Gemeente Purmerend is een middelgrote gemeente met ruim 82.000 inwoners gelegen in de regio Waterland in de provincie Noord-Holland. Op 1 januari 2022 zal Purmerend fuseren met de gemeente Beemster en daarmee groeien naar een inwonersaantal van ruim 92.000. Kenmerkend is dat de gemeente van buiten naar binnen opereert en ook buiten de gebaande paden zoekt naar passende oplossingen voor de problemen en uitdagingen van de stad. Eén van deze uitdagingen is het bouwen van 10.000 woningen in een tijdsbestek van 10 jaar.
Data delen met de buitenwereld
Sanne Griffioen is sinds 2018 werkzaam bij gemeente Purmerend in de functie van regisseur Gegevensbeheer. In deze relatief nieuwe functie houdt zij zich gemeente breed onder andere bezig met beheer van data, de woningbouwopgave en jeugdzorg. Omdat de gemeente veel waarde hecht aan het delen van data met de ‘buitenwereld’, draagt Sanne verantwoordelijkheid voor het vastleggen van het gegevenseigenaarschap van elke dataset binnen de gemeente. Hiervoor maakt zij, samen met een projectteam gebruik van Mavim. Het projectteam bevat leden uit allerlei disciplines en bestaat uit een architect, procesvernieuwers, functioneel beheerders, Privacyfunctionaris, CISO en Recordmanager DIV. Naast het gestructureerd vastleggen van data, werkt het team ook aan beschrijving van processen en inrichting van de architectuur, waarbij verantwoordelijkheid en eigenaarschap per (architectuur)laag eveneens wordt vastgelegd. Inmiddels heeft het projectteam al 500 datasets in beeld gebracht.
Datageïnspireerd en wendbaar
De uitfasering van een verouderde applicatie en het bij elkaar brengen van verschillende soorten informatie waren voor de gemeente Purmerend de directe aanleiding om gebruik te gaan maken van het Mavim Platform. Daarbij wil de gemeente tevens meer datagedreven, - of zoals Sanne het noemt: “datageïnspireerd” –werken om goed in te kunnen springen op allerhande veranderingen binnen het gemeentelijke landschap, zoals de invoering van de omgevingswet, wijzigingen in het sociaal domein en de ruimtelijke opgaves in de gemeente. Ook verduurzaming en een wijkgerichte aanpak spelen een belangrijke rol.
Als gevolg van de aanstaande fusie met de gemeente Beemster die op 1 januari 2022 geëffectueerd zal worden, ontstond tevens de behoefte aan inzicht in waar gemeenschappelijke raakvlakken liggen in de uitvoering van processen en waar de verschillen om dit proces beter te kunnen beheersen.
Om een wendbare organisatie te zijn, die goed kan meebewegen met de ontwikkelingen in bijvoorbeeld de ICT, is het volgens Sanne voor de gemeente essentieel om goed inzicht te hebben in hoe de gehele informatievoorziening is ingericht, welke projecten er op handen zijn en wat de impact hiervan is. Dit overzicht en inzicht op het informatielandschap van de gemeente ontbrak volledig. “Juist tijdens de Corona-pandemie, waar medewerkers grootschalig thuis zijn gaan werken, kwam aan het licht dat veel kennis en informatie versnipperd lag in de organisatie of alleen in hoofden van mensen zat. Dat maakte ons kwetsbaar en niet toekomstbestendig om de juiste keuzes te maken passend bij onze organisatie”, vertelt Sanne. “Zo duurden projecten erg lang omdat uitzoekwerk erg tijdrovend was en waren aanbestedingen moeilijk te formuleren omdat het opstellen van een goed programma van eisen lastig is als je niet precies weet wat je al in huis hebt. Dit versterkte de behoefte aan vastlegging van kennis en informatie enorm.”
Microsoft-based en laagdrempelig
De reden waarom tijdens de aanbesteding voor het Mavim Platform is gekozen, is volgens Sanne dat Mavim laagdrempelig gebruikt kan worden, doordat het Microsoft-based is en de gemeente de intentie heeft om een grote groep medewerkers gebruik te laten maken van de tooling. “De portal is toegankelijk voor iedereen en niet alleen begrijpelijk voor mensen met een ICT-achtergrond. Dit is voor ons van grote waarde omdat al onze procesbeschrijvingen - voor de gehele organisatie - in de portal staan en dit helpt enorm bij het up-to-date houden van informatie, omdat gebruikers het direct kunnen melden als ze iets zien wat niet klopt”, licht Sanne toe. “Dit heeft ons meteen geholpen een kwaliteitsslag te maken door het updaten van verouderde processen en door het gebruik van relatiecategorieën waardoor de onderlinge relatie tussen processen, systemen en functies direct inzichtelijk is.”
Inmiddels wordt Mavim door de gehele organisatie gebruikt als centrale bron voor het raadplegen van procesbeschrijvingen. “Niet alleen doordat collega’s erg enthousiast zijn over de look & feel en gebruiksvriendelijkheid van de applicatie, maar ook doordat het belang van toegankelijkheid tot informatie juist in deze tijd groter was dan ooit tevoren, is er veel draagvlak voor het gebruik van Mavim”, merkt Sanne op. “Met de op handen zijnde fusie ligt er nog wel een enorme uitdaging, - met name op het vlak van de inrichting van de architectuur -, maar we ondervinden nu al minder verrassingen en grote voordelen van rapportages die ons helpen om het management mee te krijgen. Ons bestuur meenemen in hoe we ervoor staan en waar de knelpunten liggen, gaat ons enorm helpen. Vooral omdat informatievoorziening vaak nog onbekend terrein is voor de meeste bestuurders en Mavim dit tastbaar en inzichtelijk maakt. De potentie ligt er overduidelijk, alleen moet we deze nu nog goed gaan verzilveren.”
Best practices
Naast het gebruik van het Mavim Platform is Sanne ook erg enthousiast over de ondersteuning die ze van Mavim krijgt. Zo is de helpdesk goed benaderbaar en zijn de service desk medewerkers prettig om mee samen te werken. Wel merkt Sanne op dat ondersteuning bij het maken van de juiste keuzes bij de inrichting van een platform, dat zo breed inzetbaar is als Mavim, van groot belang is. Zo zouden best practices en bijvoorbeeld een standaard startpagina voor gemeenten goed kunnen helpen waardoor zij het wiel niet steeds opnieuw uit hoeven vinden.
