Overslaan en naar de inhoud gaan

Compliance, wat doet uw organisatie ermee?

Compliance, wat doet uw organisatie ermee?

Het Nederlands Compliance Instituut (NCI) bestaat sinds 1999 en is ooit ontstaan vanuit de financiële sector en opgericht door een aantal compliance officers die het idee hadden – omdat compliance nog in de kinderschoenen stond, er geen beroepsorganisatie bestond en het aantal compliance officers op één hand te tellen was - dat er een opleiding moest komen voor compliance officers om de kwaliteit goed te borgen”, vertelt Peters. “Daarom is het NCI in 1999 de Leergang Compliance Officer gestart en kort daarna ook met andere opleidingen op het gebied van compliance.

Al vrij snel kwamen er vanuit deelnemende cursisten verzoeken om ook ondersteuning te bieden op het gebied van advieswerkzaamheden, het verzorgen van interne opleidingen binnen het compliance vakgebied en het doorlichten en ondersteunen van compliance functies.” Het verrichten van ondersteuning vindt daarbij plaats in de vorm van het ‘leveren van handjes’, maar bijvoorbeeld ook het verstrekken van een second opinion (compliance scan of compliance screening) over de inrichting van de compliance functie. Hierbij wordt een rapport van aanbevelingen opgesteld en wordt hulp geboden bij het implementeren van procedures, gangbare modellen en maatregelen. Omdat compliance een relatief jong vakgebied is, bestaat er bij sommige organisaties behoefte om de compliance functie extern in te laten vullen of een deel van de compliance taken uit te besteden. Bij pensioenfondsen komt dit bijvoorbeeld veelvuldig voor. Ook hierin voorziet het NCI. Volgens Peters geven ondernemingen er de voorkeur aan deze werkzaamheden veelal extern beleggen in verband met objectiviteit en onafhankelijkheid ten aanzien van privacygevoelige informatie. 

Klokkenluiders
“Het NCI fungeert tevens soms als meldpunt voor misstanden binnen een organisatie in het kader van klokkenluidersregelingen”, voegt Peters toe. Hierbij kunnen medewerkers melding maken van een misstand aan een vertrouwenspersoon die op grond van de klokkenluidersregeling is aangesteld. “Deze vertrouwenspersoon geeft een oordeel over de misstand, bepaalt of er nader onderzoek moet plaatsvinden en bewaakt dat de zaak op de juiste wijze wordt afgehandeld”, zegt Peters. 
Het NCI hield zich aanvankelijk vooral bezig met opleidingen gericht op de financiële sector. Later is het NCI zich meer gaan focussen op compliance issues buiten de financiële markt. Issues die voornamelijk betrekking hebben op integriteitskwesties. “De noodzaak om te voldoen aan wet- en regelgeving wordt, ook voor ondernemingen buiten de financiële sector, steeds groter”, merkt Peters op. “Dit vergt veel tijd en expertise. Bovendien is de wijze waarop de functie binnen de betreffende sector zou moeten worden ingevuld meestal niet voorgeschreven.” 

Gedragscodes
Peters vervolgt: “Binnen de financiële sector is compliance, als gevolg van affaires bij diverse banken en verzekeraars, min of meer afgedwongen. De laatste tijd zie je dat buiten die sector er steeds meer druk wordt gelegd op organisaties om aandacht te besteden aan het naleven van wet- en regelgeving en de inrichting van de compliance functie.” Sectoren als bouwnijverheid, farmacie, de zorg en meer in algemene zin het internationale bedrijfsleven zien in dat er aandacht moet worden besteed aan compliance. Volgens Peters blijkt dit uit de compliance maatregelen die ondernemingen steeds vaker treffen, integriteitstrajecten die worden opgestart en de formulering van interne gedragscodes. “In veel gevallen adviseert het NCI daarbij over wat er in de gedragscode moet komen en op welke wijze er aandacht kan worden besteed aan het creëren van bewustzijn onder medewerkers in de vorm van voorlichtingsprogramma’s”, vertelt Peters. “Ook het adviseren over het screenen van personeel (wat voor maatregelen moet je nemen om ervoor te zorgen dat je integer personeel inhuurt), valt onder de taken van het NCI.” 

Aangezien het NCI over een uitgebreid netwerk beschikt van mensen met kennis en expertise op het gebied van compliance, is daarnaast werving en selectie van compliance professionals een vanzelfsprekend onderdeel van haar werkzaamheden geworden. 

E-learning
Dat het NCI over een breed takenpakket beschikt, blijkt uit de e-learningprogramma’s die zij ontwikkelt, de bijeenkomsten die zij organiseert, waaronder een jaarlijks congres en de diverse publicaties met actuele compliance thema’s die zij uitgeeft. Peters licht toe: “In het verleden leverden we alleen de inhoud van een e-learningprogramma. Tegenwoordig voorzien we echter ook in de techniek voor een volledig e-learning product. Zo kunnen e-learningprogramma’s ertoe dienen om medewerkers voor te lichten over wat compliance nu precies inhoudt, wat er in een gedragscode behoort te staan, waarvoor je bij een compliance officer terecht kunt en wat een klokkenluidersregeling precies is.” 
Om een hoog en adequaat kennisniveau te kunnen bieden, maakt het NCI voor haar opleidingen en publicaties veelvuldig gebruik van vertegenwoordigers van DNB, de AFM en specialisten op specifieke compliancegebieden. “De reden daarvoor is dat het terrein van compliance steeds breder wordt”, legt Peters uit. “In toenemende mate vragen organisaties zich af of ze voldoende ondernemen op het gebied van compliance, of ze een specialist moeten aanstellen voor de bewaking van de naleving van wet- en regelgeving en of zij ondersteuning nodig hebben met betrekking tot advisering rond te treffen maatregelen in het kader van compliance.” 

Recente ontwikkelingen
Peters merkt op dat de laatste jaren zeker in financiële sector het belang van de klant meer en meer centraal staat. Het bewaken van de vastgestelde criteria waaraan producten moeten voldoen en de toegevoegde waarde die producten voor de klant moet hebben, zijn in die zin belangrijke aspecten. “De compliance officer is dan mede verantwoordelijk voor toetsing van deze producten en dient erop toe te zien dat het product en de informatie rond het product duidelijk is voor de klant”, voegt Peters toe. 

Integriteit
Daarnaast ziet Peters ook nieuwe ontwikkelingen richting andere sectoren. “Eigenlijk alles wat met integriteit te maken heeft, gaat die kant op”, vertelt Peters. Hij noemt daarbij het voorbeeld van de sector bouwnijverheid, waar zaken die voorheen blijkbaar te veel voorkwamen, zoals steekpenningen, omkoping van ambtenaren en de oneigenlijke wijze waarop contracten tot stand kwamen, tegenwoordig nauwlettend onder de loep worden genomen. Peters vervolgt: “Instanties als de Wereldbank en het IMF, die ontwikkelingsprojecten financieren waarbij westerse bedrijven zijn betrokken, zien er meer en meer op toe dat contracten fair tot stand komen en of er methodes plaatsvinden die ‘niet door de beugel’ kunnen. Bedrijven worden ‘geblacklist’ als aan het licht komt dat een bedrijf niet volgens de regels heeft gehandeld en dat betekent dat zo’n bedrijf wordt uitgesloten van dergelijke projecten en opdrachten.” “Het is dus van groot belang dat organisaties weten waar de grenzen liggen. Je ziet duidelijk dat die aandacht daarvoor toeneemt en dat het bewustzijn over wat kan en wat niet kan groeit. De grenzen worden duidelijker en ondernemingen vragen zich niet langer alleen af of bepaalde zaken geoorloofd zijn op grond wetgeving, maar ook of deze zaken deugen in het licht van de interne normen en waarden van de organisatie”, concludeert Peters. 

Verbreding van het compliance terrein
Het verschil tussen deze intrinsieke motivatie en compliance vindt Peters niet eens zo heel groot. “Een van de doelstellingen van compliance is immers om aantoonbaar te maken richting stakeholders, het publiek en de samenleving dat je op een bepaalde manier zaken doet en dat je die manier van zaken doen ook continu bewaakt. Compliance verbreedt zich in die zin van een puur juridische factor naar ‘wat vinden wij zelf belangrijk’, ‘wat leggen we onszelf op aan regels’ en ‘hoe kunnen we bewijzen dat we ook daadwerkelijk opereren volgens de vastgestelde regels binnen onze onderneming’.” 

Zeker gezien het recente catastrofale ongeluk in een kledingfabriek in Bangladesh, waarbij meer dan duizend mensen om het leven zijn gekomen, kan Peters zich goed voorstellen dat ook in de kledingsector het thema compliance een steeds belangrijkere rol gaat spelen. “Dit zal gevolgen hebben voor de wijze van zakendoen, het sluiten van contracten en de controle op naleving van de vastgestelde (intrinsieke) regels”, aldus Peters. “Iedereen is weliswaar tegen kinderarbeid, maar de vraag is, wat je er als organisatie nu werkelijk aan gedaan hebt om te voorkomen dat jouw organisatie gebruik maakt van kinderarbeid.” 

Compliance voor het ontstaan van compliance
Aan Peters wordt regelmatig de vraag gesteld wie de compliance officer was voordat er compliance bestond. “Van oudsher - meer dan 20 jaar geleden, toen de term compliance in Nederland werd geïntroduceerd – vervulde de directie de rol van compliance officer”, zegt Peters. “Zij zorgde voor naleving van wet- en regelgeving, voor de communicatie hierover, voor de controle erop en voor de aflegging van verantwoording aan externe partijen daarover.” De reden waarom de compliance officer een aparte functie is geworden is, volgens Peters, de verbreding van het terrein van compliance en de toenemende druk van buitenaf die ondernemingen krijgen opgelegd. “Daarom heeft de compliance functie zich ontwikkeld tot specialistische tak van sport.” Dat neemt overigens niet weg dat bij kleine ondernemingen deze rol nog steeds wordt uitgevoerd door de ondernemingsleiding.

Over Bart Peters
Bart Peters is afkomstig uit de bankwereld waar hij vanaf 1995 actief was als compliance officer. Hij is bij het NCI sinds 2002 directielid en medewerker van het eerste uur. Zijn aandachtsgebied strekt zich uit van advieswerkzaamheden, zoals het uitvoeren van compliance scans en screeningen, tot het uitvoeren van de rol van externe compliance officer en het geven van college op aandachtsgebieden waar zijn ervaring ligt. Peters is van mening dat de compliance professie groeit en dat dit voor een grote opleidingsvraag zorgt. Het NCI probeert hierin zo goed als mogelijk te voorzien.

Peters vindt vooral de veelzijdigheid van zijn functie erg aantrekkelijk. “In deze functie krijg ik met zeer uiteenlopende zaken te maken en kom ik bij allerlei soorten bedrijven. Dit maakt mijn functie inhoudelijk zeer afwisselend. Daarnaast heb ik als ondernemer te maken met zaken die doorgaans goed verlopen, maar waar ook wel eens iets mis gaat. Dat vergt een breed zichtsveld.” 

Compliance trekt Peters vooral omdat het fenomeen enorm in beweging is en het de vraag is waar compliance zal het eindigen. “Compliance heeft de afgelopen 15 jaar een enorme ontwikkeling doorgemaakt en het terrein is immens breed aan het worden”, licht Peters toe. “De compliance officer kan in sommige gevallen lang niet meer alles overzien. Als gevolg daarvan zie je steeds meer specialismen binnen het specialisme van compliance officer ontstaan.” 

Volgens Peters is niet te voorspellen hoe de compliance wereld er over tien jaar uit zal zien. Compliance zal zich verder uitbreiden naar andere sectoren, buiten de financiële markt. “Bij woningcorporaties staat compliance bijvoorbeeld nog in de kinderschoenen. Door diverse debacles die zich binnen deze sector hebben afgespeeld, zijn de woningcorporaties inmiddels ‘wakker’ geworden - of liever gezegd ‘wakker geschud’ en dat zal gevolgen hebben voor de invulling van de compliance functie in de komende jaren”, meent Peters. Hij vervolgt: “Vaak wordt de urgentie voor de invulling van de compliance rol binnen een branche bepaald door incidenten die plaatsvinden of misstanden die aan het licht komen. In sectoren waar men net met compliance aan de slag gaat, vervult het NCI veelal een klankbordfunctie en verzorgt voorlichtingsessies.”

Copyright © 2019 Mavim B.V.