Waterschap Hunze en Aa’s houdt zich dagelijks bezig met het water in Oost-Groningen en Noordoost-Drenthe en zorgt daarbij voor schoon en voldoende water. Ook onderhoudt deze organisatie de dijken en waterwegen in dit gebied, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende belangen van natuur, landbouw en recreatie. Om deze taken te kunnen blijven uitvoeren en om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, voerde het waterschap diverse veranderingen door in de organisatie, vastgelegd in het Informatie BedrijfsvoeringsPlan (IBP).
Door Marcel Lange en Richard Smilda
Afbeelding 1: Waterschap Hunze en Aa’s zorgt er met het IBP voor klaar te zijn voor de toekomst.
De rol van de overheid verandert, deze wordt steeds meer ondersteunend. Samendoen en deelnemen: deze begrippen zijn vandaag de dag belangrijk voor de overheid. Door ontwikkelingen zoals globalisering, urbanisatie en digitalisering worden ze steeds belangrijker. Aan de ene kant moeten burgers en bedrijven waar dat kan de mogelijkheid krijgen zelf te handelen en eigen verantwoordelijkheid te nemen. Aan de andere kant wordt wel verwacht dat de overheid die initiatieven faciliteert en stimuleert (denk bijvoorbeeld hierbij aan de Omgevingswet).
In de zomer van 2017 kwam het inzicht dat de wettelijke verplichtingen die vanaf 2020 in werking treden veel inspanning zouden vragen van het waterschap Hunze en Aa’s. Het ging daarbij in hoofdlijn om de volgende wetgeving:
- Wet Revitalisering Generiek Toezicht; RGT (interbestuurlijk toezicht) IBTII.
- Digitale overheid (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties).
- Invoering Omgevingswet (Ministerie Infrastructuur en Milieu).
- Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB).
- Wet Hergebruik Overheidsgegevens (WHO).
- Wet Open Overheid (WOO).
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Archief 2020.
Ook processen die deze data genereren en gebruiken, moesten worden gedigitaliseerd. De veranderingen die hiervoor in de organisatie moesten worden doorgevoerd, gaven al snel het inzicht dat dit geen ICT-feestje zou worden, maar een echte organisatie-uitdaging. De verhoogde werkdruk op medewerkers, gedigitaliseerde processen en afhankelijkheden maakten duidelijk dat de veranderingen gestructureerd moesten worden doorgevoerd.
Opzet
De hiervoor genoemde externe aanleidingen leidden tot interne vereisten die gesteld zouden moeten worden aan een dergelijk integraal gegevenshuishoudingsproces (waaronder enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik en de real-time beschikbaarheid van data). Daarbij zou het verder inrichten van de ICT-architectuur en de website moeten leiden tot een platform waarbij zowel intern als extern effectief kan worden gecommuniceerd met landelijke partners en belanghebbenden.
Kortom, het digitaal integraal werken met focus op externe en interne belanghebbenden vroeg om een leidraad voor de komende jaren van een transitie naar deze integraliteit. Om te komen tot deze leidraad is het IBP opgesteld.
Het IBP is een routeplanner die aangeeft hoe we invulling geven aan de opgaven die gesteld zijn door de overheid, de externe en interne ontwikkelingen en daaruit voortvloeiende bedrijfsvoering. Met dit document ontstaat inzicht en worden keuzes gemaakt vanuit de volgende invalshoeken:
- Urgentie: wettelijke aansluitingen en verplichtingen, samenhang en integraliteit
- Afhankelijkheden met externe partijen.
- Afhankelijkheden interne partijen.
- Doelstelling en opgaven vanuit Beheerprogramma Hunze en Aa’s.
- Technische ontwikkelingen c.q. noodzakelijkheden.
- De impact op de strategische personeelsplanning.
Er is begonnen met een analyse van de eisen die gesteld worden door de nieuwe verplichtingen en er is een grove indeling gemaakt van het type projecten/acties per categorie die nodig zijn om hieraan te voldoen.
Na verschillende invalshoeken te hebben geanalyseerd, is ervoor gekozen om te werken met thema’s. In de opbouw van thema’s is de onderlinge afhankelijkheid en het tijdstip van de wettelijke verplichting meegenomen.Er is gekozen voor acht thema’s:
- Informatie en systeemarchitectuur
- Informatieveiligheid en Privacy
- Basis op Orde
- Digitale dienstverlening
- Open Overheid
- Digitaal Stelsel Omgevingswet
- ICT-trends en -ontwikkelingen
- Bedrijfsvoering
Tijdens het afstemmen met de organisatie is thema acht toegevoegd. De organisatie wilde graag projecten die niet direct een relatie hadden met de digitale overheid ook benoemd hebben in het IBP.
In het IBP zijn alle onderlinge relaties benoemd. Er is onder andere benoemd onder welke afdeling een taak valt, welke medewerker verantwoordelijk is, wat de tijdsplanning is, wat de verwachte inspanning van een taak/actie wordt en welke medewerkers onderdeel zijn van de acties en ten slotte wat het eindproduct moet zijn.
In het IBP zijn de diverse thema’s in perspectief geplaatst. Hierdoor ontstaat een totaalbeeld van de hoofdlijn en de afhankelijkheden tussen de thema’s. Het perspectief scheppen heeft als denkkader welke externe ontwikkelingen zijn er, met welke partners (ketenpartners zoals het Rijk en samenwerkingsverbanden) heeft Hunze en Aa’s te maken, hoe verloopt de digitale snelweg intern en extern en ook welke opgaven liggen er intern (bijvoorbeeld qua website en het digitaal proof maken van de bedrijfsprocessen). Een en ander is samengevat in het schema van afbeelding 2.
Afbeelding 2: De thema’s die van belang zijn in het IBP.
Commitment van organisatie
Het management was ervan doordrongen dat alle noodzakelijke wijzigingen en vernieuwingen een organisatieverantwoordelijkheid zijn. Om deze reden is de inhoud van IBP, de benodigde structuur en de aansturing bevestigd door het managementteam. Om sturing te kunnen geven, worden er periodieke rapportages over de voortgang gepresenteerd aan het managementteam en de rest van de organisatie.
Het IBP is eind 2018 in uitvoering genomen. Alle acties (op dit moment ongeveer 270) zijn opgedeeld in blokken van een half jaar. Er is de uitdrukkelijke wens om de vernieuwingen uit te voeren met eigen medewerkers. Door deze indeling (in taken en acties) is de werkdruk van de benodigde medewerkers beter te sturen en zijn ze makkelijker in te zetten op de verschillende werkzaamheden. Om de projecten bij voorkeur met eigen personeel uit te kunnen voeren, is er budget gereserveerd om routinewerk tijdelijk uit te kunnen besteden of om extra kennis in te kunnen zetten.
Als het nodig is, kan samen met een P&O-adviseur gefaciliteerd worden in middelen, kennisopbouw en mensen.
Rapportage
Om op alle niveaus in de organisatie inzicht te geven zijn er ‘real-time’-rapportages beschikbaar. Hiervoor wordt de software van MAVIM en Power BI gebruikt. Eens per maand worden de resultaten ook besproken en bewaakt door een kernteam IBP. Om het management inzicht en sturing te bieden, worden er driemaandelijks en halfjaarlijks rapportages opgesteld waarin de voortgang, problemen en uitdagingen worden benoemd.
Het IBP is geen statische projectenopsomming maar een programma dat naar behoefte wordt uitgebreid en verfijnd. Voortschrijdend inzicht laat zien dat sommige acties te eenvoudig zijn ingeschat qua doorlooptijd of inspanning, en soms blijkt dat aanvullende acties benodigd zijn. Deze worden dan verwerkt en toegevoegd aan het IBP.
Marcel Lange is ICT-architect en Richard Smilda is informatie-architect bij waterschap Hunze en Aa´s. Voor meer informatie over waterschap Hunze en Aa’s, zie http://www.hunzeenaas.nl/
Bron: bignieuws.nl/
