rijksoverheid

Inhoud Woensdag 15 september was ik te gast bij het iBestuur congres 2021 in de Fokker Terminal te Den Haag! Allereerst was het ontzettend fijn weer eens een fysiek evenement bij te wonen. De plenaire sessies vonden plaats in een prachtige tv-studio mét publiek, wat de interactie en de sfeer ten goede kwam! Tijdens de verschillende sessies van het congres werd des te meer duidelijk dat verdere digitalisering en informatisering noodzakelijk zijn voor de goed functionerende overheid, maar zijn de inzet en uitvoering hiervan een grote uitdaging. Toch werd gedurende de dag duidelijk dat integraliteit en samenwerking een belangrijk voorwaarde zijn om technologische innovatie toe te passen bij het verbeteren van de dienstverlening. Onder leiding van dagvoorzitter Ruben Maes debatteerden André Bosman, tot maart 2021 Tweede Kamerlid voor de VVD en in die hoedanigheid Voorzitter Tijdelijke commissie Uitvoeringsorganisaties, Loes Mulder, secretaris-generaal van het Ministerie van SZW, Jaap Smit, commissaris van de Koning in Zuid-Holland en voorzitter van IPO, en Franc Weerwind, burgemeester van Almere en voorzitter van de VNG-commissie Informatiesamenleving, over het herstel van de relatie tussen overheid en samenleving, en de rol van digitalisering hierin.   Digitalisering is een must! Aan tafel was iedereen het er wel over eens dat digitalisering een wezenlijk en zeer belangrijk component is om te voldoen aan de doelstellingen van overheden om hun dienstverlening vorm te kunnen geven en uit te voeren met als uitgangspunt het centraal stellen van de burger. De vraag die meteen opkomt is echter hoe. Op het gebied van digitalisering is dit bijna paradoxaal te noemen, aangezien de puur technologische ontwikkelingen blijkbaar sneller lijken te gaan dan het daadwerkelijke gebruik van technologieën. Een voorbeeld hiervan is het veilige gebruik van technologie en digitale hulpmiddelen. Een kleine anekdote om het probleem te duiden dat aan tafel werd verteld was het opsporen van digitale criminelen door de politie. De opsporingsmiddelen, veelal bestaande uit technologische hulpmiddelen, zijn vaak zo gecompliceerd dat men niet altijd weet hoe deze op de juiste manier te gebruiken. Daarnaast dient bijvoorbeeld wet- en regelgeving op het gebied van privacy, zoals de AVG, nageleefd te worden. De digitale wereld verschilt hierin misschien niet met de ‘echte’ wereld, maar het informatieverkeer tussen beide werelden wordt op deze manier alsmaar complexer. Als oplossing hiervoor werd een ministerie voor digitale zaken geopperd. Het realiseren van een dergelijk ministerie zou ervoor zorgen dat er eenduidig beleid kan worden geformuleerd en gevoerd op het gebied van digitale zaken binnen de overheid (én daarbuiten) om bij te dragen aan overstijgende doelstellingen van verschillende ministeries. Keerzijde is dat de verantwoordelijkheid bij verschillende ministeries komt te liggen, waar nu een enkel ministerie politiek verantwoordelijk kan worden gehouden bij falend beleid en IT een puur ondersteunende rol vervult.     Digitaal leiderschap In de volgende sessie werd er gesproken over digitaal leiderschap in de publieke sector door Martiene Branderhorst, algemeen directeur bij de Gemeente Den Haag, Gerdine Keijzer-Balde, plaatsvervangend SG bij het Ministerie van EZK en Nienke Weegink, directeur CIO-office en integrale veiligheid bij het Ministerie van SZW. Dit was een mooie vervolgstap op de voorgaande discussie over hoe digitalisering binnen de overheid vorm te geven. Ook bij dit tweede gesprek werd benadrukt dat doelen en waarde van de publieke sector, zoals een optimale en efficiënte dienstverlening, centraal gesteld dienen te worden waarbij techniek ondersteunend is. Dit betekent dat bij de ontwerpfase voor technische ondersteuning van beleid niet alleen de IT-afdeling betrokken moet zijn, maar juist alle afdelingen die betrokken zijn bij het vormgeven en de uitvoering van beleid.  Tijdens de laatste plenaire sessie kwam wederom de vraag aan bod hoe technologie in de bedrijfsvoering toe te passen, dit keer echter meer op organisatieniveau. Technologische innovatie zou een integraal onderdeel moeten zijn van de bedrijfsvoering, wat automatisch betekent dat ook processen en cultuur binnen de organisatie moeten worden aangepast. Leidend zou hierbij de behoefte van de gebruiker moeten zijn om je applicatie- en proceslandschap zo goed mogelijk in te richten kunnen. De discussie zou op deze manier niet moeten gaan over technologie, maar over de oplossing die deze met zich meebrengt.   De impact van technologie en de kracht van process mining Het was een zeer inspirerende dag, waarbij de belangrijke rol van IT en technologie maar weer eens werd benadrukt. Mavim heeft ook een mooie bijdrage geleverd tijdens het congres door tijdens een college te laten zien hoe je met inzicht en overzicht in je processen, technologie en werknemers sturing kan geven aan de inzet van technologische innovaties en hoe deze bijdragen (of juist niet!) aan je dienstverlening. Een eerste stap om digitalisering en automatisering gericht toe te passen binnen de organisatie is weten wat de impact is van deze technologieën op zowel de eerdergenoemde digitale wereld als echte wereld. Alleen op deze manier kun je een weloverwogen besluit nemen die daadwerkelijk bijdraagt aan jouw doelstellingen. Deze stap kan je zetten door gebruik te maken van ‘process mining’. Process mining is een manier van datagedreven werken die geeft inzicht in de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen en brengt alle stappen en varianten van elk relevant proces eenvoudig in kaart.  Met process mining kun je onder andere zien hoelang elk proces en elke processtap duurt, hoeveel en welke varianten vertragingen veroorzaken, waar de knelpunten zitten en waar in het proces potentie zit voor bijvoorbeeld RPA. En dat is alvast een startpunt. 
De volgende stap is het creëren van de gewenste situatie en inzichtelijk maken wat er nodig is om deze gewenste situatie te realiseren: om effectiever of efficiënter te worden, te bezuinigen, de burger écht centraal te stellen, de kwaliteit van je dienstverlening te verbeteren of te voldoen aan regelgeving op bijvoorbeeld het gebied van privacy.is daarom zeker de moeite waard om onze sessie even terug te kijken!  De dag werd met een Haagse knipoog (maar ook scherpe analyse) afgesloten door cabaretier Sjaak Bral. De i van iBestuur bleek niet alleen te staan voor irritant en ingewikkeld, maar voor bevlogen mensen die met de i de burger zo goed mogelijk van dienst willen zijn. Wil je nou meer weten over hoe je de i het beste kan gebruiken binnen jouw organisatie of vind je het eens leuk om te sparren over alles wat met iBestuur te maken te heeft, schroom niet contact op te nemen!     Auteur: Burt van Dinter

Inhoud Van 16 t/m 20 november vond de eerste editie van Overheid365 Online plaats! Een mooie week waarin Mavim samen met haar partners en klanten ruim 750 professionals mocht inspireren met interessante presentaties en interviews. In dit interview blikt een van de initiatiefnemers, Wouter van den Ham, terug op deze inspirerende week.   Dit is de eerste keer dat Overheid365 Online door Mavim is georganiseerd. Wat was de aanleiding en het doel van het organiseren van dit event? De aanleiding van dit evenement ligt eigenlijk bij de gehele situatie waar we momenteel mee te maken hebben. Corona… We maken met elkaar de snelste digitalisering mee die we tot nu toe gekend hebben. Normaliter nemen we met onze partners gedurende het jaar deel aan meerdere fysieke evenementen. Dit was niet meer mogelijk waardoor we moesten nadenken over alternatieven. De ervaring die we hebben met het organiseren van webinars resulteerde in een online congres, een week vol met webinars gericht op digitale verandering binnen de overheid met verschillende onderwerpen als handvat om integraal grip te krijgen op snel veranderende situaties.   Het aantal belangstellenden dat heeft deelgenomen aan Overheid365 Online was (boven verwachting) hoog. Hoe denk je dat het komt dat zoveel mensen in dit event geïnteresseerd waren? We mogen overheidsorganisaties prijzen hoe snel ze in staat zijn geweest om praktisch een digitale thuiswerkplek voor veel medewerkers hebben weten te realiseren. Vrijwel direct na de eerste slag om dit te realiseren rees bij veel organisaties de behoefte om in deze nieuwe situatie goed inzichtelijk te hebben “wie doet wat en waarmee”. Waarbij de vraag was welke middelen moet een medewerkers ter beschikking hebben voor het uitvoeren van welke werkzaamheden, welke processen, producten en diensten zijn hier dan aan verbonden met tegelijkertijd de vraag of dit op de thuiswerkplek dit ook veilig gebeurde. Een veel gehoord voorbeeld was de privé laptop waar ’s avonds de kinderen gebruik van maken, maar overdag persoonsgegevens op verwerkt worden. De geheel nieuwe thuiswerksituatie zorgde voor een uitdaging. Waar eerder ‘op kantoor’ antwoord op gegeven kon worden, is nu (op)nieuw (integraal)overzicht noodzakelijk om continuïteit van de overheidsorganisatie te kunnen waarborgen. Dit inzicht op de samenhang van informatie om sturing te geven aan de organisatieontwikkeling is iets waar ons platform zich primair voor leent. De noodzaak is echter alleen maar groter geworden met de snelheid van verandering om snel en adequaat te kunnen handelen als organisatie wanneer er zich in- of extern een verandering voordoet.   Met welke uitdagingen hebben de deelnemers zoal te kampen binnen hun organisatie of vakgebied? En waaruit blijkt dat? Deze uitdagingen splitsen zich op onder de paraplu van digitale transformatie. Vanuit de strategie is er een grote vraag naar integraal sturen op data en informatie en themaspecifiek zien we de worsteling met thema’s als Omgevingswet, IT-portfolio, compliance vraagstukken als informatiebeveiliging (BIO) en privacywetgeving (AVG). Rechtmatigheidsverantwoording is ook een voorbeeld waar de vraag naar inzicht en overzicht groot is. Al deze thema’s kennen in de uitvoering een relatie met elkaar, maar maak dat maar eens inzichtelijk. Dat lijkt moeilijker dan het is want veel van deze informatie is er al, echter vaak opgeslagen binnen afdelingen/silo’s van de organisatie. De grootste uitdaging die ik zie, is dan misschien ook wel de behoefte om continu dat inzicht te hebben en te behouden. Om snel te kunnen anticiperen op veranderingen, goed of slecht, zoekt het management van organisaties naar een ‘stuur’ zoals Rob Elsinga (Microsoft) en Peter de Haas (KPMG) tijdens de opening van Overheid365 zo mooi beschreven. “Als je weet waar je staat, kan je ook je route naar een nieuwe bestemming bepalen”.   Ben je naar aanleiding van dit event zelf nog tot nieuwe inzichten gekomen? Jazeker, veel klanten en relaties die ik de afgelopen week heb gesproken trokken allemaal dezelfde conclusie. De papieren tweeling van onze organisatie hebben we al. Om te kunnen sturen moeten we deze informatie bij elkaar in samenhang brengen, in context plaatsen zodat we richting kunnen geven aan wat we willen bereiken. Een heel mooi voorbeeld van een gemeente vond ik datagedreven werken. Bij veel organisaties is dat - naar zeggen - alweer een doel op zichzelf geworden, terwijl er vaak een aantal stappen wordt overgeslagen. Wat is er voor nodig om het te worden en wat is de werkelijke doelstelling? Als de context duidelijk is, kan je dit afzetten tegen de data en pas écht gaan sturen.   Wellicht dat volgend jaar de wereld er weer heel anders uitziet en fysieke evenementen weer mogelijk worden. Denk je dat jullie dit event volgend jaar gaan herhalen en gaat de voorkeur dan uit naar een fysiek of een digitaal evenement? Tsja, had ik maar een glazen bol om een voorspelling te doen. Ik denk dat het in de huidige situatie online is tenzij… We gaan - gezien de hoeveelheid reacties en deelnemers - zeker een nieuwe editie plannen in 2021.       Heb je onze webinars tijdens Overheid365 Online gemist? Geen probleem! We hebben elk webinar On Demand voor je klaar gezet. Via overheid365.mavim.com kun je de opname van een webinar naar keuze aanvragen. Je krijgt deze direct per e-mail toegestuurd.        

Inhoud Zes jaar geleden is een samenwerkingsverband opgezet inzake Applicatie Portfolio Management met verschillende ministeries. Tot op de dag van vandaag komen deze partijen tweewekelijks bij elkaar om het palet van portfolio management uit te breiden en generiek in te richten voor de aangesloten organisaties. Naast de permanente leden haken regelmatig ook andere overheden aan voor kennisuitwisseling op het gebied van portfoliomanagement. In dit samenwerkingsverband is Mavim van het begin ‘trusted partner’ geweest bij de doorontwikkeling van het portfolio. Het huidige palet aan portfoliomanagement bestaat uit de volgende onderdelen: Project Portfolio Management, Information Security Management System (BIO/AVG), Enterprise Architectuur, Procesmanagement, Applicatie Portfolio Management en Product Portfolio Management.   Portfoliomanagement onderdelen In de zomer van 2020 is het samenwerkingsverband verder doorontwikkeld naar een 2.0 versie. Dit was nodig omdat veel overheden zich in een geleidelijke transitie bevinden van on-premises software naar cloud services en daarnaast is de monitoring van informatiebeveiliging en privacy een steeds significanter onderdeel van het portfolio.   Transitie Een volgende belangrijke stap zal worden de transitie van Applicatie Portfolio Management naar Applicatie Lifecycle Management. Inmiddels hebben de aangesloten partijen namelijk wel goed in kaart welke IT-componenten men als departement in beheer heeft. Vanaf nu gaat het er om de levenscyclus van de betreffende IT goed te managen. De omgeving van overheid verandert steeds sneller, hierop zal de strategische IT-visie continu moeten worden aangepast. Simpelweg software aanschaffen is niet meer genoeg, telkens zal weer moeten worden nagegaan of de functionaliteit van de betreffende software wel voldoet aan de veranderende eisen.’   Wil jij hierover meer informatie ontvangen? Neem dan contact op met Mavim Team Overheid.   Auteur: Dhammika van Gent, Value Engineer bij Mavim