Processen vormen het hart van de organisatie en daaraan valt veel af te lezen. Structuur en strategie produceren zelf niets. De processen zorgen voor de beweging in de organisatie. Zij komen voort uit de strategie en de structuur. Als toezichthouder kun je de processen ook vanuit verschillende invalshoeken bekijken en mijn ervaring als vennoot bij Custom Management leert dat daaruit verrassend veel informatie te verkrijgen valt. Ik durf de stelling aan dat dit veelal het meest genuanceerde inzicht verschaft. Ook eventuele weeffouten in de organisatie komen zo snel boven tafel.
Procesresultaat als invalshoek
Door in te zoomen op de resultaten en te vragen via welke processen deze tot stand komen, verkrijg je veel achtergrondinformatie en krijg je inzicht of de procesresultaten een rechtstreeks verband hebben met de visie, missie, strategie en structuur van de organisatie. Met andere woorden: zijn de strategie en structuur vertaald naar de processen in de organisatie? Daarnaast kun je naar taakverdeling van de leiding van de organisatie kijken en hoe deze gekoppeld is aan de procesresultaten. Zijn individuele doelen en targets te herleiden naar specifieke procesresultaten? Zijn de verantwoordelijkheden in de organisatie daarmee transparant en is het resultaat ook echt meetbaar bij de individuele leden van de top van de organisatie? Voor de toezichthouder een essentieel en betrouwbaar beoordelingsinstrument.
Processtappen
Sommige toezichthouders zijn ten aanzien van de processtappen snel geneigd te zeggen dat inzicht hierin te ver gaat. Maar hoe de processtappen in een organisatie lopen is wel degelijk van groot belang voor de toezichthoudende rol. Het zegt iets over het ontwerp van de organisatie, hoe de organisatie wordt geleid. Vanuit de processtappen kun je de relatie leggen of de organisatiestructuur wel goed past bij de manier van werken. Hetzelfde geldt voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tezamen laten ze zien of de organisatie effectief en efficiënt is en voldoende fit is om de strategie uit te voeren. Processtappen laten zien of ze slim, soepel en zo goedkoop mogelijk in de organisatie zijn ingericht. Ook ben je in staat om te beoordelen of stappen wel voldoende toegevoegde waarde bieden.
Processturing & coördinatie
Inzicht in deze invalshoek leert hoe sterk de verbeterkracht en flexibiliteit van de organisatie is. Wie doet er wat om de processen succesvol te laten verlopen. Enerzijds in hoeverre het management die inzichten uit de processen benut om de capaciteit en kwaliteiten in de organisatie zo goed mogelijk in te zetten, anderzijds het mobiliseren en stimuleren van de uitvoerders van de processen en ze voor een gedeelte juist ook zelfsturend te laten zijn en verbeteringen in het proces door te laten voeren.
Samenvattend
Ik spoor toezichthouders aan meer aandacht te besteden aan het zich laten voorlichten over de processen in de organisatie. Ze verschaffen een schat aan informatie en brengen ook op een makkelijke manier een goede dialoog tot stand tussen toezichthouder en de leiding van de organisatie. Onderstaand schema kan daarbij handig zijn en geeft goed de verbanden aan tussen het procesniveau en bijna alle relevante aspecten van een organisatie.
