Het is moeilijk te bevatten dat Windows SharePoint Services al meer dan 14 jaar geleden geïntroduceerd is. Volgens Microsoft zijn er nu meer dan 135 miljoen SharePoint-gebruikers en meer dan 1,5 miljard dollar aan jaarlijkse SharePoint opbrengsten – niet slecht voor een product dat ooit door de voornaamste enterprise content management (ECM) leveranciers werd weggezet als geen 'echt' ECM.
SharePoint veranderde de manier waarop organisaties naar content management kijken compleet – van een aanpak gebaseerd op zeer hoge kosten per gebruiker, die voldeed aan de behoeften van een zeer select aantal documentspecialisten en zich uitsluitend concentreerde op document-intensieve, bedrijfskritische processen, naar een industrie die voldoet aan de eisen van een groot aantal kenniswerkers – en het was aanvankelijk zelfs gratis.
Na meer dan een decennium is SharePoint overal. Het werd aanvankelijk ingezet als oplossing voor samenwerkingsproblemen van projectteams rondom documenten en het delen van bestanden – een probleem met vrij eenvoudige vereisten – vandaag de dag hebben organisaties er moeite mee om SharePoint als business platform te beschouwen en de implicaties die daarbij komen kijken.
SharePoint wordt op grote schaal toegepast en groeit nog steeds, maar op een nogal chaotische manier. Er zijn gemengde resultaten en er heerst veel verwarring over Office365 en de cloud.
Werken SharePoint projecten vertragend?
Uit recentelijk onderzoek van AIIM blijkt dat bijna tweederde van de ondernemingen aangeeft dat hun SharePoint project vertraging veroorzaakt (26%) of niet aan de verwachtingen voldoet (37%). Ondanks het feit dat slechts 11% van de bedrijven hun SharePoint project als succesvol omschrijft, is 75% nog steeds zeer toegewijd om SharePoint succesvol te maken.
Op de SharePoint Conference 2014 werd bekendgemaakt dat het aantal actieve SharePoint gebruikers met 500% gestegen is. Dit suggereert dat de rol van SharePoint nog steeds groot is. Een verrassing is dit niet, het is namelijk nog steeds een erg veelzijdig platform dat regelmatig bijgewerkt wordt met verbeteringen en een schat aan aanvullende producten heeft. Het was het eerste product dat daadwerkelijk een betaalbare, bedrijfsbrede ECM-oplossing aanbood, hoewel het inmiddels overrompeld is door flexibelere tools voor samenwerking en bestandsdeling.
Hoort u bij de 75% die SharePoint succesvol wilt maken als bedrijfsplatform? Dan zijn hier acht tips om er het meeste uit te halen.
1. Een platform is anders dan een applicatie
Platformen moeten kunnen integreren met andere bedrijfssystemen en systemen van derde partijen om gaten in functionaliteit te vullen. Denk aan de gebruikelijke kosten om applicaties te bouwen op een platform – dat is hoeveel het echt kost om maximaal te profiteren van SharePoint.
2. Beoordeel SharePoint vanuit een business-perspectief, niet vanuit een ICT-perspectief
Als uw SharePoint-oplossing vertraging oplevert of geen waarde biedt, bedenk dan wat de redenen zijn en hoe u deze problemen kunt oplossen. Bekijk dit echter vanuit een business perspectief en niet vanuit ICT. SharePoint is een business tool en moet ook zo benaderd worden.
3. Denk verder dan de aanvankelijk redenen om SharePoint in te zetten
Verplaats bedrijfsprocessen van papier naar SharePoint. Dit is de sleutel tot succes met SharePoint. Vermijd afhankelijkheid van maatwerk workflow oplossingen door gebruik te maken van een toegewijd add-on product. Voor bedrijfsprocessen die zowel transactionele als ongestructureerde content bevatten, is het essentieel om SharePoint te koppelen aan andere bedrijfssystemen. Als samenwerking voor projecten het enige is dat u doet, zijn er eenvoudigere manieren om dit voor elkaar te krijgen dan met SharePoint.
4. Maak de ontwikkeling van maatwerkoplossingen, om gaten in functionaliteit te vullen, onderdeel van de kernstrategie
Zorg dat aanvullende kernfunctionaliteiten van ECM – workflow, scannen en vastleggen, beheer en digitale handtekeningen – onderdeel zijn van uw planning. Zet tools in voor het opschonen en migratie van data. Het ligt voor de hand dat vroegtijdige implementaties geen metadata controle hadden en niet overeenkomen met het huidige IG-beleid. Opschonen en migratie van data kan bestaande data herstellen met content analytics. Zodra SharePoint steeds bedrijfskritischer wordt, zorgt het bijwerken van uw systeem en tools voor procesbewaking voor een betere zichtbaarheid en voorkomt het issues en problemen.
5. Zorg dat u op één lijn zit met het topmanagement
Hier schieten vele technologieprojecten in te kort en SharePoint is geen uitzondering. Streef naar goedkeuring en bevestiging van bovenaf dat SharePoint de te hanteren strategie vormt voor ECM en archiefmanagement. Vraag budget aan voor zowel training als systeemverbetering. Zorg dat het bedrijf, en niet ICT, de eigenaar is van het SharePoint project.
6. Investeer in training en gebruiksvriendelijkheid
Het is nooit te laat voor een nieuwe trainingsronde voor de gebruikers, maar u kunt zelf ook profiteren van een meer algemene training in content- en archiefmanagement. Hiermee kunt u voormalige fouten in content classificatie, metadata en taxonomie corrigeren. Denk goed na over het vraagstuk gebruiksvriendelijkheid. Begrijp volledig dat 51% van de gebruikers aangeeft te snappen waarom content in SharePoint opgeslagen wordt, maar sommigen dit desondanks niet doen. 41% prefereert nog steeds de klassieke fileshare.
7. Ontwikkel een information governance (IG) framework
Een op de vijf organisaties heeft SharePoint niet in lijn gebracht met IG-beleid. Een IG Framework toont aan waar de gaten zitten in uw SharePoint capaciteit, voornamelijk met betrekking tot archiefmanagement. Volg training om te begrijpen hoe dit te doen, gebaseerd op best practices.
8. Onthoud dat Office365 het einddoel van Microsoft is
Het lange termijn voordeel van SharePoint zit in het feit dat het product gemanoeuvreerd wordt als onderdeel van de algemene Office365 oplossing. Dat betekent niet dat de on-premise versie van SharePoint morgen zal verdwijnen. Maar het betekent wel dat u begrip en vrede moet hebben met de plannen van Microsoft met betrekking tot de cloud.
Bron: cognit.be
Benieuwd naar de voordelen van SharePoint in combinatie met Mavim? Download hier de factsheet over de koppeling van Mavim en SharePoint
