lean

Inhoud In de aanloop naar het Overheid365 webinar ‘Effectieve Procesvoering – Hoe Waterschap Noorderzijlvest de stap zet naar werkende processen’ op donderdag 6 april om 10:00 uur gaat processpecialist Roel Beurskens in gesprek met Enko Begeman, manager financiën bij Waterschap Noorderzijlvest.   Op weg naar een bestuurbare en beheersbare organisatie Procesgericht werken bij Waterschap Noorderzijlvest is vanuit het bestuur geïnitieerd, het directieteam wil op ieder moment een peilstok in de organisatie kunnen steken om te weten hoe we ervoor staan. Vanuit daar kwam het eerste verzoek of wij dit op poten kunnen krijgen. De insteek was dat je zo de je organisatie beheers- en bestuurbaar maakt en daar heb je processen voor nodig. Wat ik in het begin zag is dat het bij het waterschap best een opgave is om procesgericht te gaan werken. Zoals je in de overheid veel ziet, veel loketten, veel teams, veel teamleiders. De organisatie is teamgericht gestuurd.   Gekozen aanpak We hebben een plan van aanpak gemaakt, het inzichtelijk gemaakt bij de teamleiders en zijn diagonaal door de organisatie gegaan. Deze stappen en de communicatie om concreet processen in beeld te brengen. Je krijgt de beleving van de teamleiders mee, zo zou het moeten gaan. De betrokkenheid van medewerkers is wezenlijk. We hebben iedereen bij elkaar gehaald en samen geëvalueerd. We zijn top down en bottom up gaan werken. Zo zijn we met een procesmanager en procesteam de organisatie diagonaal doorgegaan en hebben we iedereen die betrokken is verzameld en zijn toen pas gaan bouwen. Zo hebben we het anderhalf jaar geleden ingestoken en daar plukken we nu langzaamaan de vruchten van. Als je mensen intensief betrekt, zie je ook dat ze langzamerhand steeds meer betrokken zijn.   Duur van de verandering De doorlooptijd is nooit zeker. We hebben gewerkt met de Lean methodiek. Dat is natuurlijk een gedachte, niet een project. Bij Waterschap Noorderzijlvest was het uitdagend omdat teamleiders werden beoordeeld op het teamresultaat en nu ineens benaderd werden voor procesleiderschap. We hebben eerst de procesleiders intensief begeleid en we zagen dat ze gaandeweg eigenaarschap toonden. Het is ook een opgave, teamleiderschap en procesleiderschap gecombineerd. Teamleiders zijn gewend te sturen op teamresultaat en als rol van procesleider word je gevraagd grensoverschrijdend te kijken.    Betrekken van teamleiders Collectief was het meest effectief, al was af en toe een top down benadering wel nodig. Periodiek presenteren de procesleiders bij MT en dat zorgt voor beleving, eigenaarschap en versnelling. Het mooiste is als ook zij de winst gaan zien. Het begin was lastiger, om het dan ook echt op te pakken en te doen. Ben je eenmaal bezig, dan komen de voordelen.    Sturen op processen Processturing is noodzakelijk en het zou mooi zijn als het vanzelf gaat. Voordat je kunt gaan sturen moeten de resultaten van processen moeten wel inzichtelijk zijn. Wat is het doel van het proces? Stuur je op KPI’s, doorloopsnelheid, etc. Die moeten ook ontwikkeld worden per proces, de vraag is: “wat wil je nou bereiken?” Zo heeft de procesleider behoorlijke invloed op de KPI’s en normen.  Bevraag als directie procesleiders ook op hun procesresultaten. In die fase zitten we. Als we de juiste vragen stellen aan de juiste procesleider, dan ga je in beweging. Soms moet je pijn opzoeken en moet je mensen aanspreken op verantwoordelijkheid. Als je dat namelijk niet doet, moet je gewoon stoppen. Een directe vraag activeert.   Rendement voor de organisatie We zijn constant bezig. Rendement is nou eenmaal tijd en geld. Tijd is geld. Doordat we procesmatig werken is de doorlooptijd korter, zo is de doorlooptijd van klachtafhandeling nu nog maar 3 dagen wat voorheen 1 maand was. We hebben binnen financiën heldere afspraken over wat wij gaan rapporteren en dit zorgt voor meer duidelijkheid, minder mensen inzetten, minder werkdruk, minder kosten.   Geleerde lessen Wat erg belangrijk is, is de betrokkenheid. Verwacht niet van mensen dat ze zeggen tof, we doen mee met het proces. Je moet heel erg inzetten in benadering van procesleider, het herhalen en maandelijks voorbij laten komen. Alle communicatietechnieken inzetten, zowel intern als extern. Vooral de start is belangrijk. Benader dit niet vanuit een administratief project, want het is echt een mensentraject. Is dit nou bijzonder? Nee, maar het is wel een heel belangrijke les om überhaupt met elkaar verder te komen. Proces is een taal, zodat we beter kunnen communiceren. Het moet tussen de oren, standaard gaan handelen naar het omschreven proces. Het is gericht op de verandering in de mens.     Bron: De Processpecialisten Inspiratieblock - BPM Inspiratie Transformeer jouw BPM-strategie met Mavim - het ultieme platform dat mensen en technologie orkestreert, de klant centraal stelt en realtime, objectieve besluitvorming mogelijk maakt. ONTDEK MEER! ä Ontdek de kracht van Straight-Through Processing (STP) in onze whitepaper. Leer hoe je jouwbedrijfsdoelen kunt bereiken met real-time en geautomatiseerde operationele processen.  LEES MEER! ä Ontketen de kracht van informatiebeheer voor Leger des Heils met het Mavim platform. Stroomlijn complexiteit en geef werknemers de vrijheid om zich te concentreren op flexibele zorgverlening.  LEES MEER! ä

Inhoud Het succes van Toyota en haar Lean-bedrijfsfilosofie veroorzaakte een mondiale paradigmaverschuiving in de wereld van procesbeheer door een sterke focus op voortdurende verbetering van de waardestroom van een organisatie. Lean filosofieën helpen organisaties om kosten en tijdscycli te verlagen, hetgeen resulteert in meer ‘agile’, wendbare bedrijven. Maar, ondanks alle hype rond Lean zijn er maar weinigen in geslaagd om die filosofie zelf met succes te implementeren.   Stem van de klant Arcadis is een internationaal design-, engineering- en managementadviesbureau met 450 kantoren in meer dan 45 verschillende landen. Volgens Arcadis directeur Risk Management, Johan Tijhuis, had Arcadis, toen begonnen met de overgang naar één manier van werken, minstens 80 afzonderlijke IT-infrastructuren en tenminste 80 verschillende ERP-systemen. Hij merkte op dat je niet kunt samenwerken, dat je geen wereldspeler kunt zijn als je dat niet op orde hebt. Met duidelijke ruimte voor verbetering, legde Arcadis het pad af naar transformatie door te erkennen dat een dergelijke hoeveelheid aan legacy systemen hen ervan weerhield om efficiënt werken. Tijhuis vervolgde: "we denken dat we alleen leider kunnen worden en blijven door samenwerking – samenwerking door mensen, samenwerking door systemen en samenwerking door processen." Maar waar moet je starten? Is het beter om alle bestaande systemen uit te faseren en opnieuw te beginnen? Of moeten sommigen worden geëlimineerd, maar niet alle? Welk effect zal dat hebben op andere systemen en mensen die met deze systemen werken? Dat is waar Mavim om de hoek komt kijken.   Het verschil dat Mavim maakt Mavim biedt een unieke oplossing in de vorm van een transformatie management platform. Met Mavim worden alle mensen, processen en systemen gedocumenteerd en onderling met elkaar verbonden, zodat je de impact van eventuele hypothetische veranderingen duidelijk kunt waarnemen. Met behulp van de Mavim-software krijgt jouw organisatie kritisch inzicht in welke systemen de prestaties van het bedrijf verbeteren en welke je alleen vertragen. Bovendien heeft Mavim een repository gebouwd onder de wereldwijde standaard, Microsoft Office, zodat je direct aan de slag kunt met het hergebruiken van al je bestaande documentatie. Mavim geeft inzicht in de impact van verandering en faciliteert samenwerking op een wereldwijde schaal. Samuel Sabbagh, de Business Process Manager bij Arcadis, is bijzonder gecharmeerd van de Mavim publicatie feature. Niet alleen kunnen alle processen centraal worden gedocumenteerd en onderhouden, maar de resulterende bedrijfsblauwdruk kan vervolgens worden gepubliceerd naar alle 22.000 medewerkers van Arcadis. Met een druk op de knop kun je je personeel snel aan de slag krijgen, wat helpt bij het vaststellen van de uniformiteit in tijdzones en landen.   Opwaartse beweging Ben je nog niet overtuigd? Kijk dan eens hoe het Arcadis vandaag de dag vergaat. Zoals Tijhuis voorspelde, kon Arcadis alleen maar toonaangevend worden in hun industrie als ze minder verspilden en duidelijk konden zien welke van hun systemen moesten worden geëlimineerd. Door een duidelijke samenwerking tussen systemen, processen en mensen zijn ze van een 6de naar 3de plek gesprongen in de meest recente ranking van internationale ontwerpbureaus.   Download hier de customer profile van Arcadis