Product Newsletter | januari 2023

Bestaande klanten zijn begonnen met het bouwen van stroomschema’s of cross-functionele schema’s. We zien dat de vraag naar modellering in BPMN volgens een internationaal erkende standaard toeneemt. Mavim biedt klanten de mogelijkheid om hun processtromen om te zetten naar BPMN-formaat. In dit deel van de nieuwsbrief vertellen we je hoe je zelf een grafiek kunt converteren met minimale inspanning.

Voor klanten die hun bestaande processen, d.w.z. EPC-grafieken of standaard processtromen of Cross Functional Flowcharts (CFF's), willen transformeren naar BPMN-diagrammen, biedt Mavim een ingebouwde conversiefunctie.

Laten we de conversie van een bestaande standaard processtroom eens nader bekijken.

Door een BPMN-grafiek te genereren over hetzelfde onderwerp als gebruikt voor het standaard stroomschema, wordt het resultaat onmiddellijk gepresenteerd.
Hieronder is het genereren van een BPMN Orchestration over het onderwerp geselecteerd:

 
Hier zie je de werkelijke BPMN Orchestration die is gegenereerd, als een extra grafiek over het onderwerp:

 
Hierboven in de Topic-tree aan de linkerkant zul je echter merken dat de Topic-types nog steeds hetzelfde zijn als gebruikt voor de standaard Process flow, en om dit proces te laten voldoen aan de BPMN standaard, moeten ook de bijbehorende Topic-types worden geconverteerd naar BPMN.

Dit kan eenvoudig door te klikken op een witte vlek van het Visio-canvas aan de rechterkant waar de BPMN Orchestration wordt getoond, gevolgd door op de rechtermuisknop te drukken om het contextmenu van de grafiek te activeren, waar je kunt selecteren: "Converteren naar BPMN Topic-types".

 
Na het activeren van deze functie en het opslaan van de grafiek, worden automatisch alle Topic-types dynamisch geconverteerd naar de juiste BPMN Topic types, zoals je hieronder kunt zien in de Topic-tree aan de linkerkant:

 
Nu voldoet dit proces inclusief de Topic-types aan de BPMN-standaard. Je kunt de BPMN-vormen ook verrijken door erop te dubbelklikken, om enkele specifieke BPMN-attributen te definiëren die je nodig hebt, zoals het specificeren van een 'Gateway' als een 'Exclusive-' of 'Parallel Gateway' enz.

Wanneer de BPMN-grafiek uiteindelijk is goedgekeurd, opgeslagen en gesloten, is het ten zeerste aan te raden om de oorspronkelijke standaardprocesstroom uit het onderwerp te verwijderen, omdat deze enigszins verouderd is en ongewenste wijzigingen in de BPMN-grafiek en/of bijbehorende onderwerptypen kan veroorzaken wanneer deze als een standaardprocesstroom wordt geopend en opnieuw wordt bewerkt.

Net zoals hierboven beschreven, kun je EPC-diagrammen of standaardprocesstromen of cross-functionele stroomschema’s/CFF's (ook bekend als swimlanes) converteren naar BPMN-collaborations, zoals de onderstaande CFF:

 
Hier zie je dat er een BPMN Collaboration is gegenereerd en dat de Topic-Types ook worden geconverteerd naar de juiste BPMN Topic Types.

 
Zoals je weet kan een (één) BPMN Collaboration de interactie tussen twee of meer processen, afzonderlijk ingesloten in 'Pools', vasthouden en weergeven. Hierdoor is er een extra actie door jou nodig om ook de Topic-Types om te zetten naar BPMN Topic-types.

 
Om dit te doen, selecteer je de pool van het vereiste proces met de onderwerptypen die je wilt converteren, door één (1) op de linkerrand rond het proces te klikken (hierboven in rood weergegeven), druk vervolgens op de rechtermuisknop om het contextmenu van het proces weer te geven en selecteer: "Converteren naar BPMN-onderwerptypen". Automatisch worden alle topic-types van het geselecteerde Proces (Pool) geconverteerd naar de juiste BPMN Topic types.
Ook hier: wanneer de BPMN-grafiek is voltooid, opgeslagen en gesloten, is het sterk aan te raden om de oorspronkelijke standaardprocesstroom uit het onderwerp te verwijderen, omdat deze min of meer verouderd is en ongewenste wijzigingen in de BPMN-grafiek en/of bijbehorende onderwerptypen kan veroorzaken wanneer deze als een standaardprocesstroom wordt geopend en opnieuw wordt bewerkt.

Om dit alles in actie te zien, kun je deze 3 minuten durende video bekijken: Processtromen of CFF's converteren naar BPMN-diagrammen
En voor meer training en informatie over Mavim en het modelleren van BPMN, kun je de Mavim Micro Learnings op BPMN volgen in jouw Mavim Academy.

Voor architecten die hun kennis van ArchiMate® in Mavim willen verbreden of als introductie van ArchiMate® bij andere geïnteresseerden en belanghebbenden binnen de organisatie, is hier een overzicht van demovideo's en trainingsmateriaal die je zullen helpen jouw kennis van ArchiMate® in Mavim verder te verdiepen.

Training ArchiMate® in Mavim Academy
Dit is een ArchiMate® training gebaseerd op de nieuwste versie van ArchiMate® 3.1.  ArchiMate® is beveiligde inhoud. We leggen uit hoe je ArchiMate® modelleert in Mavim met veel handige tips en trucs om het modelleren nog eenvoudiger te maken.
 
Mavim YouTube - ArchiMate® Business Demo (BPM & IT Portfolio Management)
Dit is een recent voltooide demofilm speciaal voor architecten om aan te geven hoe zij de architectuur in Mavim goed kunnen verbinden met de business, in dit geval BPM en ITPM. Voor mensen uit de business die samenwerken met architecten is dit ook een interessante demofilm. 
 
Mavim YouTube - ArchiMate® Technische Demo (voor architecten)
Deze demofilm is vooral bedoeld voor architecten als eerste kennismaking met modelleren met ArchiMate® in Mavim. Eigenlijk is het een snel overzicht van de totale opleiding in de Academy.  Er zitten ook een aantal leuke en handige tips &tricks in.

Mavim YouTube - Wat is Enterprise Architecture?
Deze toegankelijke korte film is voor niet-architecten om het belang van architectuur in Mavim uit te leggen. 

 
Mavim YouTube - Enterprise Architectuur in brede zin
Deze film is een verdieping en verbreding van de vorige film, je leert nog meer hoe architectuur en business kunnen samenwerken. Vergt iets meer begrip van de kijker dan de vorige film en is ook geschikt voor architecten.
 
Mavim Website - Mavim & ArchiMate® (Business & IT)
Landingspagina met algemene informatie over Mavim & ArchiMate®.

In deze nieuwsbrief willen we je attent maken op twee belangrijke functies in de Portal die in 2022 zijn uitgebracht.
 

Portal en huidige release

Met de huidige versie van de release hebben we een nieuwe mijlpaal voor Mavim. 
De Portal had enkele hoogtepunten die we graag willen delen:

1. De versie-agnostische taken 
   De gebruikerservaring verandert met het afdrukdialoogvenster, wat van invloed kan zijn op de prestaties.
2. Toggle/ Focus-modus op Portal

Details zijn hier te lezen.

Roadmap updates

In vervolg op de vorige editie van de product nieuwsbrief waar we informatie over de portalrichting en thema's hebben verstrekt. 

Dagelijks inventariseren we feedback en zoeken over de hele linie naar mogelijkheden om onderdelen te verbeteren en nieuwe features te ontwikkelen.
 

Schalen (Scale)
Het Portalteam heeft de aanpassingen voor het systeem voltooid om het klaar te maken voor grotere aantallen gebruikers. We zijn in de laatste fase van tests op schaalbaarheid met Kubernetes. 

Ondersteunen (Sustain)
Tal van verbeteringen in bruikbaarheid en onderhoud zijn door het team afgehandeld, waarvan enkele hieronder vermeld worden:

1. Versie-agnostische taken
2. Focus-/schakelmodus
3. Bruikbaarheidsinstelling voor het weergeven/verbergen van de subonderwerppictogrammen
4. Bruikbaarheidscorrecties op de exports

Convergeren (Converge)
Er is een nauwe samenwerking geweest met het iMprove-team bij het implementeren van de verbruiksfuncties van de Portal op iMprove.
Enkele succesgebieden die in iteratieve ontwikkeling zijn en in de komende maanden in openbare release beschikbaar zullen zijn, zijn: 

• Mogelijkheid om alleen-lezen gebruikers voor versies te verbeteren, zodat ze alleen door het voltooide pakket kunnen navigeren. 

Veel andere samenwerkingsmogelijkheden bevinden zich in een geweldige iteratieve ontwikkeling die een naadloze overgang van de Portal naar de iMprove-ervaring mogelijk maakt.

Het Mavim Connect Center wordt voortdurend geïnnoveerd om onze klanten/partners een standaard ervaring te bieden. Een typische customer journey met het Mavim Connect Center illustreren we hieronder: 
 

Wat komt eraan?
Het Mavim Connect Center is op zoek naar de nieuwste functies naar onze klanten/partners. Hier is een overzicht van wat je kunt verwachten:

• Auditlogboek
  Hoewel de functie momenteel in ontwikkeling is, is de functie voor het auditlogboek een add-onfunctie. Voor klanten die de add-on hebben aangeschaft, stelt de auditlogboekfunctie in het McC de beheerders van Mavim Connect Center in staat om de functie in of uit te schakelen. 
  
  De voordelen van de functies stellen onze klanten in staat om kwaliteits- en nalevingsnormen te promoten. We zullen de functie binnenkort op de markt brengen. 
   
• Meerdere partners werken in de Mavim-database
  Momenteel biedt het Mavim Connect Center de mogelijkheid om één partner toe te voegen om bij te dragen aan het bouwen van assets en content in Mavim. Binnenkort biedt het Mavim Connect Center de mogelijkheid om samen te werken met meerdere implementatiepartners. 
   
• iMprove Gebruikersbeheer
  Vanuit het Mavim Connect Center kan een MCC-beheerder gebruikers onboarden en databasetoegang beheren. In de komende releases zullen we de mogelijkheid bieden om gebruikers te verwijderen en meerdere gebruikers in staat te stellen de toegang te beheren en gebruikers aan boord te nemen. 
   
• Parallelle publicatie
  In de nabije toekomst zullen we de mogelijkheid bieden om inhoud te publiceren naar de Mavim Portal vanuit het Mavim Connect Center. Meerdere parallelle versies kunnen worden gepubliceerd vanuit het Mavim Connect Center. Het voordeel van deze functie is dat je de Mavim Manager blijft gebruiken terwijl je inhoud publiceert op de Mavim Portal. 
   
• Gebruikershandleiding
  We werken aan het brengen van een context gebaseerde begeleide ervaring naar het Mavim Connect Center. Op basis van de rol en actie van de gebruiker wordt de gebruiker in opeenvolgende stappen begeleid om die taak uit te voeren. Dit zal de ervaring van onze klanten/partners die interactie hebben met het Mavim Connect Center aanzienlijk verbeteren. 

Een groot deel van jouw process mining-inspanningen bevindt zich in de fase voor het maken van gebeurtenislogboeken. Er zijn verschillende transformatie- en connectorpakketten voor gebeurtenislogboeken beschikbaar die als een snelle start kunnen worden gebruikt. Dit zal helpen om sneller inzichten te genereren en jouw query uit te breiden om jouw process mining-resultaten te verrijken. Meer transformatie- en connectorpakketten worden ontwikkeld tot 2023; de volgende pakketten zijn momenteel beschikbaar:

• Order to Cash (O2C) voor D365 F&O
• Procure to Pay (P2P) voor D365 F&O
• Order to Cash (O2C) voor Dynamics GP
• Procure to Pay (P2P) voor Dynamics GP

De volgende pakketten worden verwacht:

• Lead to Opportunity voor Salesforce
• Lead to Order voor D365 CRM
• Project / product development cycles voor Azure DevOps
• Connector to Azure Data Lake
• Connector to Apache Hadoop

Neem contact op met jouw Mavim-contactpersoon om meer informatie aan te vragen.

Process Analytics templates
Naast het feit dat we momenteel out-of-the-box transformatiepakketten faciliteren voor het maken van jouw gebeurtenislogboek, werken we momenteel aan out-of-the-box procesanalysesjablonen. Met deze sjablonen kun je vooraf gebouwde procesanalysedashboards selecteren die de meest voorkomende onderzoeksinzichten en doelstellingen per procesgebied mogelijk maken. 

Process Analytics templates:

• Order to Cash
• Procure to Pay
• Lead to Opportunity
• Shipment and delivery analysis
   

Updates over micro-learnings
Naast het uitgebreide trainingscurriculum voor nieuwe gebruikers van het Mavim Platform in alle rollen en op verschillende niveaus, hebben we de Mavim Academy flexibeler en praktischer gemaakt om alle soorten gebruikers te helpen het beste uit ons platform te halen. 

Opfriscursussen 
bevatten alle cursussen die zijn opgenomen in het normale curriculum, maar dan in kleinere stukken of ‘chunks’. 

Je kunt ze gebruiken om je kennis op te frissen nadat je een cursus hebt gevolgd.

Het is ook perfect om deze te volgen wanneer je tijdens het werk meer kennis opdoet en een meer hands-on benadering wilt volgen door de kennis tot je te nemen wanneer je het echt nodig hebt.

Misschien hoef je slechts een paar zeer specifieke vaardigheden in Mavim te leren om het Mavim-landschap van jouw organisatie te helpen onderhouden.

Misschien ben je degene in jouw organisatie die de kennis van andere Mavim-gebruikers coördineert en moet je een paar hands-on activiteiten uitleggen aan je gebruikers, in combinatie met de kennis die ze nodig hebben.

Dit zijn slechts een paar situaties die we ons kunnen voorstellen waarbij je baat kunt hebben van het gebruik van opfriscursussen. 

Microlearning cursussen 
behandelen een breed scala aan onderwerpen die als inspiratie kunnen dienen voor ervaren gebruikers door nieuwe vaardigheden aan te leren die geen deel uitmaken van het reguliere cursusportfolio, bijvoorbeeld: Dynamische links
of 
door op een heel praktische manier in te zoomen op een breder onderwerp door use casevoorbeelden te geven, bijvoorbeeld: Visio Import
maar ook voor nieuwe gebruikers, bijvoorbeeld met deze Quick Start Guide

Workshops
Om zelfsturend leren nog een stap verder te brengen, bieden we workshops aan in de Mavim Academy. De workshops zijn ontworpen om je door het proces van een grote taak te leiden en je te leren terwijl je werkt. Ze bevatten video's die je relevante vaardigheden, context, begeleiding en praktische oefeningen bijbrengen, met als resultaat de uitvoering van een grote taak die je anders misschien veel meer tijd had gekost.

• Design in Mavim - Online Workshop
• Business Process Management in Mavim – Online Workshop
   

Integreer jouw bedrijfsapplicaties met je Mavim-oplossingen met behulp van het Microsoft Power Platform

Tot voor kort was het maken van content in Mavim alleen mogelijk door handmatige interferentie. Procesontwerpers, IT-specialisten of enterprise architecten moesten naar Mavim gaan en contentstructuren creëren. Door het handmatig te maken of door op de importknop te klikken om een Visio-bestand, Word-document of Excel-blad te importeren. Zodra je een inhoudsstructuur in Mavim hebt gemaakt, publiceer je die naar de Mavim Portal, zodat de hele organisatie die informatie tot zich kan nemen en kan gebruiken. 

Mavim heeft nu zijn API gelanceerd. Deze API maakt het mogelijk om niet alleen mensen content te laten maken en gebruiken in Mavim, content in Mavim kan nu ook gemaakt en gebruikt worden door elke bedrijfsapplicatie in jouw organisatie. Dat biedt enorm veel mogelijkheden. En deze mogelijkheden zijn niet alleen voor jouw hardcore ontwikkelaars. Boven op de API heeft Mavim ook een Microsoft Power Platform-connector toegevoegd. Het beschikbaar maken van de API in het veel eenvoudiger te gebruiken low code / no code platform van Microsoft. Gebruikers met een beetje een IT-mindset kunnen nu apps en workflows maken die inhoud gebruiken die afkomstig is van Mavim of inhoud schrijven, importeren en synchroniseren die afkomstig is van andere bedrijfstoepassingen. Het mooie van het Power Platform is dat het bouwen van een flow die aansluit op verschillende applicaties, wat vroeger erg moeilijk was, nu een fluitje van een cent is.

De meeste klanten zien Mavim als de 'Single source of truth' voor hun bedrijfsprocessen en in veel gevallen ook voor gerelateerde thema's zoals Strategie, Doelen & KPI's of Governance, risk & compliance of voor het visualiseren van je gehele IT-landschap. Denk nu eens aan de mogelijkheden die ontstaan wanneer deze 'Single source of truth' toegankelijk is voor eenvoudig te bouwen (Power) apps en voor jouw bestaande bedrijfsapplicaties. We hebben vier categorieën van mogelijke use cases voor de API gedefinieerd.

Uitbreiden en uitvoeren
Omdat content in Mavim wordt gezien als 'the single source of truth', is het belangrijk om die content zo nu en dan te valideren, te beoordelen of goed te keuren. Dit betekent dat iemand de informatie in Mavim moet controleren. Misschien zelfs een vragenlijst of een scorecard invullen om de uitkomsten van jouw validatie of beoordeling te registreren. En omdat we het allemaal druk hebben, wil je waarschijnlijk een melding ontvangen en een soort taak toegewezen krijgen wanneer het tijd is om deze validatie uit te voeren. Mavim biedt hiervoor enkele basisfunctionaliteiten in de Mavim Portal, maar met het gebruik van het Power Platform kun je dit uitbreiden naar elke vorm die past bij jouw manier van werken. Bijvoorbeeld door meldingen te verzenden in Teams of door speciale scorecards en vragenlijsten te maken of door een beoordelingsapp te maken die een gebruiker in de verschillende stappen routeert om een proces, risico, toepassing of ander type informatie dat je in Mavim beheert, te valideren. 

Business process automation
Mavim wordt vaak gebruikt om de 'one way of working' in een organisatie te definiëren. Voor processen die we elke dag uitvoeren, hoeven we dit niet op te zoeken. Maar voor nieuwe medewerkers of processen die we niet vaak uitvoeren kan het handig zijn om in Mavim te kijken hoe een bepaald proces wordt uitgevoerd. In het digitale transformatietraject streven we ernaar om zoveel mogelijk te automatiseren. Juist omdat wij mensen ervaren zijn en dus niet elke dag hoeven te overleggen hoe een proces wordt uitgevoerd, moet een automatisering, of een robot zoals we deze moderne automatiseringen graag noemen, precies weten wat te doen. Met de Mavim API kunnen bedrijfsapplicaties nu 'verteld' worden om in Mavim op te zoeken hoe een bepaald bedrijfsproces is ingericht. Neem bijvoorbeeld een typische Power App zoals een onkostendeclaratie-app. Eenvoudig te gebruiken op je mobiel, maak automatisch een foto van een ontvangstbewijs. Het proces voor het declareren van onkosten is gedefinieerd in Mavim. Er staat bijvoorbeeld in dat als je kosten hoger zijn dan € 50,- je goedkeuring nodig hebt van je lijnmanager. Door gebruik te maken van de Mavim API kan deze onkostendeclaratie app nu real-time in Mavim checken wat die limiet is. Op deze manier definieert je je bedrijfslogica binnen jouw processen en kunnen jouw bedrijfsapplicaties die logica gebruiken. 

Gegevens synchroniseren
Het importeren en exporteren van gegevens in en uit Mavim betekende altijd dat je een tussenliggend bestandsformaat nodig had. Dit kan Excel, Word, Visio, XML, etc. zijn. Nu kun je met de Mavim API en de Microsoft Power Platform-connector gegevens synchroniseren tussen systemen. Als je jouw toepassingen beheert in je CMDB (zoals ServiceNow of TOPdesk) en je wilt jouw toepassingen ook in Mavim hebben, zodat je ze kunt relateren aan de processen waarin ze worden gebruikt, maak je een Power Automate-stroom die jouw toepassing synchroniseert tussen je CMDB en Mavim. Op dezelfde manier kun je dit doen voor de rollen en functies in jouw organisatie. Synchroniseer ze tussen je HR- of identiteitsbeheersysteem en Mavim. Wanneer je je projectportfolio in Mavim beheert, kun je projecten relateren aan bedrijfsdoelen en -doelstellingen en Azure DevOps gebruiken voor de uitvoering van jouw projecten, jouw lijst met projecten synchroniseren van Mavim naar Azure DevOps. 

Governance & Compliance
De trend om zoveel mogelijk te automatiseren brengt een valkuil met zich mee dat je het inzicht verliest van alle apps die in verschillende delen van de organisatie worden gebouwd en gebruikt. Organisaties gebruiken Mavim al om al hun bedrijfsapplicaties te beschrijven en te beheren. Mavim geeft vervolgens het overzicht van alle applicaties en hoe deze worden gebruikt binnen de bedrijfsprocessen. Dit applicatielandschap zou zelfs van meer waarde zijn wanneer ook rekening wordt gehouden met alle moderne low code / no code automatiseringen. Dit proces kan zelfs geautomatiseerd worden. Het is vrij eenvoudig om een workflow te bouwen die herkent wanneer nieuwe Power Platform-apps en -stromen worden gebouwd. Deze stroom creëert vervolgens automatisch een vermelding in het applicatielandschap in Mavim. Het stuurt ook een melding naar de eigenaar van de app of flow om wat gebruiksinformatie in te vullen. Zo houd je je totale applicatielandschap up-to-date.