Met Application Portfolio Management (APM) trekt de organisatie een lijn. Dat leidt naast overzicht ook tot kostenbesparing. Denk hierbij aan beheers-, contract- en licentiekosten van overbodige toepassingen en efficiënter gebruik en betere beheersing van applicaties. Als ICT-informatiecoördinator heeft Jeroen van der Vlies sinds de implementatie van Mavim inzicht in en controle over het applicatielandschap.
Hoe pakte gemeente Vlaardingen APM aan?
“Met een iteratieve aanpak via de Agile methode,” zegt Jeroen. “Dat betekent dat we werken in zogenaamde ‘sprints’ waarbij het projectteam een tweewekelijks scope bepaalt en verder aanscherpt. Het kerndoel is natuurlijk inzicht krijgen in applicaties en vervolgens om controle te krijgen over het gehele applicatielandschap.”
Hoe ziet APM bij gemeente Vlaardingen er in de toekomst uit?
“Naast algemene doelen zoals inzicht en controle streven we een aantal concrete doelen na. Bijvoorbeeld een financiële rapportage, die moet ervoor zorgen dat we beter kunnen sturen op kosten,” zegt Eva. Jeroen vult aan: “Ook willen we het Application Lifecycle Management (ALM) verder uitwerken. Daarvoor brengen we eerst de relaties tussen applicaties, medewerkers en afdelingen in kaart. APM ondersteunt ALM namelijk in effectiviteit. Behalve dat willen we multidisciplinaire informatie kunnen verschaffen aan alle ondersteunende afdelingen,” besluit Jeroen.
Wat wil gemeente Vlaardingen bereiken met APM?
“We willen naast helderheid over taken en verantwoordelijkheden en inzicht in applicatie- en architectuurlandschap graag applicaties uitfaseren en kijken waar we op financieel vlak kunnen besparen,” zegt Eva. “We hebben al gezien dat door de decentrale aankoop van applicaties er ook applicaties zijn die (deels) dezelfde functionaliteiten bezitten. Doordat het applicatie budget sinds 1 januari 2013 centraal is belegd, kunnen we hier meer grip op houden én de beheerskosten verlagen in verband door de multidisciplinaire kennisdeling.”
Vanuit de landelijke overheid worden steeds meer eisen gesteld aan de uitwisselbaarheid van gegevens en het aansluiten op basisregistraties. De communicatie tussen de verschillende applicaties, bijvoorbeeld via koppelvlakken, is een kostbare aangelegenheid. Jeroen: “Doordat we weten welke applicaties we in huis hebben, zien we hoe we de interactie tussen applicaties het beste kunnen oplossen. Kopen we twee nieuwe pakketten die data met elkaar kunnen uitwisselen, of gaan we toch voor een koppelvlak?”
Mavim wordt naast APM ook ingezet om de Producten en Diensten Catalogus te ontsluiten, vanwaar die combinatie? “Binnen de gemeente Vlaardingen maakten we al gebruik van TOPdesk voor service management. We hebben TOPdesk voor de eindgebruiker versimpeld en voor de servicedesk identiek gemaakt aan de Producten en Diensten Catalogus (PDC) die eraan hangt. Daardoor zijn de servicelevels goed te monitoren en is het voor de servicedesk altijd duidelijk hoe zij een vraag moeten doorzetten,” zegt Jeroen. “Daarnaast is de koppeling tussen de PDC en APM tijdbesparend, omdat bij alle producten en diensten direct duidelijk is wie waarvoor benaderd moet worden, van functioneel beheer tot systeembeheerder. Het afstemmen van werkzaamheden met de juiste collega wordt dus efficiënter.”
Wat is het voordeel van de combinatie TOPdesk en Mavim?
“Naast tijdsbesparing en de hierdoor verbeterde dienstverlening, heeft het voor ons ook veel meerwaarde dat we de impact van wijzigingen beter kunnen inschatten,” zegt Eva. “Door in APM de koppelingen en relaties te leggen, kan in ons CAB (Change Advisory Board) aan wijzigingen (die in TOPdesk staan) de juiste prioritering en tijdspanne meegegeven worden.”
De gemeentesecretaris propageert OMD (Optimaal Maximaal Digitaal) wat zijn de voordelen hiervan? Jeroen zegt: “Voorheen stond alle informatie van de servicedesk op geeltjes, prints en kladjes. Logisch dat die informatie vaak niet up-to-date was. Ook het zoeken naar de juiste gegevens was, ondanks hun systematisch georganiseerde map erg lastig. De medewerkers van de servicedesk zijn erg blij dat ze nu voor een binnengekomen melding direct kunnen zien wie ze moeten benaderen voor de afhandeling.” Eva voegt daar aan toe: “Daarnaast heeft informatiemanagement de taak de informatievoorziening te managen. Inzicht in en overzicht over ICT-architectuur is hiervoor onontbeerlijk. APM in Mavim helpt ons om niet alleen maximaal digitaal maar ook optimaal digitaal te worden.”
