Geslaagde implementatie van een Integraal Management Systeem
Binnen de transportbranche gelden steeds meer regels en richtlijnen. Hoe houd je dan het kwaliteitssysteem beheersbaar en overzichtelijk? En hoe weet je zeker dat je aan alle relevante wetten en eisen voldoet? Met de implementatie van hun Integraal Management Systeem, IMS, beogen Ruud Sweering en Jacques Langermans, respectievelijk teamleider en adviseur bij DB Schenker Rail Nederland binnen de afdeling QSHEC (Quality, Safety, Health, Environment & Custom Affairs) in de komende vijf jaar 100% compliant te zijn.
DB Schenker is een van ‘s werelds toonaangevende aanbieders van geïntegreerde logistieke dienstverlening. Zij ondersteunt handel en industrie bij de wereldwijde uitwisseling van goederen — in landverkeer, wereldwijde lucht- en zeevracht, en in alle daaraan gerelateerde logistieke diensten. Zo’n 90.000 medewerkers in ongeveer 2.000 locaties genereren jaarlijks een omzet van 18,9 miljard euro. DB Schenker Rail is een Europese goederenvervoerder per spoor, met de hoofdvestiging in Duitsland. Het bedrijf werd op 1 januari 1999 opgericht onder de naam DB Cargo. Na een eerste fusie in 2000 werd de naam Railion ingevoerd en in 2009 werd de naam veranderd in DB Schenker Rail. Het bedrijf vervoert zeer veel verschillende producten per spoor. Naast bloktreinen voor klanten die heel veel vervoer in één keer aanbieden, richt DB Schenker Rail zich ook op wagenladingvervoer, Unit Cargo genoemd. DB Schenker Rail is actief in de segmenten treinladingen, wagenladingen en gecombineerd vervoer. Bijzondere expertise heeft DB Schenker Rail in het vervoer van kolen, staal, (petro)chemiestoffen, papier, industriële goederen en afval.
De Nederlandse tak van Railion heette sinds de fusie op 1 januari 2000 Railion Benelux NV en is per 1 september 2003 gewijzigd in Railion Nederland NV. Sinds 2009 heet het DB Schenker Rail Nederland. Railion Benelux kreeg de beschikking over het materieelpark van NS Cargo, bestaande uit diesellocomotieven, elektrische locomotieven, alsmede enkele rangeerlocomotieven en locomotoren. Later werd een twaalftal diesellocomotieven en een vijftal rangeerlocomotieven overgenomen van de Duitse tak van Railion. Sinds enkele jaren wordt de elektrische tractie verzorgd door de moderne BR189 locomotieven, die in meerdere landen inzetbaar zijn en daarmee grensoverschrijdend verkeer vergemakkelijken.
Railion Nederland — en diens opvolger DB Schenker Rail — was tot voor kort de enige vervoerder in Nederland die wagenladingvervoer aanbiedt maar kreeg in 2007 te maken met concurrentie van het Zwitserse ChemOil. Vooralsnog is Railion Nederland de enige die in het rangeerproces het zogenaamde ‘heuvelen’ toepast. Hierbij worden de wagens op de juiste plaats van elkaar ontkoppeld en vervolgens over een heuvel geduwd zodat de wagens via zwaartekracht naar een zogenaamd ‘verdeelspoor’ rollen alwaar zich nieuwe treinen formeren — meestal uitgesorteerd op bestemming(-srichting). Het enige emplacement in Nederland waar dit gebeurt, is de Kijfhoek, tussen Zwijndrecht en Barendrecht.
DB Schenker Rail Nederland heeft ongeveer 700 medewerkers en is met haar hoofdkantoor gevestigd in het oudste spoorweggebouw van Utrecht, de voormalige hoofdzetel van de Maatschappij tot Exploitatie van Staatsspoorwegen, een van de voorgangers van de NS. De operationele activiteiten van DB Schenker Rail Nederland worden sinds eind 2011 centraal bestuurd vanuit het National Operations Center te Kijfhoek.
Compliancy met IMS
Drie jaar geleden heeft DB Schenker Rail Nederland een Integraal Management Systeem (IMS) geïmplementeerd. Hiervoor maken zij gebruik van Mavim. De belangrijkste aanleiding was dat de organisatie de PDF-bestanden met veiligheids- en milieuprocedures steeds moeilijker kon onderhouden. Juist voor DB Schenker is het van groot belang om alle processen en procedures eenvoudig te kunnen beheren en beheersen. Zij moeten immers voldoen aan tal van normeringen en uitgebreide regelgeving. Maar ook aan audits op het gebied van vrachtvervoer, waaronder diverse ISO-certificeringen, AEO-certificering en de audits- en handhavingsconvenanten van de Inspectie Leefomgeving en Transport (voorheen Inspectie Verkeer en Waterstaat - IVW). DB Schenker legt processen en procedures vast in zowel beschrijvingen als processchema’s. Het Duitse moederbedrijf is onder de indruk van de wijze waarop DB Schenker het IMS heeft ingericht en de organisatie met haar processen, procedures, documenten en wet- en regelgeving heeft vastgelegd en onderling gerelateerd. Net als de douane waar het gaat om AEO. Dit is met name een gevolg van het consequente beheer van het IMS.
De onderlinge samenhang
Kwaliteitsmanagement is altijd essentieel geweest voor DB Schenker. Maar het beheer was lang niet altijd zo eenvoudig als tegenwoordig. Zo werden vroeger alle procedures en instructies in Microsoft Word geschreven en werden flowcharts, waarvoor aparte software in huis was, gekopieerd naar Word. Terwijl het kwaliteitssysteem groeide, werd duidelijk dat de onderlinge samenhang ontbrak. Het actueel houden van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving of functienamen in bestaande procedures ging moeizaam. ´Bovendien konden gebruikers het IMS slecht raadplegen´, blikt Ruud Sweering terug. `Informatie was beschikbaar op intranet, maar lag verborgen achter een wachtwoord en het kostte zeker tien tot twaalf muisklikken voor je over de juiste informatie beschikte.´ Daarop werd besloten dat er een nieuw systeem moest komen waarmee alle informatie goed en geautomatiseerd kon worden beheerd.
‘Bij de pakketselectie voor het IMS was het van doorslaggevend belang dat procedures, wet- en regelgeving, documenten en functionarissen konden worden gekoppeld’, vertelt Jacques Langermans, adviseur kwaliteit bij DB Schenker Rail Nederland. ´Door deze koppelingen wordt direct inzichtelijk wie of wat relevant is bij welk proces. Bovendien hoeven wijzigingen maar één keer te worden aangebracht waarop deze in alle procedures en documenten wordt doorgevoerd. Een absoluut voordeel als je, zoals wij, aan veel wet- en regelgeving moet voldoen.´
'Implementatie van het IMS heeft het inzicht in onze processen sterk verbeterd’
Inmiddels is IMS als startpagina geïnstalleerd op alle computers. Zo kan iedereen via het IMS eenvoudig en direct alle processen en procedures raadplegen. Als tekst of in overzichtelijke schema’s, bijvoorbeeld in MS Visio, op het scherm of op papier. De medewerker kan kiezen. De teamleiders werken al met het nieuwe IMS. De volgende stap is dat alle 700 medewerkers van DB Schenker Rail Nederland, op alle niveaus en op alle locaties het IMS gaan gebruiken.
AEO certificering veel eenvoudiger Als railtransportbedrijf moet DB Schenker voldoen aan vele nationale en internationale wetten en regels. Voor bedrijven die deelnemen aan het internationale handelsverkeer, bestaat de mogelijkheid om bij de Douane de status van Authorised Economic Operator (AEO) aan te vragen. Een dergelijk certificaat biedt hen allerlei voordelen in het internationale handelsverkeer. Zo verleent de Douane verschillende faciliteiten voor fysieke douanecontroles aan bedrijven met een AEO-status. Bedrijven die voor een AEO-status in aanmerking willen komen, moeten aan diverse criteria voldoen. Het verkrijgen van een AEOstatus is niet verplicht. Wel levert de status een aantal belangrijke voordelen op, zoals voorafgaande kennisgeving bij controles en het verstrekken van minder gegevens in de summiere aangifte.
Ruud licht toe: ‘Ons IMS is nu veel duidelijker en transparanter en geeft ons als vervoerder de zekerheid dat wij alle verplichtingen naleven. Dat geeft belangrijke voordelen bij audits en inspecties. Certificerende instanties vinden het een verademing dat ze alle processen en relaties direct inzichtelijk hebben, want dit bespaart ook hen tijd en opzoekwerk. Mede door ons IMS hebben we niet een eenjarig, maar een driejarig veiligheidscertificaat door ILT verstrekt gekregen. Dit is van essentieel belang, simpelweg omdat wij zonder certificaat niet kunnen vervoeren. Ook zijn we, mede door ons IMS, als eerste railonderneming AEO-gecertificeerd, waarvan zowel wij als onze klanten profiteren.’
Veel winstpunten
Volgens Ruud Sweering is dankzij de implementatie van het IMS de in- en externe efficiëntie sterk verbeterd. ‘Ons kwaliteitssysteem is behoorlijk gegroeid. Toch reageren we met hetzelfde aantal medewerkers sneller op veranderingen en zijn we beter up-to-date dan vroeger. Het IMS is nu veel beter beheersbaar en we doen meer in minder tijd. Ook het inzicht in processen is verbeterd, zoals bij incidenten. Betrokkenen zien meteen wie ze moeten benaderen voor welke acties. Ze kunnen checklisten raadplegen en direct het juiste formulier invullen en mailen. Met de heldere schermopbouw en de zoekfunctie vinden ze snel de juiste formulieren en ook diepere informatie, zoals wet- en regelgeving. Met ons IMS beschikken we over een consequent, beheersbaar integraal managementsysteem, waarin we alle vereisten en wet- en regelgeving kunnen borgen’.
Bron: Kwaliteit in Bedrijf, 01/2012
Meer weten over AEO certificering en de voordelen van het Mavim AEO-framework? Lees er hier meer over.
