Als Changemanager AO/IC binnen de afdeling Information Management is Richard Kirch verantwoordelijk voor de vastlegging van alle bedrijfsprocessen binnen de afdeling Information Management. Recentelijk is daar het borgen van alle aanwezige kennis van het applicatielandschap door vastlegging van alle hard- en softwaregegevens bij gekomen. Richard is al 17 jaar gebruiker van de Mavim software en maakt ook voor het in kaart brengen en het beheren van de bedrijfsprocesgang en het applicatieportfolio gebruik van de procesmanagementsoftware van Mavim, Mavim.
Al in 2006 is Richard bij Blue Sky Group begonnen met het vastleggen van bedrijfsprocessen in een kennisbank. Dit betrof destijds alle 70 processen van de afdeling Pensioenen. “We zijn begonnen met het beschrijven van al deze processen. Vervolgens hebben we de procesbeschrijvingen gekoppeld aan werkinstructies, handleidingen, reglementen en alle andere informatie die betrekking heeft op de procesgang”, vertelt Richard. “Met name de mogelijkheid om de onderliggende informatie en bestaande documentatie te verbinden aan de processen en schema’s, is voor ons van grote toegevoegde waarde”, gaat Richard verder. “Het zorgt ervoor dat er een totaalbeeld ontstaat, waardoor je goed inzicht krijgt in, - en overzicht houdt over alle informatie, die bovendien op een eenvoudige manier door middel van een interne publicatie op intranet aan iedereen beschikbaar wordt gesteld.”
Van kennisbank naar raamwerk
Na het opzetten van de kennisbank van de afdeling Pensioenen, die overigens nu zelf door deze afdeling wordt onderhouden, stond de afdeling Information Management voor een nieuwe uitdaging. Aanvankelijk ingegeven door externe accountantscontroles en later door controles van De Nederlandsche Bank ontstond er binnen Blue Sky Group behoefte aan inzicht in alle applicaties die binnen de organisatie beschikbaar zijn. Richard legt uit: “Net als veel andere bedrijven hadden wij al onze hard- en softwaregegevens vastgelegd in verschillende spreadsheets. Op zich natuurlijk prima, maar er ontstond een wildgroei aan spreadsheets waarin informatie meerdere malen was vastgelegd en waarvan de juistheid en volledigheid niet altijd betrouwbaar was. Bovendien waren deze spreadsheets op een gegeven moment, door het verscherpte toezicht en de stringentere controles van De Nederlandsche Bank, onder andere in het kader van SAS70 en later ISAE 3402, niet langer toereikend.”
De introductie van het Applicatie Portfolio Management (APM) Framework bood Blue Sky Group de benodigde uitkomst.
Inzicht in het applicatie portfolio
Volgens Richard sluit het APM Framework goed aan op de wensen van Blue Sky Group omdat het voldoet aan de specifieke criteria die de afdeling Information Management heeft bepaald, zoals de mogelijkheid om algemene gegevens, uitgegeven rechten en contactinformatie te kunnen vastleggen, maar ook om hieraan documenten te kunnen koppelen, gegevens beschikbaar te kunnen stellen voor interne publicatie én zelf rapporten te kunnen samenstellen. “In de19 processen van de afdeling Information Management, waarin 104 ‘control objectives’ zijn verwerkt, zijn ook risicoanalyses en Business Impact Analyses gemaakt”, vertelt Richard. “Gelijktijdig zijn we begonnen met het vullen van het APM framework, om het zo maar te zeggen. Dat betekent dat alle bedrijfsapplicaties in het framework zijn vastgelegd en voorzien van de betreffende installatiehandleidingen, servers, versienummers, gebruikers en onderhoudscontracten. Deze informatie hebben we tevens gekoppeld aan ons CRM-systeem, Microsoft Dynamics”. Een koppeling aan ons digitaal archiefsysteem voor vastlegging van de contracten, staat in de planning.
Planning & control
Richard vervolgt: “Bij het vullen van het APM framework hebben we tegelijkertijd een zogenaamde planning & controlcyclus ingebouwd. Dat wil zeggen dat aan elk proces met elke procesbeschrijving control objectives worden gekoppeld met een risicoanalyse en de benodigde beheersmaatregelen. We zorgen er daarbij voor dat alle informatie uniform wordt vastgelegd en creëren daarmee een uniforme werkwijze.” Maar binnen de afdeling Information Management blijft het niet bij het uitsluitend vastleggen van informatie. “Door de zeer uitgebreide vastlegging van informatie kunnen we nauwkeurige rapportages samenstellen voor planning & control. Benodigde acties worden vervolgens door middel van een taakomschrijving in Outlook aan de betreffende personen gecommuniceerd. Daarnaast vindt op frequente basis een controle plaats waarbij wordt gecheckt of alle gegevens nog up-to-date zijn.” De rapportagefunctie vindt Richard één van de meest waardevolle functies in Mavim. Maar ook de matrices, die de basis vormen voor risicoanalyses, de integratie met Microsoft Visio en de mogelijkheid om feedback te geven op gepubliceerde informatie door middel van de commentaarfunctie is volgens Richard erg belangrijk. “Je kunt het vergelijken met een grote puzzel. We zijn begonnen met duizend stukjes en inmiddels is het een puzzel van tienduizend stukjes geworden. Door de boomstructuur en navigeerbaarheid blijft de opbouw echter logisch en raakt het overzicht nooit verloren.”
Ook beveiliging van informatie met Mavim
Inmiddels heeft Blue Sky Group en de afdeling Information Management in het bijzonder, al veel bereikt. Het verkregen inzicht in en de samenhang van alle processen en ondersteunende applicaties vereenvoudigen de controles van De Nederlandsche Bank. Kasten vol met documentatie hebben plaats gemaakt voor een systeem waar alle informatie voorhanden en toegankelijk is. En het overzicht van alle applicaties en de samenhang met de bedrijfsprocessen heeft het mogelijk gemaakt om aan de hand van een scan van het netwerk bepaalde applicaties risicoloos uit te faseren. De volgende stap die gemaakt is, is het beveiligen van informatie. Hiervoor is een continuïteitsplan en een calamiteitenplan geupdate en hierbij is uiteraard ook gebruik gemaakt van Mavim. Mogelijk zal het managen van processen met behulp van Mavim ook worden uitgerold naar andere afdelingen binnen de organisatie.
Over Blue Sky Group
Blue Sky Group is een integrale pensioenuitvoerder die pensioenfondsbesturen ondersteunt en adviseert op het gebied van vermogensbeheer, pensioenadministratie, bestuursondersteuning en deelnemerscommunicatie. Blue Sky Group voert alle activiteiten uit om pensioenregelingen op te zetten, uit te voeren en te beheren. Daarbij vormen goed persoonlijk contact, gecontroleerd uitbesteden, hoge kwaliteit en volledige transparantie de uitgangspunten. Met 130 medewerkers levert de pensioenuitvoerder diensten aan onder andere KLM Pensioenfondsen, Stichting Alcatel Lucent Pensioenfonds en Stichting Pensioenfonds Ballast-Nedam.
