Zaaksgewijs Werken
Verbeterde efficiëntie en optimalisatie van processen
Met zaaksgewijs werken leggen gemeenten en overheden al het werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, vast als zaak. Bij elke zaak, inclusief bijbehorende documenten en formulieren, hoort een zaakdossier. Met deze geautomatiseerde digitale dossiers kunnen klanten en burgers op de hoogte gehouden worden van de status van een zaak.
Intern bereikt men met zaaksgewijs werken een betere bewaking van de bedrijfsvoering door middel van specifiek opgestelde managementrapportages. Daarnaast hebben de betrokken medewerkers inhoudelijke inzage in de zaak gedurende het gehele verloop van het proces. Al met al bevordert zaaksgewijs werken de doorlooptijden, de proceshandhaving en de integratie van diverse bronnen en afhandelingvormen (post, balie, telefoon, website).
Om de overgang van stapels papier naar digitale dossiers en formulieren efficiënter te laten verlopen worden werkprocessen gedefinieerd, documenten digitaal vastgelegd en de diverse zaakgerichte activiteiten in IT-systemen geregistreerd. Mavim is bij uitstek geschikt om de werkprocessen te definiëren en helder en inzichtelijk te maken. Vastgelegde werkprocessen zijn, naast de soepele overgang van papier naar digitaal, noodzakelijk om medewerkers inzicht te bieden in hoe nieuwe, zaakgerichte processen verlopen. Want bij een zaak zijn verschillende afdelingen betrokken. In Mavim zien medewerkers welke afdeling, welke actie uitvoert in het proces van de lopende zaak. Het is daarbij cruciaal om vooraf processen en werkwijzen in beeld te brengen en vast te leggen in Mavim.
Voordelen van Mavim bij zaaksgewijs werken:
- Verbeterde efficiëntie door gedefinieerde werkprocessen
- Overzicht en transparantie in de totale procesgang
- Kwaliteitsverhoging van producten en diensten
- Kosten- en tijdsbesparing door in één keer het juiste document te vinden
- Betrokkenheid van medewerkers door feedbackfunctie
Dé tool voor optimaal procesmanagement:
- Verkrijg meer inzicht en voer veranderingen en verbeteringen sneller door
- Creëer inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van de organisatie
- Reduceer het aantal fouten en bereik een hogere efficiëntie
- Bevorder een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers
Ontdek hoe BPM je helpt flexibel om te gaan met veranderingen
De laatste jaren staat Business Process Management (BPM) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met een dynamische omgeving en kritische instelling van klanten en/of stakeholders. Dit werkt een toenemende interne complexiteit van de organisatie in de hand. In deze whitepaper lees je hoe jouw organisatie zich het beste aan kan passen aan de dynamische omgeving van vandaag.
Voordelen
Meer inzicht
Hogere efficiëntie
Betere afstemming
Meer informatie?
Download hier speciaal voor jou geselecteerde documentatie
Achtergrond
BPM kan omschreven worden als: ‘het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie’. Het realiseren van doelstellingen is niet alleen een kwestie van goede sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen.
BPM is gericht op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen binnen professionele organisaties. Hierbij valt te denken aan het verhogen van de effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit, klantgerichtheid en innovativiteit. De verbetering zelf wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren.
Stappenplan voor de implementatie van BPM:
- analyseren: voor het verkrijgen van een goed beeld van de organisatie en de stand van zaken betreffende de interne organisatie is een eerste inventarisatie van de bestaande documentatie nodig.
- modelleren: de belangrijkste uitgangspunten voor BPM zijn strategie, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatie-indicatoren en structuur
- implementeren: vastgelegd wordt ‘wie doet wat?’, ‘wat zijn de risico’s?’ en ‘welke beheersmaatregelen dienen we te treffen?’
- monitoren: hierbij worden de werking en prestaties van de processen beoordeeld.
- leren: evalueren van het voorgaande levert mogelijkheden op tot verdere verbetering.
Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.
Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.
Dé tool voor optimaal kwaliteits- en procesmanagement
- Creëer inzicht in de gehele procesgang
- Koppel wet- en regelgeving aan de processen
- Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
- Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
- Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen
Vijf stappen naar Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.
Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.
Hét platform voor procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
- Creëer inzicht in de gehele procesgang
- Koppel wet- en regelgeving aan de processen
- Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
- Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
- Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen
