Overslaan en naar de inhoud gaan

Praktijkcase Applicatie Portfolio Management

Praktijkcase Applicatie Portfolio Management framework

Interview | Anita Dofferhoff | Ministerie van SZW

Met Application Portfolio Management (APM) trekt de organisatie een lijn. Dat leidt behalve tot overzicht en kostenbesparing, denk hierbij aan beheers-, contract- en licentiekosten van overbodige toepassingen, tot efficiënter gebruik en betere beheersing van applicaties. 

Medio 2009 is de directie Bedrijfsvoering, Informatie & Facilitair Management (IFM) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van start gegaan met het borgen van bestaande kennis van het applicatielandschap. Anita Dofferhoff, adviseur APM, vertelt in een kort interview hoe dit in zijn werk gaat. 

Waarom Application Portfolio Management bij SZW?
De directie Bedrijfsvoering, afdeling IFM, heeft een applicatie portfolio opgebouwd waarin is vastgelegd welke applicaties door organisatieonderdelen van SZW worden gebruikt. “Dit werd altijd bijgehouden in Excel”, licht Anita toe. “Nu is besloten om portfoliomanagement te professionaliseren, om SZW zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen. Er wordt al gewerkt met Mavim, dus om te voorkomen dat een nieuw softwarepakket zou overlappen met de huidige toepassingen, hebben wij gekozen om Mavim uit te breiden met een module voor het Applicatie Portfolio Management. Daarbij was het ook belangrijk dat de informatie over applicaties inzichtelijk gecommuniceerd kan worden naar de gehele organisatie. In Mavim is dit al mogelijk”, aldus Anita.

Hoe pakt het SZW Application Portfolio Management aan? 
“Bij SZW pakken we APM ‘lean and mean’aan”, zegt Anita. “In het eerste jaar hebben we ons gericht op het opbouwen van de ‘applicatie portfolio administratie’. Daarna zijn we de administratie gaan benutten door informatie beschikbaar te stellen aan departementale ICT-projecten, voor onderzoeksvraagstukken en voor de uitfasering van applicaties. Dat vergt het onderhouden van goede contacten met de betrokken medewerkers uit de directies bij SZW en een goede afstemming van het werk op de andere processen binnen de directie Bedrijfsvoering/afdeling IFM.”

Wat wil SZW bereiken met Application Portfolio Management?
Anita: “Door het creëren van overzicht wordt inzicht verkregen in alle gebruikte applicaties en de eventuele overlap tussen deze applicaties. Dit biedt transparantie voor eigenaren van applicaties, zij kunnen aan de hand van het overzicht checken welke applicaties nog gebruikt worden en welke kunnen worden uitgefaseerd.” Uiteindelijk is het doel van SZW om het applicatielandschap doelmatig en efficiënt in te richten en te laten aansluiten op de rijksbrede ontwikkelingen. 

Welk resultaat heeft SZW tot nu toe bereikt? 
Het project van de afgelopen twee jaar rond APM bij SZW heeft geleid tot een groot aantal uitfaseringen van applicaties. “In 2010 heeft dit een flinke besparing op de beheerkosten opgeleverd”, vertelt Anita. “Daarnaast is door vermindering van het aantal in gebruik zijnde applicaties het beheer ervan aanzienlijk vereenvoudigd. In de toekomst kan SZW met een inzichtelijk applicatieportfolio de aansluiting op rijksbrede generieke en gemeenschappelijke bouwstenen bewaken.”

Copyright © 2019 Mavim B.V.