ArchiMate

Inhoud In dit artikel vertelt Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering over hoe zij met haar collega’s binnen deze organisatie Mavim inzetten. Margreet werkt sinds 2018 bij het pensioenfonds en kenmerkt het als een moderne, sociale en groene organisatie. Centraal staat het creëren van zo mogelijk waarde tegen zo laag mogelijke kosten voor de deelnemer. Goed, Gastvrij, Goedkoop en Groen zijn dan ook de kernwaarden van Pensioenfonds Horeca & Catering. MAVIM: ZO WERKEN WIJ! Binnen Pensioenfonds Horeca & Catering gebruiken we Mavim op dit moment voor twee zaken; het vormgeven en borgen van de IT-architectuur en het vastleggen van de bedrijfs- en werkprocessen en de daaraan gerelateerde beheersingsmaatregelen t.b.v. ISO- en ISAE-certificering. Voor ik daar verder op in ga, eerst een belangrijk aspect van het gebruik van Mavim: het draait om teamwork. Door de structuur die Mavim biedt kan je in principe alles aan alles koppelen. Nut en noodzaak bepalen of je dat ook daadwerkelijk doet en dat bepaal je samen. Mavim wordt binnen Pensioenfonds Horeca & Catering actief onderhouden door zes collega’s vanuit de drie units Finance & Control, Data & Technologie en Business Development. Finance & Control is verantwoordelijk voor risk en control en alle certificeringen, en onderhoudt samen met de serviceconsultants van Business Development de werkprocessen. De architecten onderhouden met behulp van Mavim de bedrijfsarchitectuur (vanuit Business Development) en de IT-architectuur (vanuit Data & Technologie). De overige medewerkers maken gebruik van de Mavim Portal die Zo werken wij heet en die direct benaderbaar is vanuit ons intranet op SharePoint. Als je voor Zo werken wij kiest zie je direct het startscherm van de Mavim Portal: MAVIM NAAR DE CLOUD Pensioenfonds Horeca & Catering is vanaf 2020 gestart met het stapsgewijs migreren van applicaties en in sommige gevallen ook volledige processen, naar de publieke cloud. Wij doen dit omdat we geloven in de vernieuwende mogelijkheden die steeds meer vanuit de cloud worden geleverd. Daarnaast willen we met onze IT kunnen op- en afschalen waar dat kan. Mavim was na de introductie van Office365 een van de eerste migraties naar onze cloud omgeving. De reden hiervan was vooral de mogelijkheid die de nieuwe portal van Mavim bood, vermindering van de technische beheerlast en het feit dat we bijna kostenneutraal over konden gaan. Onze ervaringen met de overstap naar de Mavim Cloud zijn positief. We merken dat de portal echt meerwaarde biedt. Door meer gebruik te maken van “plaatjes” vinden de gebruikers van de portal beter hun weg door de informatie die Mavim in zich heeft. We hebben zelf veel werk gestoken in het maken van nieuwe vrije schema’s en hebben soms de boomstructuur in de Mavim Manager aangepast op de navigatie. Wel moesten we nadenken over het gebruik van de licenties die in de cloud iets anders zijn gepositioneerd. Zo wordt het publiceren nu volledig uitgevoerd door eindgebruikers en niet meer door de functioneel beheerder. Elke twee weken wordt de portal ververst met een nieuwe publicatie, dat kost ons ongeveer een uur en daarmee blijven we actueel. TIP 1 Denk van tevoren goed na over het navigatie schema van de portal en schrijf dit uit. Dit schema hoeft niet één op één te lopen met de boomstructuur van de Mavim Manager. Vaak geeft de indeling van de Manager database wel “haakjes” voor een indeling en je kunt zelf via vrije schema’s klikbare menu’s van plaatjes maken. Ons klikbare organisatieschema bijvoorbeeld ziet er als volgt uit: TIP 2 De vrije schema’s worden het visitekaartje van de Mavim portal. Zorg ervoor dat ze er goed uit zien, let op uitlijning, kleurgebruik en lettertype en stem ze onderling op elkaar af. Laat er zo nodig iemand met een beetje verstand van grafisch ontwerp of userinterface design naar kijken. MAVIM ALS ENTERPRISE ARCHITECTUUR TOOL Pensioenfonds Horeca & Catering zet Mavim in als primaire tooling voor IT-architectuur. Dit houdt in dat we gebruik maken van een bedrijfsbrede repository met o.a. processen, organisatie-eenheden, bedrijfsobjecten, applicaties en interfaces die we eenvoudig kunnen gebruik in ArchiMate 3.0 schema’s. ArchiMate is een veelgebruikte standaard als het gaat om weergave van architectuurschema’s, het is een wereldwijde “taal” voor architecten. Voor degenen die deze taal niet zo goed verstaan, maken we meer “free format” modellen. Door het gebruik van vrije schema’s waarin je dezelfde items uit de repository gebruikt, kan dit in Mavim ook heel goed. Het voordeel is dat als een item wijzigt, bijvoorbeeld door een organisatiewijziging, dit direct in alle platen waar dit item is opgenomen, wordt gewijzigd. Links het hoofdmenu voor Bedrijfsarchitectuur. Rechts het menu wat je krijgt als je kiest voor Klanten & Dienstverlening. Al deze vrije schema’s zijn gemaakt in Microsoft Visio en zijn opgebouwd met items uit de Mavim repository. De logo’s komen uit Microsoft PowerPoint, deze zien er wat strakker uit dan wat Visio default aanbiedt. Overigens ben je vrij in het invoegen van plaatjes dus je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Voor de architecten onder de lezers: Pensioenfonds Horeca & Catering werkt met het Novius raamwerk voor het in kaart brengen van transformaties die nodig zijn om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Je ziet in het plaatje links de onderdelen van dit raamwerk met klikbare links. Nog niet alles is opgenomen in Mavim, zoals het portfoliomanagement, dit is wellicht iets voor de toekomst. Het combineren van vrije schema’s waarbij je kunt doorklikken naar ArchiMate schema’s ziet er als volgt uit (dit is een voorbeeld met het bedrijfsprocesmodel): Je ziet nu waarom kleurgebruik in de schema’s relevant is, je kan er onbedoeld een kermis van maken als je niet van tevoren bedenkt welke schema’s naast elkaar getoond gaan worden. MAVIM IN DE TOEKOMST We hebben zeker nog plannen voor uitbreidingen binnen Mavim. Naast het portfolio management wat ik al noemde, hebben we een module voor AVG die nog ingericht gaat worden en kunnen we nog beter gebruik van de procesflows en rapportagemogelijkheden die Mavim aanbiedt. OVER HET BEDRIJF Pensioenfonds Horeca & Catering: Samen waardevol, nu en later  Wij zijn Pensioenfonds Horeca & Catering. Het pensioenfonds voor en ván alle werknemers en werkgevers in de sectoren horeca en contractcatering. Eind 2019 telden wij ruim 1,3 miljoen (ex-) werknemers en 40.000 werkgevers die bij ons zijn aangesloten. Het belegd vermogen van het pensioenfonds bedraagt € 12,6 miljard (eind 2019). Sinds 1963 beheren en verzorgen wij de pensioenen van harde werkers in een branche waar het draait om goede service en gastvrijheid. Dit doen wij met zo’n 140 betrokken collega’s zo eenvoudig en goedkoop mogelijk. Want hoe slimmer wij het nu regelen, hoe meer er overblijft voor een goed pensioen later. Het liefst duurzaam en groen, omdat wij ook oog hebben voor onze omgeving. Dit alles onder het motto: Samen waardevol, nu en later. Auteur: Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering Meer weten over Pensioenfonds Horeca & Catering? Download hier de klantcase!

Inhoud Het in kaart brengen van de IT-organisatie van een grote organisatie is lastig. De Rabobank heeft dat opgelost door een 3D-model te bouwen van de eigen organisatie en ondersteunende IT-systemen, om zo duidelijk te maken waar verbeterpunten liggen. Het toekomstmodel, dat sterk lijkt op het Business Capability Model van BIAN, helpt de bank om de gewenste transitie te visualiseren. Inmiddels staan andere organisaties in de rij om ook van het 3D-model te leren. “Dit is de eerste keer dat een organisatie de investering heeft gedaan om het eigen IT-landschap op deze manier zichtbaar te maken”, benadrukt Hans Tesselaar, Executive Director bij het Banking Industry Architecture Network (BIAN). “Iedereen die het model ziet, herkent meteen veel. Het maakt heel goed de problemen en vraagstukken van IT inzichtelijk, op een manier waarop ook een Raad van Bestuur ziet dat problemen in IT niet van de ene op de andere dag opgelost kunnen worden.” Rabobank WRR (Wholesale, Rural & Retail) bouwde twee modellen; één van de huidige en één van de toekomstige situatie. De bank staat aan de vooravond van een grote transitie, en om de status van de bank in kaart te brengen, zijn de 3D-modellen in opdracht van Angelique Slach, toenmalig Global Head of Operations bedacht en vervolgens ontworpen door Business Architect Karina Gevorgyan. Samen met Anne-Marie Breuker, Business Architect bij Rabobank WRR en trainer van het 3D-model, draagt ze het verhaal van de modellen uit. Breuker benadrukt dat het zicht op de complexiteit van de organisatie simpelweg te klein was. “We wilden iets creëren dat een wauw-effect zou veroorzaken binnen de bank. Het moest de hele organisatie aanspreken, van Raad van bestuur tot de werkvloer. En dan het liefst visueel en permanent. Zo kwamen we op het idee van deze maquette.”   Drie maanden informatie verzamelen De complexiteit van de Rabobank – en dus ook het model – komt voort uit het verleden. Van oorsprong is de bank een coöperatie, een verzameling van vele bank-eilanden. Klanten worden van oudsher lokaal of regionaal bediend, en zo kan het zijn dat er binnen de bank bijvoorbeeld al acht verschillende leningadministraties bestaan, ieder met bijbehorende werkwijze. De bouwers van het model hebben eerst drie maanden gespendeerd aan het verzamelen van alle informatie uit alle uithoeken van de bank. Breuker: “We doen veel dezelfde dingen op verschillende manieren, dat maakt het complex. Rabobank wordt ook steeds globaler, en klanten merken dat ze in Singapore anders worden geholpen dan in Utrecht. Dat willen we veranderen.” Naast de globalisering is de veranderende manier van werken van toezichthouders ook een drijfveer voor de Rabobank. Waar bancaire toezichthouders in het verleden werkten met rapportages, willen ze nu graag data van de banken inzien. Omdat er zoveel verschillende systemen binnen de Rabobank bestaan, is een team nodig om alle data aan elkaar te knopen. Met de implementatie van het nieuwe model wil de bank dit voorkomen. De derde reden voor de transitie is kostenbesparing. Slimmer werken is nu eenmaal goedkoper, benadrukt Breuker.   3D-model geeft wauw-gevoel Hans Tesselaar is hij heel blij met het initiatief, want ook de andere leden van het BIAN kunnen lering trekken uit het Rabo-model. Het toekomstmodel van de bank heeft veel overeenkomsten met het Business Capability Model (Service Landscape) van BIAN, en maakt de toegevoegde waarde van het model heel duidelijk. Bij de bouw kende de Rabobank het model van de BIAN niet, maar inmiddels hebben beide partijen afgesproken om de twee modellen nog meer op elkaar af te stemmen. De meeste bedrijven zitten in een vergelijkbare situatie, en kunnen daardoor veel leren van het 3D-model van de bank. “Iedereen die het ziet, wil eigenlijk meteen een kopie om aan hun baas te laten zien”, vertelt Tesselaar. “Het geeft een wauw-gevoel, letterlijk een blik op de toekomst.” De 3D-maquette is door Rabobank nu ook in virtual reality gebouwd, om een extra belevingselement toe te voegen. Er zijn ook plannen om met hologramtechnieken een virtuele maquette op te bouwen. In de bancaire wereld draait het om standaardisatie, benadrukt Tesselaar. “Dat is belangrijk voor nieuwe technologieën als blockchain en direct payments. Daarbij kan niet iedereen zijn eigen pad volgen. BIAN speelt een belangrijke rol bij het definiëren van die nieuwe regels.”Bron: CloudWorks.nu Meer weten over de holistische aanpak voor de uitvoering van strategie en verandering in Mavim? Bekijk hier de demovideo of lees meer over de achtergrond en de voordelen van Enterprise Architectuur op onze website!