskaders. Voorbereiding op rechtmatigheid komt met nieuwe kansen Door alle processen duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en toegankelijk te maken op een centrale plek, kunnen de waterschappen uiteindelijk sneller, en met minder verspilling reageren op ontwikkelingen in de wet- en regelgevingen zoals de rechtmatigheidsverantwoording, maar ook de omgevingswet. Daarnaast draagt dit bij aan een betere samenwerking binnen verschillende afdelingen en waterschappen, wat de weerbaarheid en uitvoering van de organisaties vergroot. Uiteindelijk zorgt dit voor een betere dienstverlening en helpt het verder bij de digitale transformatie; beiden belangrijke streefpunten voor de waterschappen de komende jaren. Wil je meer weten over de voorbereidingen van de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van het Management Control Framework hierin? Schrijf je dan in voor het webinar ‘Bereid je voor op de rechtsmatigheidsverantwoording: hoe het eruit ziet in de praktijk' op maandag 21 maart a.s. om 13:30 uur. Hier zullen Waterschapsbedrijf Limburg en Waterschap Zuiderzeeland aan het woord komen over hun ervaringen en lessen.
Maak jij al gebruik van het Mavim Connect Center (MCC)?
Inhoud Traditioneel vindt zogenaamde software onboarding en -implementatie plaats met behulp van een breed scala aan tools, processen en mensen. Dit resulteert veelal in een vertraagd proces, een slechtere klantervaring en minder transparantie.  Het Mavim Connect Center (MCC) is een servicehub waar je de administratieve taken kunt beheren die zijn gekoppeld aan jouw Mavim-cloudomgeving. Voorbeelden van administratieve taken zijn: •    Gebruikers beheren •    Databases beheren •    Licenties beheren •    Federatie van systemen Het MCC begon als een selfservicepagina voor klanten om hun eigen federaties tussen hun tenant of domein en de Mavim Portal (publicatie) te beheren zonder afspraken met onze engineers te hoeven plannen. Deze federatie stelt klanten in staat om toegang te krijgen tot de gepubliceerde inhoud via een soepele aanmeldingsprocedure (Single Sign-On). Aan de hand van suggesties van onze klanten zijn we de functionaliteiten van het MCC blijven uitbreiden en zullen we dit in de toekomst blijven doen. Tegenwoordig kunnen Mavim-applicatiebeheerders ook eenvoudig gebruikersaccounts en licenties beheren voor de cloudversie van de Mavim Manager. Stuur gewoon een uitnodiging naar jouw collega's voor het MCC en na ontvangst en acceptatie van de uitnodiging kunnen ze meteen aan de slag in de Mavim Manager. Ook heeft het MCC het aanvragen, maken en toewijzen van extra databases vereenvoudigd. Het Mavim Connect Center stelt organisaties in staat om het aantal gebruikers eenvoudig uit te breiden en de onboarding-ervaring voor klanten en partners te verbeteren.  Een van de belangrijkste pijlers van het Mavim Connect Center is dat we (a) een onafhankelijke, self-service onboarding applicatie leveren voor het beheren van licenties, parallel aan (b) een intuïtieve Business Intelligence-laag. Het Mavim Connect Center helpt hiermee om sneller waarde te leveren, maakt een consistent plezierige ervaring mogelijk, helpt volledige zichtbaarheid te bereiken en bruikbare inzichten te verkrijgen om voortdurend te kunnen verbeteren.   Doelen en voordelen van het MCC Biedt partners/klanten een low-touch onboarding portal en verkleint de barrière tussen producten, functies, gebruikers en geografie om uit te breiden aanzienlijk.   Biedt partners/klanten de mogelijkheid om extra licenties voor producten te bestellen met behulp van het bestelformulier in het MCC.   Verbetert de onboarding van klanten en biedt meer toegevoegde waarde en meer zichtbaarheid met behulp van het Mavim Connect Center (MCC).   Stelt partners/klanten in staat om licenties en add-ons voor onze producten onafhankelijk te beheren.   Faciliteert partners/klanten om onafhankelijk identiteiten vast te stellen en te beheren voor onze producten.    Stelt partners/klanten in staat om databasetoegang en publicatierechten onafhankelijk te beheren.   Biedt een one stop-shop om gebruikersrollen en gebruikerstoegang voor alle producten te beheren en overbrugt de kloof tussen de beheerders, gebruikers en applicatiebeheerders.   Naadloze geautomatiseerde implementatie van de producten naar de gebruikers    Biedt partners/klanten een uniform overzicht van aangeschafte licenties, federatieve portals en de lijst met gebruikers die toegang hebben tot de verschillende producten   Faciliteert verschillende federatieopties voor de producten, ongeacht de beveiligingsstandaarden van de organisatie.     Samenvatting Het Mavim Connect Center dicht de kloof tussen beheerders, applicatiebeheerders en eindgebruikers door alle benodigde administratieve taken op één handige locatie onder te brengen. Het Mavim Connect Center (MCC) is bedoeld om klanten en partners te helpen bepaalde spelregels te hanteren om zodoende een voorspelbare en prettige ervaring voor alle gebruikers te kunnen leveren. Bekijk de video voor meer informatie.     Auteur: Sashank Ramesh, Value Engineer bij Mavim
Klantreis als leidraad voor innovatie
Inhoud Het leveren van een goede klantervaring is essentieel voor het succes van een organisatie. In de digitale wereld ligt de concurrentie continu op de loer. Door het gedrag en de behoeften van de klant te begrijpen en hierop in te spelen, kunnen organisaties het onderscheid maken. Het optimaliseren van de klantervaring begint met het in kaart brengen van de klantreis. “30% van de organisatie heeft de klantreis in kaart gebracht, maar weet niet hoe deze effectief ingezet kan worden” De klantreis omvat de verschillende fases die een klant doorloopt tijdens de interactie met jouw organisatie. Om hier een duidelijk beeld van te krijgen, moeten alle contactmomenten met de klant onder de loep worden genomen en moet er gekeken worden naar de beleving van de klant. Het verloop van de verschillende contactmomenten bepaalt uiteindelijk de ervaring die een klant met je organisatie heeft. Door deze in de klantreis uit te werken komen verschillende verbeterpunten naar voren voor de beleving van de klant.   Vertalen naar bruikbare inzichten Als de klantreis is uitgetekend, is de eerste stap voor innovatie gezet. Aan de hand van de verbeterpunten die tot zicht zijn gekomen, wordt er naar een passende oplossing gewerkt. Dit houdt vaak in dat er gekeken moet worden naar het digitaliseren van de processen. Welke systemen zijn er nodig om de verandering teweeg te brengen? Hoe communiceer je deze veranderingen naar de rest van de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers hier ook echt naar handelen?   Continu verbeteren Het werk houdt daar niet op. Om continu te kunnen blijven innoveren en veranderen is het belangrijk om de klantbeleving regelmatig te monitoren. De behoeftes en het gedrag van de klant verandert immers elke dag en wat nu zorgt voor een goede klantbeleving kan over een paar weken weer anders zijn. Wil je meer weten over de wijze waarop je klantreizen kunt optimaliseren? Bezoek dan deze pagina of download de Whitepaper ‘Hoe verbeter je de klantreis’ Wil je weten hoe je een klantreis vertaald naar jouw organisatie en wat dit betekent voor de inrichting van de processen en de systemen? Bekijk dan de training ‘Blik op klantreizen’.
iBestuur congres 2021: Stel als overheid met digitalisering de burger weer centraal!
Inhoud Woensdag 15 september was ik te gast bij het iBestuur congres 2021 in de Fokker Terminal te Den Haag! Allereerst was het ontzettend fijn weer eens een fysiek evenement bij te wonen. De plenaire sessies vonden plaats in een prachtige tv-studio mét publiek, wat de interactie en de sfeer ten goede kwam! Tijdens de verschillende sessies van het congres werd des te meer duidelijk dat verdere digitalisering en informatisering noodzakelijk zijn voor de goed functionerende overheid, maar zijn de inzet en uitvoering hiervan een grote uitdaging. Toch werd gedurende de dag duidelijk dat integraliteit en samenwerking een belangrijk voorwaarde zijn om technologische innovatie toe te passen bij het verbeteren van de dienstverlening. Onder leiding van dagvoorzitter Ruben Maes debatteerden André Bosman, tot maart 2021 Tweede Kamerlid voor de VVD en in die hoedanigheid Voorzitter Tijdelijke commissie Uitvoeringsorganisaties, Loes Mulder, secretaris-generaal van het Ministerie van SZW, Jaap Smit, commissaris van de Koning in Zuid-Holland en voorzitter van IPO, en Franc Weerwind, burgemeester van Almere en voorzitter van de VNG-commissie Informatiesamenleving, over het herstel van de relatie tussen overheid en samenleving, en de rol van digitalisering hierin.   Digitalisering is een must! Aan tafel was iedereen het er wel over eens dat digitalisering een wezenlijk en zeer belangrijk component is om te voldoen aan de doelstellingen van overheden om hun dienstverlening vorm te kunnen geven en uit te voeren met als uitgangspunt het centraal stellen van de burger. De vraag die meteen opkomt is echter hoe. Op het gebied van digitalisering is dit bijna paradoxaal te noemen, aangezien de puur technologische ontwikkelingen blijkbaar sneller lijken te gaan dan het daadwerkelijke gebruik van technologieën. Een voorbeeld hiervan is het veilige gebruik van technologie en digitale hulpmiddelen. Een kleine anekdote om het probleem te duiden dat aan tafel werd verteld was het opsporen van digitale criminelen door de politie. De opsporingsmiddelen, veelal bestaande uit technologische hulpmiddelen, zijn vaak zo gecompliceerd dat men niet altijd weet hoe deze op de juiste manier te gebruiken. Daarnaast dient bijvoorbeeld wet- en regelgeving op het gebied van privacy, zoals de AVG, nageleefd te worden. De digitale wereld verschilt hierin misschien niet met de ‘echte’ wereld, maar het informatieverkeer tussen beide werelden wordt op deze manier alsmaar complexer. Als oplossing hiervoor werd een ministerie voor digitale zaken geopperd. Het realiseren van een dergelijk ministerie zou ervoor zorgen dat er eenduidig beleid kan worden geformuleerd en gevoerd op het gebied van digitale zaken binnen de overheid (én daarbuiten) om bij te dragen aan overstijgende doelstellingen van verschillende ministeries. Keerzijde is dat de verantwoordelijkheid bij verschillende ministeries komt te liggen, waar nu een enkel ministerie politiek verantwoordelijk kan worden gehouden bij falend beleid en IT een puur ondersteunende rol vervult.     Digitaal leiderschap In de volgende sessie werd er gesproken over digitaal leiderschap in de publieke sector door Martiene Branderhorst, algemeen directeur bij de Gemeente Den Haag, Gerdine Keijzer-Balde, plaatsvervangend SG bij het Ministerie van EZK en Nienke Weegink, directeur CIO-office en integrale veiligheid bij het Ministerie van SZW. Dit was een mooie vervolgstap op de voorgaande discussie over hoe digitalisering binnen de overheid vorm te geven. Ook bij dit tweede gesprek werd benadrukt dat doelen en waarde van de publieke sector, zoals een optimale en efficiënte dienstverlening, centraal gesteld dienen te worden waarbij techniek ondersteunend is. Dit betekent dat bij de ontwerpfase voor technische ondersteuning van beleid niet alleen de IT-afdeling betrokken moet zijn, maar juist alle afdelingen die betrokken zijn bij het vormgeven en de uitvoering van beleid.  Tijdens de laatste plenaire sessie kwam wederom de vraag aan bod hoe technologie in de bedrijfsvoering toe te passen, dit keer echter meer op organisatieniveau. Technologische innovatie zou een integraal onderdeel moeten zijn van de bedrijfsvoering, wat automatisch betekent dat ook processen en cultuur binnen de organisatie moeten worden aangepast. Leidend zou hierbij de behoefte van de gebruiker moeten zijn om je applicatie- en proceslandschap zo goed mogelijk in te richten kunnen. De discussie zou op deze manier niet moeten gaan over technologie, maar over de oplossing die deze met zich meebrengt.   De impact van technologie en de kracht van process mining Het was een zeer inspirerende dag, waarbij de belangrijke rol van IT en technologie maar weer eens werd benadrukt. Mavim heeft ook een mooie bijdrage geleverd tijdens het congres door tijdens een college te laten zien hoe je met inzicht en overzicht in je processen, technologie en werknemers sturing kan geven aan de inzet van technologische innovaties en hoe deze bijdragen (of juist niet!) aan je dienstverlening. Een eerste stap om digitalisering en automatisering gericht toe te passen binnen de organisatie is weten wat de impact is van deze technologieën op zowel de eerdergenoemde digitale wereld als echte wereld. Alleen op deze manier kun je een weloverwogen besluit nemen die daadwerkelijk bijdraagt aan jouw doelstellingen. Deze stap kan je zetten door gebruik te maken van ‘process mining’. Process mining is een manier van datagedreven werken die geeft inzicht in de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen en brengt alle stappen en varianten van elk relevant proces eenvoudig in kaart.  Met process mining kun je onder andere zien hoelang elk proces en elke processtap duurt, hoeveel en welke varianten vertragingen veroorzaken, waar de knelpunten zitten en waar in het proces potentie zit voor bijvoorbeeld RPA. En dat is alvast een startpunt. 
De volgende stap is het creëren van de gewenste situatie en inzichtelijk maken wat er nodig is om deze gewenste situatie te realiseren: om effectiever of efficiënter te worden, te bezuinigen, de burger écht centraal te stellen, de kwaliteit van je dienstverlening te verbeteren of te voldoen aan regelgeving op bijvoorbeeld het gebied van privacy.is daarom zeker de moeite waard om onze sessie even terug te kijken!  De dag werd met een Haagse knipoog (maar ook scherpe analyse) afgesloten door cabaretier Sjaak Bral. De i van iBestuur bleek niet alleen te staan voor irritant en ingewikkeld, maar voor bevlogen mensen die met de i de burger zo goed mogelijk van dienst willen zijn. Wil je nou meer weten over hoe je de i het beste kan gebruiken binnen jouw organisatie of vind je het eens leuk om te sparren over alles wat met iBestuur te maken te heeft, schroom niet contact op te nemen!     Auteur: Burt van Dinter

Copyright © 2024 Mavim B.V.