Overslaan en naar de inhoud gaan

Van strategie naar uitvoering met process mining


De i-Strategie Rijk is een goed uitgangspunt om een digitale transformatie vorm te geven. Zorg er wel voor dat u inzicht heeft in het proces én het IT-landschap van de huidige organisatie die als basis fungeert voor de digitaliseringsslag, want de praktijk blijkt vaak een stuk weerbarstiger. Datagedreven inzicht verkrijgen kan onder meer met process mining.

 

CIO’s bij het Rijk presenteerden onlangs hun i-Strategie voor de periode van 2021 tot 2025. De strategie is uitgewerkt in 10 punten, die volgens de CIO’s van het Rijk prioriteit hebben. Er lopen vier bredere thema’s als rode draad door de speerpunten van de CIO’s, namelijk een betere dienstverlening aan de burger, het op orde hebben van de (digitale) informatiehuishouding en -voorzieningen, veiligheid, openheid en transparantie, en een goede samenwerking tussen overheid, maatschappij en markt.

 

Wisselwerking beleid en uitvoering

Een van de meest opvallende kernpunten is de zogeheten ‘I in ’t hart’. Met dit kernpunt willen de CIO’s de samenwerking tussen beleid en uitvoering versterken, waarin digitalisering als hulpmiddel wordt ingezet in alle fases van de beleidscyclus. Dit betekent ook dat informatievoorziening zowel de aanjager, als een hulpmiddel voor verandering is. Het te vormen beleid is daarom niet alleen afhankelijk van de maatschappelijke opgaven die voor ons liggen, maar ook van de technologische hulpmiddelen en uitvoerbaarheid hiervan.
Het is van belang dat er een goede wisselwerking tussen de beleidsvormende en de uitvoerende partijen ontstaat, waarbij alle mogelijkheden en knelpunten van de uitvoerbaarheid besproken worden. Zo vergroot je bewustwording en betrokkenheid van alle partijen in het proces van beleidsvorming tot uitvoering. Dit is ook een kentering in de rol van ICT: tegenwoordig is ICT ondersteunend aan het primaire proces en de uitvoering hiervan, terwijl de nadruk vroeger lag op de technische aspecten van ICT.

Om de uitvoerbaarheid van beleid te bepalen, is inzicht in het informatielandschap van groot belang. De basisstructuur op orde hebben is namelijk een randvoorwaarde om de dienstverlening te optimaliseren. Hiervoor is aan de ‘achterkant’ een robuuste, toekomst vaste, flexibele, digitale infrastructuur nodig. Op deze manier kunnen applicaties aan de ‘voorkant’ de digitale dienstverlening verbeteren en medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden. Veranderingen kosten echter tijd en er zal goed vooruit gedacht moeten worden.
Verouderde systemen moeten worden vervangen en er zal meer sturing op, en aandacht nodig zijn voor ‘lifecyclemanagement’.

 

Digitale weerbaarheid en vertrouwen

Een van de doelstellingen van de i-Strategie Rijk is dat informatie tijdig, correct en toegankelijk is voor de juiste personen (burgers, parlement, media). Dat kan alleen als de basis van de infrastructuur en informatiehuishouding op orde is. Als dit niet het geval is brengt dit risico’s met zich mee en komt de cybersecurity in gevaar. Het op orde hebben van de digitale informatiehuishouding vergroot enerzijds de digitale weerbaarheid door risico’s vroegtijdig te kunnen afwenden of uitsluiten, anderzijds het vertrouwen van de burger door blijk te geven van transparantie vanuit de overheid door de juiste informatie te verschaffen.

 

Rijksambtenaren moeten wegwijs gemaakt worden in het gebruik van nieuwe ICT-oplossingen

 

Nieuwe datatechnologieën bieden een uitgelezen mogelijkheid om datagedreven aan maatschappelijke opgaven te voldoen. Hiervoor zullen de rijksambtenaren wel wegwijs moeten worden gemaakt in het gebruik van deze nieuwe ICT-oplossingen om deze optimaal te benutten. Niet alleen de medewerkers zelf, maar ook burgers en de markt zullen een bijdrage kunnen leveren aan de digitale transformatie door samen te werken en kennis uit te wisselen. Zo kun je inzichten en vaardigheden omtrent nieuwe technologische ontwikkelen en optimaal benutten ten behoeve van de dienstverlening. Daarnaast draagt deze manier van samenwerken wederom bij aan een cultuur waar iedereen gehoord wordt, wat het vertrouwen in de overheid en het beleid ten goede komt. De burger staat hierin centraal.

 

Van silo naar systeem

In de i-Strategie Rijk 2021-2025 zie je een duidelijke strategische verschuiving in het denken; de overstap van de silo-achtige organisatiestructuur van de overheid naar een collaboratieve netwerkorganisatie. Er is sprake van een versterkte wisselwerking tussen beleid en uitvoering, digitale geletterdheid, meer aandacht voor cybersecurity- en veiligheid, volledige transparantie naar stakeholders en een verbeterde digitale infrastructuur en informatievoorziening.
Wat ontbreekt is een stappenplan hoe deze strategische punten daadwerkelijk te realiseren. Om de meest efficiënte route naar het gewenste eindresultaat uit te stippelen, zul je eerst moeten weten wat je beginpunt is. In de i-Strategie wordt de nadruk gelegd op ICT in dienst van je primaire processen, waarbij de menselijke factor onmiskenbaar is. Inzicht in de samenhang tussen je processen, systemen en mensen is daarom een eerste stap om sturing te kunnen geven aan de uitvoering van deze strategie.

 

Door data uit je eigen systemen te ontginnen kun je daadwerkelijk achterhalen wie wat doet op welk moment doet binnen de organisatie.

 

Inzicht in het applicatielandschap

Het doorbreken van silo-vorming binnen organisaties en het vergroten van de samenwerking tussen verschillende afdelingen is essentieel bij het uitvoeren van een end-to-end proces. Om de silovorming te doorbreken is wederom inzicht nodig in de organisatie: processen en dienstverlening lopen dwars door verschillende organisaties en afdelingen heen. Vervolgens ontstaat de behoefte om de mogelijkheden van ICT zo goed mogelijk te benutten, maar ook dit kan je niet inschatten zonder goed in kaart te hebben hoe het huidige applicatielandschap eruitziet. Het belangrijkste speerpunt, ‘I in ’t hart’, is gericht op het samenbrengen van beleid en uitvoering, maar ook dit kan alleen als je weet hoe het hart eruitziet.

 

Process mining

Inzicht in de eigen organisatie draagt bij aan een juiste prioritering van projecten, een weloverwogen besluitvorming en een verhoogde adoptiegraad ten tijde van verandering. Process mining is hierbij het hulpmiddel om systematisch inzicht en overzicht te creëren in het proces- en applicatielandschap van de organisatie. Door data uit je eigen systemen te ontginnen kun je daadwerkelijk achterhalen wie wat doet op welk moment doet binnen de organisatie. Oftewel, ‘Komt de werkelijkheid overeen met de verwachte inzicht omtrent processen en applicaties?’. Tijdens het iBestuur Congres sprak Thomas Littooij van Mavim samen met Professor Boudewijn van Dongen, hoogleraar Process Analytics van de TU Eindhoven, tijdens een break-out sessie over process mining. Deze break-out sessie bevatte een uitgebreide inkijk welke mogelijkheden process mining biedt voor overheidsorganisaties. De sessie is hieronder terug te kijken.

 

Copyright © 2021 Mavim B.V.