Een internationale en toonaangevende energiemaatschappij, met meer dan 15.000 medewerkers en tien miljoen klanten in Europa, heeft zich als doel gesteld om een duurzame toekomst op te bouwen en hiermee als pionier te fungeren in de wereldwijde energietransitie. Dit doel vertaalt zich door naar de HR-functie van de organisatie waar een duidelijke uitdaging lag. De krapte op de arbeidsmarkt en het alsmaar belangrijker worden van de employee experience zijn belangrijke componenten voor deze uitdaging. Duidelijkheid en transparantie in de wereldwijde HR-processen is noodzakelijk voor kwalitatieve en efficiënte procesuitvoering, maar met name om effectief te optimaliseren richting de toekomst. Dit om de organisatie te ondersteunen in het behalen van het doel. Kortom, een uitdaging met een stevig strategische HR-component. 

In samenwerking met implementatiepartner VertX heeft de energiemaatschappij, Mavim geïmplementeerd om het HR-processenlandschap beschikbaar te stellen via een centrale online omgeving inclusief alle proces gerelateerde documenten en informatie. Deze centrale opslagplaats dient daarbij als basis voor de procesuitvoering, beheersing en governance van processen. In Mavim zijn alle globale procesbeschrijvingen uniform vastgelegd rekening houdend met land specifieke zaken. Alle documentatie en informatie die is gerelateerd aan de processen is opgeslagen in een online Document Management Systeem met directe koppelingen naar het processenlandschap. Op deze manier kan eenvoudig vanuit een procesbeschrijving in Mavim naar de onderliggende documentatie worden genavigeerd. Daarnaast biedt Mavim rapportagemogelijkheden over de verschillende assets en resources.

Deze centrale vastlegging heeft geleid tot een volledig functioneel BPM-portaal, inclusief het operationele processenlandschap. Alles beschreven in een geharmoniseerde en uniforme standaardconventie. Naast het processenlandschap bevat het BPM-portaal activiteitbeschrijvingen, statistieken en een koppeling met relevante procesdocumentatie als onderdeel van het documentbeheersysteem. Door middel van workshops en trainingsmateriaal heeft VertX alle gebruikers getraind en een community opgetuigd voor het effectief gebruik van de toepassing en voor interactieve samenwerking. Daarbij biedt de oplossing de mogelijkheid om feedback te delen en input te leveren voor verbetering en heeft de implementatie van een BPM-levenscyclus geleid tot een afgestemd governance proces voor continue grip en optimalisatie.