Baston Wonen is een professionele woningcorporatie in de gemeente Zevenaar, ontstaan uit een fusie van Algemene Stichting Woningbouw Zevenaar en de Stichting Volkshuisvesting Zevenaar. Baston Wonen ziet zichzelf als een maatschappelijke onderneming met als belangrijkste taak: aan klanten voldoende, betaalbare en veilige woningen bieden, en met name voor mensen met een lager inkomen en uit bijzondere doelgroepen.
Nico Stunnenberg, Controller bij Baston Wonen, houdt zich binnen de woningcorporatie intensief bezig met de vastlegging van de primaire processen en met name het in kaart brengen van alle risico’s die zich in de procesgang voordoen. Hiervoor maakt hij onder andere gebruik van het Procesreferentiemodel voor Woningcorporaties van HC&H. Het model omvat alle essentiële processen van woningcorporaties, waarbij de terminologie, de gegevens- en de informatiedomeinen, zoals deze bij de CORA worden gehanteerd, volledig in het procesreferentiemodel zijn geïntegreerd. Het procesreferentiemodel is volledig uitgewerkt in Mavim en biedt een compleet instrumentarium waarmee Baston Wonen haar eigen informatiearchitectuur kan ontwikkelen.
Daarnaast maakt Baston Wonen gebruik van het GRC Framework en het Financieel Procesmodel in Mavim. Binnen het model heeft Baston Wonen ook het GRC Framework geïntegreerd. Het Financieel Procesmodel in Mavim biedt een kant-en-klaar raamwerk en referentiekader van de meest gebruikte financiële processen tot op werkinstructieniveau. Het framework omvat alle elementen die van toepassing zijn bij het - op gestructureerde wijze - identificeren, analyseren en beheersen van fiscale risico’s.
Transformatie
“De aanleiding om op zoek te gaan naar een systeem voor het beheersen van onze processen was de transformatie van de organisatie naar een frontoffice- backoffice-organisatie”, vertelt Nico. In 2005 zijn twee corporaties in Zevenaar (ASWZ en SVZ) gefuseerd tot Baston Wonen. “Circa vijf jaar na dato is de organisatiestructuur die is ontstaan uit de fusie geëvalueerd”, vervolgt Nico. “Naar aanleiding van deze evaluatie is besloten om een front- en een backoffice in te richten. Als gevolg hiervan ontstond de behoefte om de processen aan te passen na deze transformatie en goed in beeld te brengen.”
Proceshandboek op een A4-tje
Wat vooral kenmerkend was, is dat de kennis van de processen voornamelijk in hoofden van mensen zat. Nico vult aan: “Men wist heel goed wat men moest doen, maar processen lagen nergens vast, waren niet beschreven anders dan op een A4-tje. Deze beschrijving was te globaal en onduidelijk was bij wie in het proces de verantwoordelijkheden lagen. Door het vastleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn de gangbare procedures heel helder geworden.”
Nico geeft aan dat de keuze voor de vastlegging van processen en risico’s op Mavim is gevallen vanwege de herkenbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. “De opzet van processen in Mavim is heel overzichtelijk”, verklaart Nico. “Daarnaast is Mavim door de Office look & feel zeer herkenbaar, waardoor je er gemakkelijk en snel mee kunt werken.” Ook vind Nico dat de software een goed communicatiemiddel biedt om met betrokken te discussiëren over de invulling van processen en de continue verbetering ervan.
Referentiemodel en GRC Framework
Baston Wonen maakt gebruik van het procesreferentiemodel voor woningcorporaties van HC&H dat is aangevuld met alle Corporatie Referentie Architectuur (CORA) informatie. In dit model zijn alle corporatieprocessen vastgelegd in Mavim. Dit brengt volgens Nico vele voordelen met zich mee. “Het model biedt een goed uitgangspunt om discussies te starten en de processen van Baston Wonen op te zetten. Het model vormt als het ware een basis die wij verder ‘verbastonnen’.”
“Als tweede model maken we gebruik van het GRC Framework”, vertelt Nico verder. “Hier zijn we sinds kort mee begonnen waarbij ons doel is om risico’s te identificeren en de bijbehorende beheersmaatregelen in kaart te brengen.” Nico merkt op dat een bijkomend voordeel van het framework is dat ook de processen aan de geïdentificeerde risico’s en beheersmaatregelen kunnen worden gekoppeld. Hierdoor wordt duidelijk zichtbaar waar in het proces risico’s optreden en dus waar maatregelen moeten worden genomen. “Met name voor (interne) audits is dit een uitstekend hulpmiddel.”
Toegevoegde waarde
De genoemde toepassingen hebben Baston Wonen met name geholpen om de discussie op gang te brengen en te brainstormen over ‘waar’ men binnen de organisatie mee bezig is. “Iedereen komt dagelijks naar kantoor en doet zijn werk. Mavim is een hulpmiddel om even stil te staan bij ‘hoe’ we ons werk nu uitvoeren en ‘hoe’ dat beter, efficiënter kan”, aldus Nico. “Met name uit brainstormsessies waarbij iedereen naar het proces kijkt en er vanuit het strategisch management of de overheid nieuwe normen of wensen naar voren komen, kan goed bekeken worden hoe dit past in het proces. Hieruit komen hele zinvolle discussies en vervolgens een nieuwe procesinvulling.”
Op niet al te lange termijn beoogt Baston Wonen de resultaten van de procesverbetering daadwerkelijk te gaan meten.
Nico ziet de meerwaarde van Mavim vooral in de vastlegging, waarmee informatie verduidelijkt en aantoonbaar wordt gemaakt, de afbakening van taken en bevoegdheden en als startpunt van waaruit de voortgang eenvoudig in de gaten kan worden gehouden. “De mogelijkheid om discussies op gang te brengen en mensen mee te laten denken, maakt dat iedereen dezelfde doelstellingen nastreeft.”
Relaties
Tevens is het van belang dat er een verbinding ontstaat tussen het strategisch niveau en het operationeel niveau. Het strategisch niveau geeft haar normen af in een visie, missie en ondernemingsplan. Vervolgens moeten deze normen op een door iedereen te begrijpen wijze vertaald worden naar operationeel niveau. Deze normen worden meegenomen bij het opzetten van de processen. Daarbij wordt rekening gehouden met doelstellingen als ‘waar’ willen we heen, ‘wat’ willen we meten. “Iedereen kijkt daarbij door dezelfde bril en denkt mee over de invloed die normen hebben op de invulling en uitvoering van processen. Dit helpt om de juiste focus te krijgen”, aldus Nico.
“Wat Mavim zo uniek maakt is dat relaties kunnen worden gelegd tussen processen, risico’s en verantwoordelijkheden. De mogelijkheden om relaties te leggen en objecten te koppelen zijn oneindig. Bovendien kunnen processen vanuit verschillende gezichtspunten worden bekeken: dat kan vanuit procesmanagement, risicomanagement, managementvragen en interne of externe behoefte.”
Een ander pluspunt is volgens Nico de mogelijkheid om bestaande informatie en documentatie te hergebruiken doordat bijvoorbeeld gegevens uit Word-bestanden en Excel-spreadsheets kunnen worden geïmporteerd met behulp van de importfunctie in Mavim. “Hierdoor hebben we aanzienlijk tijd kunnen besparen.”
Omdat andere systemen of enkel Excel niet de risico informatie binnen de processen kon borgen is men mede door dit soort praktische functionaliteiten gaan kijken naar het GRC Framework van Mavim. In Mavim kunnen namelijk zowel risico’s als beheersmaatregelen aan de processen worden gekoppeld, waardoor zichtbaar wordt ‘waar’ in het proces deze risico’s zich afspelen en ‘wie’ daarvoor verantwoordelijk is. Dit is met name van belang bij het afleggen van verantwoording in verband met interne controle en het convenant dat Baston Wonen met de Belastingdienst heeft gesloten in het kader van Horizontaal toezicht.
Toekomst
Nico kijkt vooruit: “Onze toekomstplannen zijn om Mavim verder uit te bouwen en meer gebruik te maken van de functionaliteiten en mogelijkheden die het biedt. We willen het systeem goed laten aansluiten op de vragen en behoeften die er intern zijn en die wensen en behoeften die in de toekomst zullen ontstaan.” Nico doelt hierbij op de roerige tijd waarin corporatieland zich bevindt als gevolg van veranderingen in wetgeving en toezicht. “De vraag die dan al snel rijst is: ‘hoe speel je daar op in?’. Rapportage over en beheersing van risico’s spelen daarbij een rol, evenals de verantwoording naar buiten.”
Nico zou het gebruik van Mavim vanwege de helderheid en de eenvoud van het systeem zeker aan andere woningcorporaties aanbevelen. Volgens hem is vooral het referentiemodel daarbij heel praktisch omdat het reeds een beschrijving van de primaire processen van woningcorporaties met definities en begrippen bevat (CORA). “Op dit procesreferentiemodel kun je als woningcorporatie uitstekend verder bouwen.”
