Hoe standaardisering Kuijpers helpt compliant te worden en blijven in een woud aan wet- & regelgeving
Robert Schraders is kwaliteit-, arbo-, milieu- en procesmanager binnen Kuijpers, een familiebedrijf dat is opgericht in 1921 en is begonnen als verwarmingsinstallateur. Inmiddels is Kuijpers autonoom en door overnames uitgegroeid tot technisch dienstverlener met gebouw gebonden installaties en industriële toepassingen met vestigingen over heel Nederland. Deze groei heeft niet alleen een uitbreiding van de dienstverlening van Kuijpers met zich mee gebracht, maar ook heeft ook geleid tot een grotere complexiteit. In dit interview legt Robert uit met welke uitdagingen Kuijpers te kampen heeft gehad en hoe zij hier een passende oplossing voor hebben gevonden.
Robert begint zijn verhaal met een stukje historie: “Kuijpers is in de loop der jaren enorm gegroeid. Ik heb iemand gesproken die personeelsnummer 7 had en dus in de 60-er jaren bij Kuijpers is komen werken. Daarna is Kuijpers gegroeid en gegroeid; zowel autonoom en als door overnames. Inmiddels hebben we vestigingen verspreid over heel Nederland met projecten die enorm uiteenlopend zijn in grootte en in omvang. Daarbij moet je denken aan het ontstoppen van een riool tot het bouwen van een gebouw of de verbouwing van Provinciehuis Zuid-Holland, waar we hoofdaannemer zijn. Als je daar grip op wilt houden en wilt realiseren dat alle mensen dezelfde kant op gaan kijken, dat alle neuzen dezelfde kant op staan, dan kom je er snel achter dat er heel veel verschillen zijn in aanpakken. Omdat we overal op de gevel dezelfde naam hebben staan, moest er eenduidigheid en één manier van werken komen. Zo kwamen wij in onze zaken heel veel verschillende procedures tegen die bijna hetzelfde waren, maar allemaal net even iets anders. Daarbij komt dat je - door die groei - van kleine regeltjes naar een complexiteit en een woud aan wet- en regelgeving gaat en zie dan maar eens compliant te blijven.”
Dat lijkt inderdaad een enorme uitdaging! Hoe hebben jullie dit aangepakt?
“Wij zijn begonnen met business proces modeling in Mavim en als je dan ziet wat het allemaal kan, dan kan je niet anders dan alleen maar enthousiaster worden. Met Mavim kun je dingen op één plek vastleggen en dan elke keer weer opnieuw gebruiken voor je processen. Ook het doorvoeren van wijzigingen is een veel simpelere exercitie.” Robert legt uit dat het gebruik van Mavim niet alles gemakkelijker maakt: “De start was best lastig omdat je eerst vanuit je oude systeem goed na moet nadenken over wat je allemaal aan informatie voorhanden hebt, waarom die informatie er is en wie nu precies welke informatie aanlevert in welke vorm. Zo vonden wij bijvoorbeeld in de procedures die op papier stonden 15 synoniemen van het woord kwaliteitscoördinator. Dan wordt het erg lastig om op deze functie terug te zoeken, dat is bijna niet te doen. Daarnaast hadden we te kampen met een wildgroei aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en was er op de simpele vraag ‘Wie besluit ergens iets?’ geen eenduidig antwoord te vinden.” Robert merkt daarbij op dat het ontbreken van een eenduidige vastlegging erg verlammend kan werken. “Je wilt juist helderheid hebben in de processen en in de functies, rollen en mensen en aan t.v.b.-structuren die aan die processen verbonden zijn. Dat maakt het sowieso een stuk simpeler als je bijvoorbeeld iemand moet inwerken.”
“Uiteindelijk wil iedereen aan het einde van de dag immers gewoon zijn werk goed gedaan hebben, lekker gewerkt hebben en het gevoel krijgen te hebben bijgedragen aan het bedrijfsresultaat.”
Mensen staan over het algemeen niet te springen als het gaat om verandering. Hoe heb je jouw organisatie meegekregen?
Robert vertelt trots: “Ik heb de directie wakker geschud door op een gegeven moment te stellen dat als geen aandacht voor wet- en regelgeving is, om die dan vervolgens maar helemaal af te schaffen. Bij een ISO en een VCA zou dat namelijk in principe kunnen; dan ga je gewoon iets anders doen als bedrijf. Maar wet- en regelgeving vormen toch ook wel een ‘license to operate’ en daarmee werd de importantie om te voldoen aan wet- en regelgeving én aan vrijwillige kaders zoals ISO en de VCA groter en groter. Ook kwam er meer aandacht voor het creëren van samenhang. We bestaan immers al bijna 100 jaar, dus het kan niet zo zijn dat informatie er simpelweg niet is. Het is er namelijk wel, maar er zit geen enkele verbinding tussen de verschillende elementen, er zit geen samenhang in wie wat doet en daarmee compliant is aan welke normen en wet- en regelgeving. Je moet jezelf dus de vraag stellen ‘waarvoor doe ik dit?’. Door de historie en door het terugbrengen van de materie naar een ‘afvinken en klaar’ checklist, weet je niet meer waarvoor je dingen doet. Dan is het toch wel bijzonder handig als je die zaken eenmalig vastlegt.” Robert vervolgt: “Een ander bijkomend voordeel is dat, als je dit vastlegt in relaties, je bij wijzigingen in normen of wet- en regelgeving maar op één plek aanpassingen hoeft door te voeren. Daarna kun je eenvoudig nagaan waar eventuele hiaten zitten en wat je nog zou moeten doen of hoe je het zou moeten vertalen om het weer naar je eigen bedrijfsvoering terug te brengen.”
Neemt het voldoen aan al die normen niet een zware administratieve last met zich mee?
Robert geeft aan dat Kuijpers momenteel in totaal 13 normeringscertificaten heeft. “De veertiende komt daar nog eens bij. Dat betreft een veiligheidsladder waar weer een aantal nieuwe richtlijnen bij komen kijken. En dat is alleen nog maar op ons vakgebied, om ons werk te kunnen doen. Maar we hebben ook GDPR richtlijnen voor bijvoorbeeld laboratoria en cleanrooms waar weer heel andere eisen worden gesteld. We bevinden ons dus als het ware in een woud aan regels. Daar komt nog eens bij dat de mensen die zich met de materie bezighouden, om dat allemaal te bewaken en te zorgen dat het geïmplementeerd wordt, verspreid zijn over Kuijpers. Ook hierin is dus weer weinig samenhang.”
Robert is er van overtuigd dat als je zaken niet goed organiseert, de werkdruk door de veelvoud aan administratieve lasten alleen maar toeneemt. Omgekeerd leidt een goede organisatie van zaken tot een behoorlijke reductie van de werklast. “Als het duidelijk is wat je moet doen en je hoeft daar verder niet over na te denken, dan gaat alle energie zitten in de inhoud van je werk. Dus de installateur kan gewoon weer met installatiewerk bezig zijn en niet met het nadenken hoe hij dit moet administreren want dat is eenduidig vastgelegd. En daar zal de effort ook in moeten gaan zitten: hoe leg ik het zodanig vast dat het elke keer hetzelfde resultaat heeft?”
Robert maakt hierbij graag een metafoor met een dobbelsteen: “Als ik wil dat een monteur 6 gooit, moet ik niet 1 tot en met 6 op de dobbelsteen laten bestaan. Dan zal ik dus alle vlakken met een 6 moeten uitvoeren zodat hij altijd 6 gooit. Als management blijf ik in gebreke als ik zoveel variabelen toesta in een proces. De uitkomst wordt dan namelijk alleen maar onduidelijker en de kans dat het opnieuw moet alleen maar groter. En juist dat ‘opnieuw doen’ brengt weer kosten met zich mee. Als ik het goed ingeregeld heb, dan zouden dat soort kosten dus tot het verleden moeten behoren.”
Dat dit een theoretisch kader wat nu geschetst wordt en dat het getoetst zal moeten worden in de praktijk, wordt door Robert beaamd: “Maar het is in elk geval beter dan wat we nu hebben, want nu zijn dat de zaken die meestal niet boven komen drijven.”
Hoe zou je kunnen besparen op jullie administratieve lasten?
Robert denkt dat het zeker haalbaar is om 30% tijd te besparen in administratieve lasten. “Als ik alleen al kijk naar mijn eigen afdeling waar we bezig zijn met cijfers verzamelen in grafieken en deze dan uitleggen en uitdelen, dan denk ik dat daar zeker tijdswinst te behalen valt. Maar dat geldt bijvoorbeeld ook voor projectleiders die naast een 40-urige baan misschien nog projecten onder druk moeten maken. Die tijd is vaak niet zichtbaar. Door die 30% besparing te realiseren ontstaat er een betere balans tussen werk en privé, zodat je na 8 uur kan zeggen ‘ik ben klaar voor de dag en ik hoef niet nog dingen te doen omdat de administratie daarom vraagt’. Voorwaardelijk is natuurlijk dan wel dat je zaken fatsoenlijk hebt ingericht en dat men weet welke administratie waarvoor nodig is.”
“Het multi compliance raamwerk zet je tot een andere manier van denken die je op nieuwe ideeën brengt.”
Volgens Robert helpt het gebruik van een multi compliance raamwerk om een snelle start te kunnen maken. De reden daarvoor is dat zo’n raamwerk de structuur in de benadering helpt te ordenen waardoor je tot nieuwe inzichten komt. “Dan zie je ook dat er zaken ontbreken en die kun je vervolgens aanvullen zodat anderen daar ook weer gebruik van kunnen maken. Dat maakt het echt multi compliant voor alle bedrijfstakken en dat is natuurlijk ontzettend interessant.”
Wat hoop je met Mavim in de toekomst nog meer te kunnen bereiken?
“Het mooie van Mavim is dat je een soort reis maakt door mogelijkheden, die je eerder niet bedacht had. Er komen steeds nieuwe zaken aan het licht waarvan je denkt ‘wauw, kan dit ook?’. Door die reis raakt je interesse automatisch getriggerd en dat maakt dat je nieuwe diensten en services kunt ontwikkelen voor je klanten, diensten en services die dus rechtstreeks ingrijpen in je processen. Daarmee word je als het ware een verlengstuk van je klant en dat biedt veel meer mogelijkheden als je weet hoe die puzzelstukjes in elkaar grijpen. Je creëert daarmee een heel nieuw plaatje en een heel nieuw landschap.”
“Als ik zie wat er allemaal kan met Mavim: process mining, real time data met Power BI, hoe je kunt analyseren; dan denk ik dat mijn droom – ik heb nog acht jaar te gaan bij Kuijpers - misschien wel binnen die acht jaar te verwezenlijken is.”
Ronald denkt liever niet in beperkingen, maar in mogelijkheden. “Dat is wel de insteek die we binnen Kuijpers willen hebben. Dat we continu willen verbeteren, dat we continu zaken slimmer, sneller en efficiënter willen doen. Niet door harder te werken, maar door zaken beter te standaardiseren en te automatiseren. Anders zouden we hier nog steeds met een hamer, een steen en een beitel rondlopen en dat doen we tegenwoordig ook niet meer. We moeten zorgen dat we de techniek voor ons laten werken om zaken uit handen te nemen, zodat we weer aan onze technische installaties kunnen werken en onze kennis en kunde daar in te brengen, daar innovatief te zijn in plaats van ons bezig te houden met afvinklijstjes.”
