IT-landschap

Inhoud Als het afgelopen jaar ons één ding heeft geleerd, dan is het dat automatisering en digitalisering bij de overheid enorme potentie heeft en zelfs essentieel is om een duurzame organisatie te realiseren voor de toekomst. De urgentie is namelijk groot om het huidige takenpakket effectiever en efficiënter uit te voeren om financieel gezond te blijven. Het standaardiseren en automatiseren van routinematig en repeterende werkzaamheden is een manier op deze doelen te realiseren. Uit onderzoek blijkt dat door automatisering tot wel 60% efficiënter en effectiever gewerkt kan worden.   Wat de productiefactor op peil houdt De afgelopen jaren hebben we natuurlijk al gezien hoe digitalisering en data de organisatie kan ondersteunen, bijvoorbeeld bij het online aanvragen van vergunningen, maar ook de scanauto’s op straat voor parkeercontroles. Op deze manier zal een investering in de technologische capaciteit bijdragen aan de productiefactor van een organisatie. Dit betekent echter wel dat er meer nadruk binnen publieke organisaties komt te liggen op de IT-zijde van de organisatie om primaire processen te ondersteunen. Hierbij vervaagt het onderscheid tussen de bedrijfsvoering en technische ondersteuning, wat sturing van de organisatie bemoeilijkt. De vraag naar technische ondersteuning zal namelijk extra kosten met zich meebrengen. Toch blijkt uit onderzoek dat dit de meest effectieve investering is om de productiefactor van een bestuurlijke organisatie op peil te houden.   Nieuw tijdperk, nieuwe kansen Zoals hierboven beschreven kunnen investeringen in IT-oplossingen zowel de interne organisatie helpen verbeteren door de procesvoering op orde te krijgen, maar ook door maatschappelijke vraagstukken beter het hoofd te kunnen bieden. De stijgende IT-kosten zijn dan ook niet zozeer het gevolg van gerichte investeringen om een specifieke uitdaging te tackelen, maar door een gebrek aan inzicht op de digitale organisatie. Door een toenemende mate van digitalisering zijn organisaties genoodzaakt om zich aan te passen aan het nieuwe tijdperk, omdat er nieuwe processen en functies bij komen op het gebied van privacy en beveiliging (denk aan een privacy officer en CISO), maar ook door de opkomst van datalabs en data gedreven werken en het op orde brengen van de (digitale) informatievoorziening.   Verbind bedrijfsvoering en I(C)T Het is duidelijk dat ook publieke organisaties gebaat zijn bij verdere digitale transformatie, maar dat dit grote veranderingen voor zowel de digitale- als fysieke omgeving van de organisatie met zich meebrengt. Om hier gericht sturing aan te kunnen geven, is daarom een verbinding nodig tussen de bedrijfsvoering en IT.  Een versterkte samenwerking tussen beide partijen zal namelijk leiden tot gerichte (IT) oplossingen, met overzichtelijke gevolgen voor de bedrijfsvoering en het IT-landschap. De basis van deze samenwerking ligt in het samenbrengen van processen, mensen en IT in één centraal informatieplatform, zodat er een betrouwbare en consistente informatievoorziening ontstaat. Op deze manier kan er inzicht en overzicht verkregen worden in de verschillende onderdelen van de organisatie, omdat er verschillende views gemaakt kunnen worden die voor verschillende disciplines bruikbaar zijn. Zo krijgt de businessmanager zijn dashboard met prestaties van de processen en krijgen de medewerkers krijgen via een ‘process portal’ toegang tot hun werk. Architecten krijgen de informatie voorgeschoteld in de taal die door hen gewenst is. Dit geeft de kans om de impact van verandering te blijven overzien en tijdig te sturen op het behalen van kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen.   Wil jij weten hoe je het inzicht in jouw organisatie vergroot door IT en bedrijfsvoering samen te brengen? Neem vrijblijvend contact op voor een online kop koffie!

Inhoud Strategisch bezuinigen Het is voor iedereen duidelijk dat er de komende jaren bezuinigd moet worden. En deze keer met echt resultaat. De grote vraag is: hoe? Al snel wordt de kaasschaafmethode toegepast: “bij alles wat minder”. Budgetten afromen, minder subsidies verstrekken, kwaliteitsniveau bijstellen, bezuinigen op de personeelsformatie. Allemaal maatregelen die tot het standaard repertoire behoren. Maar hebben deze maatregelen wel het gewenste resultaat? De ervaring leert dat veel bezuinigingstrajecten in het verleden nauwelijks hebben geleid tot echte bezuinigingen. Kaasschaafmethoden toepassen leidden uiteindelijk tot budgetoverschrijdingen in de jaarrekening, bezuinigingen op structurele uitgaven kwamen terug als incidentele uitgaven die uiteindelijk weer structureel werden en vermindering van formatie werd opgevangen door inhuur.   Strategisch bezuinigen Bezuinigen bestaat uit het maken van keuzes, waarbij de vraag gesteld dient te worden welke impact dergelijke keuzes hebben. Welke invloed heeft de bezuinigingsmaatregel op de processen, producten, diensten, kwaliteit, risico's etc. Heeft de bezuiniging hogere kosten, lagere kwaliteit en hogere werkdruk tot gevolg? Deze strategische afweging moet dus gemaakt worden. Een integrale digitale informatievoorziening helpt hierbij.   Een integrale informatievoorziening helpt je bij het maken van de juiste keuzes in tijden van bezuinigingen. In veel situaties zie je nog dat veel informatie-onderdelen versnipperd in de organisatie zijn vastgelegd met inconsistentie tot gevolg, terwijl ze allemaal een relatie met elkaar kennen - zeker als het gaat om het maken van keuzes. Als bestuurder wil je een betrouwbaar, consistent beeld van de organisatie hebben om adequaat beslissingen te kunnen nemen.   Met het Mavim platform ben je in staat inzicht te krijgen op de samenhang tussen producten, diensten, medewerkers, wet- en regelgeving, risico's, het IT-landschap, compliance, processen en de strategie. Dit zorgt ervoor dat je als bestuurder vanuit één integrale bron de samenhang inzichtelijk hebt en gevalideerd keuzes kunt maken. Door je informatievoorziening en interne beheersing op orde te hebben, kan je inzichtelijk maken welke impact bezuinigingsmaatregelen hebben op de processen, systemen en mensen binnen de organisatie. Op deze manier kan je met de juiste maatregelen doelgericht je organisatie verbeteren.   Een goede en betrouwbare informatievoorziening vraagt om meer integrale samenwerking. Met het Mavim platform zal de samenwerking verbeteren doordat inzichtelijk is, wie en wat er met elkaar in verbinding staat. Doordat je dit inzicht en overzicht gemakkelijke via de Mavim Portal naar de verschillende onderdelen en afdelingen binnen een organisatie ontsluit, heeft iedereen toegang tot diezelfde samenhangende informatie als strategie, doelstellingen, processen en bijbehorende documenten (ook op het gebied van wet- en regelgeving, werkafspraken etc.). Het Mavim platform helpt om de informatievoorziening in kaart te brengen en te verbeteren.   Vaak is snijden in het personeelsbestand een van de meest genomen bezuinigingsmaatregelen. Dit kan binnen grote organisaties juist meer kosten op de lange termijn opleveren als gevolg van ‘functievermenging’. Door het wegvallen van verschillende functionarissen is het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Juist dan is het hebben van inzicht in de processen en de hieraan gekoppelde medewerkers van groot belang, om wendbaar in te kunnen spelen op de gevraagde verandering. Een goede en betrouwbare functiescheiding is essentieel in de rechtmatigheidsverantwoording. Een groot risico als hier tijdens bezuinigingsmaatregelen geen inzicht op is en rekening mee gehouden kan worden.   Kortom, bezuinigen heeft een grote impact op de organisatie. Het verkregen inzicht in je informatievoorziening kan je helpen de juiste maatregelen te treffen die effectief bijdragen aan je (bezuiniging)strategie. Ook voorkom je verrassingen en hogere kosten door de impact van de bezuinigingen inzichtelijk te maken voor de gehele organisatie en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.   Ben jij of is jouw organisatie bezig met een dataproject en is ethiek al geïntegreerd? Of heb je een interessante visie hierop? Dan komen wij vanuit Mavim graag met jou in contact om mee te denken en kennis te delen. Dit kan door contact op te nemen met Burt van Dinter en Pien van der Geest.