Intranet

Inhoud Het intranet is voor de meeste bedrijven de digitale bron om relevante content in welke vorm dan ook te delen. Het is dé plek om medewerkers binnen de organisatie te verbinden en een 'kennisknooppunt' te faciliteren. Medewerkers gebruiken het intranet bij het zoeken naar antwoorden, het plaatsen van vragen voor anderen om op te reageren, het lezen van bedrijfsnieuws en om in contact te komen met collega's. Het moet de gebruikers in staat stellen hun werk efficiënt en effectief uit te voeren. Maar het bouwen van een succesvol intranet is niet eenvoudig. Zonder een duidelijke visie en begeleiding over wat het intranet zou moeten bieden, krijg je een product dat niet past bij het beoogde doel.   Dit zijn enkele veelvoorkomende fouten bij het bouwen van een intranet:   1. Zoekfunctie negeren  Gebruikers vragen om meer interactieve zoekmogelijkheden om informatie te vinden. Bij het bladeren door het intranet vinden ze snel de zoekbalk om de relevante sleutelwoorden in te typen om hun informatie te vinden. Gebruikers hebben simpelweg geen tijd om onderzoek te doen en door elke pagina van het intranet te bladeren om de informatie te vinden waarnaar ze op zoek zijn. Het intranet is van weinig waarde als gebruikers de relevante content niet meteen kunnen vinden. Intranetten categoriseren en clusteren hun zoekresultaten meestal, maar meestal tonen de zoekresultaten ongestructureerde en grote hoeveelheden irrelevante resultaten voor de gebruiker. Het advies is om metadata te registreren over het soort content dat op intranet beschikbaar is.   2. Feedback van gebruikers negeren  Intranetten kunnen op elke manier of vorm worden geconfigureerd, wat een voordeel is. Het moet echter duidelijk vorm krijgen op basis van de input en feedback van de primaire gebruikers. Dit is uiteindelijk jouw belangrijkste doelgroep. Het ontwerp, de lay-out en de functionaliteiten moeten aansluiten bij wat de gebruikers verwachten. Het moet passen bij wat logisch is voor de gebruikers, en niet alleen voor de technische mensen die het configureren. Als gebruikers het intranet niet intuïtief begrijpen of het moeilijk vinden om ermee te werken, zullen gebruikers uiteindelijk redenen vinden om er niet mee te werken. Regelmatig afstemmen met jouw gebruikersgroepen om feedback en gebruikerservaring te verzamelen, zal dus helpen om het intranet naar het beoogde resultaat te sturen.   3. Geen verfrissende inhoud Intranet moet een dynamisch platform zijn. Hetzelfde geldt voor de inhoud die hier wordt weergegeven. De inhoud moet actief worden onderhouden door de eigenaren. De gebruikers moeten het gevoel krijgen dat de informatie betrouwbaar is en regelmatig wordt bijgewerkt. Intranet is de belangrijkste bron voor up-to-date informatie. Het vereist dus een actieve toewijding om de inhoud actueel en relevant te houden voor zijn gebruikers.   4. Geen training voor gebruikers De relevantie van je intranet is in handen van de contenteigenaren en zijn gebruikers. Dit betekent dat gebruikers die met het intranet werken, de juiste vaardigheden nodig hebben om het te vinden. Het simpelweg verstrekken van een login op het intranet is niet voldoende. Aangezien het intranet voortdurend in ontwikkeling is, moeten gebruikers een degelijke training krijgen in het gebruik ervan. Je moet er niet van uitgaan dat gebruikers die het intranet wel begrijpen en weten te gebruiken, dit automatisch aan hun medegebruikers vertellen en hen trainen. Creëer een gepaste aanpak voor continue training en ondersteuning. Door deze aanpak zal de organisatie haar investering terugverdienen en het intranet voor de organisatie laten werken, in plaats van achter te blijven bij de organisatie.   5. Gebrek aan ambassadeurs binnen de organisatie Jouw organisatie dient te streven naar een groep gebruikers van je intranet die als ambassadeurs kunnen worden gezien. Vanuit hun eigen ervaring met het intranet kunnen zij anderen inspireren. Deze ambassadeurs staan doorgaans een niveau dichter bij de daadwerkelijke gebruikers en kunnen het gebruik van het intranet op een persoonlijker niveau bepleiten. Zonder ambassadeurs te hebben, sta je meestal tegen elkaar. De intranet-implementeerders en de gebruikers van de organisatie. Ambassadeurs vormen een essentiële schakel tussen de twee. De rol van de ambassadeur is bi-directioneel. Enerzijds zijn ambassadeurs in staat om actief met alle gebruikers in de organisatie te communiceren om te benadrukken hoe het intranet en zijn functionaliteiten gebruikt kunnen worden. Aan de andere kant leveren ambassadeurs actief input over waar het intranet kan worden verbeterd op basis van hun engagement met de gebruikers van de organisatie.   Ben je benieuwd hoe het Mavim Platform kan worden gekoppeld aan jouw intranet? Neem gerust contact met ons op.   Auteur: Thomas Littooij, Value Engineer bij Mavim