Overslaan en naar de inhoud gaan

SharePoint

Goed, Gastvrij, Goedkoop & Groen: zo werkt Pensioenfonds Horeca & Catering
Inhoud In dit artikel vertelt Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering over hoe zij met haar collega’s binnen deze organisatie Mavim inzetten. Margreet werkt sinds 2018 bij het pensioenfonds en kenmerkt het als een moderne, sociale en groene organisatie. Centraal staat het creëren van zo mogelijk waarde tegen zo laag mogelijke kosten voor de deelnemer. Goed, Gastvrij, Goedkoop en Groen zijn dan ook de kernwaarden van Pensioenfonds Horeca & Catering. MAVIM: ZO WERKEN WIJ! Binnen Pensioenfonds Horeca & Catering gebruiken we Mavim op dit moment voor twee zaken; het vormgeven en borgen van de IT-architectuur en het vastleggen van de bedrijfs- en werkprocessen en de daaraan gerelateerde beheersingsmaatregelen t.b.v. ISO- en ISAE-certificering. Voor ik daar verder op in ga, eerst een belangrijk aspect van het gebruik van Mavim: het draait om teamwork. Door de structuur die Mavim biedt kan je in principe alles aan alles koppelen. Nut en noodzaak bepalen of je dat ook daadwerkelijk doet en dat bepaal je samen. Mavim wordt binnen Pensioenfonds Horeca & Catering actief onderhouden door zes collega’s vanuit de drie units Finance & Control, Data & Technologie en Business Development. Finance & Control is verantwoordelijk voor risk en control en alle certificeringen, en onderhoudt samen met de serviceconsultants van Business Development de werkprocessen. De architecten onderhouden met behulp van Mavim de bedrijfsarchitectuur (vanuit Business Development) en de IT-architectuur (vanuit Data & Technologie). De overige medewerkers maken gebruik van de Mavim Portal die Zo werken wij heet en die direct benaderbaar is vanuit ons intranet op SharePoint. Als je voor Zo werken wij kiest zie je direct het startscherm van de Mavim Portal: MAVIM NAAR DE CLOUD Pensioenfonds Horeca & Catering is vanaf 2020 gestart met het stapsgewijs migreren van applicaties en in sommige gevallen ook volledige processen, naar de publieke cloud. Wij doen dit omdat we geloven in de vernieuwende mogelijkheden die steeds meer vanuit de cloud worden geleverd. Daarnaast willen we met onze IT kunnen op- en afschalen waar dat kan. Mavim was na de introductie van Office365 een van de eerste migraties naar onze cloud omgeving. De reden hiervan was vooral de mogelijkheid die de nieuwe portal van Mavim bood, vermindering van de technische beheerlast en het feit dat we bijna kostenneutraal over konden gaan. Onze ervaringen met de overstap naar de Mavim Cloud zijn positief. We merken dat de portal echt meerwaarde biedt. Door meer gebruik te maken van “plaatjes” vinden de gebruikers van de portal beter hun weg door de informatie die Mavim in zich heeft. We hebben zelf veel werk gestoken in het maken van nieuwe vrije schema’s en hebben soms de boomstructuur in de Mavim Manager aangepast op de navigatie. Wel moesten we nadenken over het gebruik van de licenties die in de cloud iets anders zijn gepositioneerd. Zo wordt het publiceren nu volledig uitgevoerd door eindgebruikers en niet meer door de functioneel beheerder. Elke twee weken wordt de portal ververst met een nieuwe publicatie, dat kost ons ongeveer een uur en daarmee blijven we actueel. TIP 1 Denk van tevoren goed na over het navigatie schema van de portal en schrijf dit uit. Dit schema hoeft niet één op één te lopen met de boomstructuur van de Mavim Manager. Vaak geeft de indeling van de Manager database wel “haakjes” voor een indeling en je kunt zelf via vrije schema’s klikbare menu’s van plaatjes maken. Ons klikbare organisatieschema bijvoorbeeld ziet er als volgt uit: TIP 2 De vrije schema’s worden het visitekaartje van de Mavim portal. Zorg ervoor dat ze er goed uit zien, let op uitlijning, kleurgebruik en lettertype en stem ze onderling op elkaar af. Laat er zo nodig iemand met een beetje verstand van grafisch ontwerp of userinterface design naar kijken. MAVIM ALS ENTERPRISE ARCHITECTUUR TOOL Pensioenfonds Horeca & Catering zet Mavim in als primaire tooling voor IT-architectuur. Dit houdt in dat we gebruik maken van een bedrijfsbrede repository met o.a. processen, organisatie-eenheden, bedrijfsobjecten, applicaties en interfaces die we eenvoudig kunnen gebruik in ArchiMate 3.0 schema’s. ArchiMate is een veelgebruikte standaard als het gaat om weergave van architectuurschema’s, het is een wereldwijde “taal” voor architecten. Voor degenen die deze taal niet zo goed verstaan, maken we meer “free format” modellen. Door het gebruik van vrije schema’s waarin je dezelfde items uit de repository gebruikt, kan dit in Mavim ook heel goed. Het voordeel is dat als een item wijzigt, bijvoorbeeld door een organisatiewijziging, dit direct in alle platen waar dit item is opgenomen, wordt gewijzigd. Links het hoofdmenu voor Bedrijfsarchitectuur. Rechts het menu wat je krijgt als je kiest voor Klanten & Dienstverlening. Al deze vrije schema’s zijn gemaakt in Microsoft Visio en zijn opgebouwd met items uit de Mavim repository. De logo’s komen uit Microsoft PowerPoint, deze zien er wat strakker uit dan wat Visio default aanbiedt. Overigens ben je vrij in het invoegen van plaatjes dus je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Voor de architecten onder de lezers: Pensioenfonds Horeca & Catering werkt met het Novius raamwerk voor het in kaart brengen van transformaties die nodig zijn om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Je ziet in het plaatje links de onderdelen van dit raamwerk met klikbare links. Nog niet alles is opgenomen in Mavim, zoals het portfoliomanagement, dit is wellicht iets voor de toekomst. Het combineren van vrije schema’s waarbij je kunt doorklikken naar ArchiMate schema’s ziet er als volgt uit (dit is een voorbeeld met het bedrijfsprocesmodel): Je ziet nu waarom kleurgebruik in de schema’s relevant is, je kan er onbedoeld een kermis van maken als je niet van tevoren bedenkt welke schema’s naast elkaar getoond gaan worden. MAVIM IN DE TOEKOMST We hebben zeker nog plannen voor uitbreidingen binnen Mavim. Naast het portfolio management wat ik al noemde, hebben we een module voor AVG die nog ingericht gaat worden en kunnen we nog beter gebruik van de procesflows en rapportagemogelijkheden die Mavim aanbiedt. OVER HET BEDRIJF Pensioenfonds Horeca & Catering: Samen waardevol, nu en later  Wij zijn Pensioenfonds Horeca & Catering. Het pensioenfonds voor en ván alle werknemers en werkgevers in de sectoren horeca en contractcatering. Eind 2019 telden wij ruim 1,3 miljoen (ex-) werknemers en 40.000 werkgevers die bij ons zijn aangesloten. Het belegd vermogen van het pensioenfonds bedraagt € 12,6 miljard (eind 2019). Sinds 1963 beheren en verzorgen wij de pensioenen van harde werkers in een branche waar het draait om goede service en gastvrijheid. Dit doen wij met zo’n 140 betrokken collega’s zo eenvoudig en goedkoop mogelijk. Want hoe slimmer wij het nu regelen, hoe meer er overblijft voor een goed pensioen later. Het liefst duurzaam en groen, omdat wij ook oog hebben voor onze omgeving. Dit alles onder het motto: Samen waardevol, nu en later. Auteur: Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering Meer weten over Pensioenfonds Horeca & Catering? Download hier de klantcase!
Veelgemaakte fouten bij het implementeren van een intranet
Inhoud Het intranet is voor de meeste bedrijven de digitale bron om relevante content in welke vorm dan ook te delen. Het is dé plek om medewerkers binnen de organisatie te verbinden en een 'kennisknooppunt' te faciliteren. Medewerkers gebruiken het intranet bij het zoeken naar antwoorden, het plaatsen van vragen voor anderen om op te reageren, het lezen van bedrijfsnieuws en om in contact te komen met collega's. Het moet de gebruikers in staat stellen hun werk efficiënt en effectief uit te voeren. Maar het bouwen van een succesvol intranet is niet eenvoudig. Zonder een duidelijke visie en begeleiding over wat het intranet zou moeten bieden, krijg je een product dat niet past bij het beoogde doel.   Dit zijn enkele veelvoorkomende fouten bij het bouwen van een intranet:   1. Zoekfunctie negeren  Gebruikers vragen om meer interactieve zoekmogelijkheden om informatie te vinden. Bij het bladeren door het intranet vinden ze snel de zoekbalk om de relevante sleutelwoorden in te typen om hun informatie te vinden. Gebruikers hebben simpelweg geen tijd om onderzoek te doen en door elke pagina van het intranet te bladeren om de informatie te vinden waarnaar ze op zoek zijn. Het intranet is van weinig waarde als gebruikers de relevante content niet meteen kunnen vinden. Intranetten categoriseren en clusteren hun zoekresultaten meestal, maar meestal tonen de zoekresultaten ongestructureerde en grote hoeveelheden irrelevante resultaten voor de gebruiker. Het advies is om metadata te registreren over het soort content dat op intranet beschikbaar is.   2. Feedback van gebruikers negeren  Intranetten kunnen op elke manier of vorm worden geconfigureerd, wat een voordeel is. Het moet echter duidelijk vorm krijgen op basis van de input en feedback van de primaire gebruikers. Dit is uiteindelijk jouw belangrijkste doelgroep. Het ontwerp, de lay-out en de functionaliteiten moeten aansluiten bij wat de gebruikers verwachten. Het moet passen bij wat logisch is voor de gebruikers, en niet alleen voor de technische mensen die het configureren. Als gebruikers het intranet niet intuïtief begrijpen of het moeilijk vinden om ermee te werken, zullen gebruikers uiteindelijk redenen vinden om er niet mee te werken. Regelmatig afstemmen met jouw gebruikersgroepen om feedback en gebruikerservaring te verzamelen, zal dus helpen om het intranet naar het beoogde resultaat te sturen.   3. Geen verfrissende inhoud Intranet moet een dynamisch platform zijn. Hetzelfde geldt voor de inhoud die hier wordt weergegeven. De inhoud moet actief worden onderhouden door de eigenaren. De gebruikers moeten het gevoel krijgen dat de informatie betrouwbaar is en regelmatig wordt bijgewerkt. Intranet is de belangrijkste bron voor up-to-date informatie. Het vereist dus een actieve toewijding om de inhoud actueel en relevant te houden voor zijn gebruikers.   4. Geen training voor gebruikers De relevantie van je intranet is in handen van de contenteigenaren en zijn gebruikers. Dit betekent dat gebruikers die met het intranet werken, de juiste vaardigheden nodig hebben om het te vinden. Het simpelweg verstrekken van een login op het intranet is niet voldoende. Aangezien het intranet voortdurend in ontwikkeling is, moeten gebruikers een degelijke training krijgen in het gebruik ervan. Je moet er niet van uitgaan dat gebruikers die het intranet wel begrijpen en weten te gebruiken, dit automatisch aan hun medegebruikers vertellen en hen trainen. Creëer een gepaste aanpak voor continue training en ondersteuning. Door deze aanpak zal de organisatie haar investering terugverdienen en het intranet voor de organisatie laten werken, in plaats van achter te blijven bij de organisatie.   5. Gebrek aan ambassadeurs binnen de organisatie Jouw organisatie dient te streven naar een groep gebruikers van je intranet die als ambassadeurs kunnen worden gezien. Vanuit hun eigen ervaring met het intranet kunnen zij anderen inspireren. Deze ambassadeurs staan doorgaans een niveau dichter bij de daadwerkelijke gebruikers en kunnen het gebruik van het intranet op een persoonlijker niveau bepleiten. Zonder ambassadeurs te hebben, sta je meestal tegen elkaar. De intranet-implementeerders en de gebruikers van de organisatie. Ambassadeurs vormen een essentiële schakel tussen de twee. De rol van de ambassadeur is bi-directioneel. Enerzijds zijn ambassadeurs in staat om actief met alle gebruikers in de organisatie te communiceren om te benadrukken hoe het intranet en zijn functionaliteiten gebruikt kunnen worden. Aan de andere kant leveren ambassadeurs actief input over waar het intranet kan worden verbeterd op basis van hun engagement met de gebruikers van de organisatie.   Ben je benieuwd hoe het Mavim Platform kan worden gekoppeld aan jouw intranet? Neem gerust contact met ons op.   Auteur: Thomas Littooij, Value Engineer bij Mavim  

Copyright © 2024 Mavim B.V.