Overslaan en naar de inhoud gaan

BPM, de weg naar continue verbetering

BPM, de weg naar continue verbetering

Continu verbeteren én meer rendement uit je organisatie halen

Proces- en kwaliteitsmanagement liggen sterk in elkaars verlengde: het draait om continu verbeteren. Dat kan alleen als bedrijfsprocessen en processtappen duidelijk worden beschreven, gecommuniceerd en up-to-date worden gehouden. De mate waarin kwaliteits- en procesmanagement binnen een organisatie gedragen wordt, hangt sterk af van het volwassenheidsniveau van een organisatie en daarmee ook van het BPM maturity level van een organisatie. 
 

Level 1 Awareness (kwaliteitsmanagement) Hoe? Beschrijven
Level 2 Alignment (procesmanagement) Wat? Uitvoeren
Level 3 Agile (BPM) Waarom? Verbeteren

 

Dé tool voor optimaal procesmanagement:
  • Verkrijg meer inzicht en voer veranderingen en verbeteringen sneller door
  • Creëer inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van de organisatie
  • Reduceer het aantal fouten en bereik een hogere efficiëntie
  • Bevorder een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers
     

Level 1 – Awareness (kwaliteitsmanagement) 
Alleen door met elkaar informatie te delen kunnen producten of diensten worden verbeterd.

Als mensen over betere informatie beschikken en afspraken met elkaar maken, kunnen ze ook beter werk leveren.

Als mensen over dezelfde informatie beschikken, praten ze ook minder langs elkaar heen.

Communiceren is informatie uitwisselen en gaat beter als men dezelfde taal spreekt.

Kwaliteitsmanagement richt zich op het managen van het geheel aan maatregelen waarmee je voldoet aan de verwachtingen van je interne of externe klant. Een organisatie die in de awareness fase zit beschikt over vakmanschap, maar is niet georganiseerd, heeft geen inzicht in de werkwijzen, waardoor inconsistentie, onsamenhangende informatie en onvindbaarheid van informatie op de loer liggen. Zo’n organisatie wil verbeteringsslagen maken. Mavim kan dan helpen om de informatie te organiseren: Mavim verschaft duidelijkheid, is gebruiksvriendelijk en het creëert bovenal overzicht. 

Level 2 – Aligned (procesmanagement) 
Je kunt alleen aan de verwachtingen van je klanten voldoen door het continu verbeteren van je bedrijfsvoering. Ook al is het kwaliteitsmanagementsysteem volledig geïntegreerd in de bedrijfsvoering en is het certificaat behaald: er zullen mensen blijven die de werking ter discussie stellen. Het is daarom zaak te kiezen voor een geïntegreerde aanpak: het zorgvuldig beschrijven en communiceren van bedrijfsprocessen moet worden gecombineerd met voldoende aandacht voor de menselijke kant van het veranderproces.

Sturen op kwaliteit wordt daarmee levend en effectief en geen handboek of certificaat in de kast. Een organisatie die in de align fase zit is heel erg intern gericht en denkt nog niet aan de klant die centraal staat. Vaak is hier de samenwerking tussen afdelingen nog niet of onvoldoende georganiseerd. Men heeft geen inzicht in de processen, waardoor prestatiemetingen en sturing onmogelijk zijn. Optimaliseren is dan onmogelijk.

Deze organisatie kan nog niet aantoonbaar maken dat zij aan voorschriften en wet- en regelgeving voldoet. Ergo: er is geen samenhang tussen processen, waardoor verbeteren onmogelijk is. Mavim zorgt naast overzicht ook voor inzicht en maakt bedrijfsprocessen efficiënter én aantoonbaar. 

Level 3 – Agile (BPM) 
Procesmanagement of BPM richt zich op het verbeteren van de van-klant-tot-klant processen, of dit nu een interne of een externe klant is. Procesmanagement is gericht op continue procesverbetering. Het leidt tot geautomatiseerde administratieve taken, efficiëntere tijdsbesteding, een hogere productiviteit per persoon, een hogere kwaliteit van product of dienst, minder faalkosten, enzovoorts. Vaak kan het aantal processtappen worden terug gebracht, als deze maar goed in kaart zijn gebracht. 

Een agile organisatie heeft de gehele levenscyclus van bedrijfsprocessen in kaart gebracht: zij heeft BPM verankert in haar managementvisie op organiseren. Een visie waarin processen centraal staan op zowel richten, inrichten als verrichten. Zo’n organisatie moet wel blijven reageren op processen, omdat dit noodzakelijk is om continu te verbeteren. Niet continu verbeteren betekent niet kunnen inspelen op de klantvraag en dus minder rendement. De slagkracht van de organisatie neemt daardoor af. Door het inzetten van Mavim creëert men in- en overzicht, maar wordt vooral ook de impact van processen duidelijk. Mavim maakt met heldere procesbeschrijvingen duidelijk waar kostenbesparingen gemaakt kunnen worden, hoe meer rendement behaald kan worden en op welke manier een organisatie verder kan professionaliseren. 

Whitepaper BPM

De laatste jaren staat Business Process Management (BPM) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met een dynamische omgeving en kritische instelling van klanten en/of stakeholders. Dit werkt een toenemende interne complexiteit van de organisatie in de hand. In deze whitepaper lees je hoe jouw organisatie zich het beste aan kan passen aan de dynamische omgeving van vandaag.

Download de whitepaper BPM

Voordelen

Meer inzicht

Hogere efficiëntie

Betere afstemming

Meer informatie?

Download hier speciaal voor jou geselecteerde documentatie

Achtergrond

BPM kan omschreven worden als: ‘het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie’. Het realiseren van doelstellingen is niet alleen een kwestie van goede sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen.

BPM is gericht op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen binnen professionele organisaties. Hierbij valt te denken aan het verhogen van de effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit, klantgerichtheid en innovativiteit. De verbetering zelf wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren.

Stappenplan voor de implementatie van BPM:

  • analyseren: voor het verkrijgen van een goed beeld van de organisatie en de stand van zaken betreffende de interne organisatie is een eerste inventarisatie van de bestaande documentatie nodig.
  • modelleren: de belangrijkste uitgangspunten voor BPM zijn strategie, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatie-indicatoren en structuur
  • implementeren: vastgelegd wordt ‘wie doet wat?’, ‘wat zijn de risico’s?’ en ‘welke beheersmaatregelen dienen we te treffen?’
  • monitoren: hierbij worden de werking en prestaties van de processen beoordeeld.
  • leren: evalueren van het voorgaande levert mogelijkheden op tot verdere verbetering.

Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering

Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.

Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.

Dé tool voor optimaal kwaliteits- en procesmanagement

  • Creëer inzicht in de gehele procesgang
  • Koppel wet- en regelgeving aan de processen
  • Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
  • Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
  • Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen
Meer over Procesoptimalisatie & Kwaliteitsverbetering

Vijf stappen naar Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering

 

Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.

Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.

Hét platform voor procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
  • Creëer inzicht in de gehele procesgang
  • Koppel wet- en regelgeving aan de processen
  • Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
  • Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
  • Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen

Copyright © 2019 Mavim B.V.