Interview | Richard Kirch | Blue Sky Group
Met Application Portfolio Management (APM) trekt de organisatie één lijn. Dat leidt behalve tot overzicht en kostenbesparing, denk hierbij aan beheers-, contract- en licentiekosten van overbodige toepassingen, tot efficiënter gebruik en betere beheersing van applicaties.
Medio 2011 is de afdeling Information Management van financieel dienstverlener Blue Sky Group van start gegaan met het borgen van bestaande kennis van het applicatielandschap. Richard Kirch, Changemanager AO/IC, vertelt in een kort interview hoe dit in zijn werk gaat.
Waarom Application Portfolio Management bij Blue Sky Group?
“De afdeling Information Management van Blue Sky Group had, net als veel andere bedrijven, voor de introductie van Application Portfolio Management alle hard- en softwaregegevens vastgelegd in spreadsheets. Dit heeft geleid tot een wildgroei aan spreadsheets en een overlapping van informatie waarvan de status (juistheid en volledigheid) niet altijd duidelijk was”, vertelt Richard. Naar aanleiding hiervan is de afdeling Information Management op zoek gegaan naar een applicatie of systeem waar alle hard- en softwaregegevens in kon worden vastgelegd.
Criteria die voor Information Management van belang waren voor een keuze van een systeem waren de mogelijkheid om:
- algemene gegevens van alle hard- en software vast te leggen
- uitgegeven rechten (licenties) aan medewerkers vast te leggen
- contractgegevens vast te leggen
- documenten te kunnen koppelen aan bepaalde onderdelen
- zelf rapporten te kunnen samenstellen en aanmaken
- de gegevens beschikbaar te kunnen stellen voor interne publicatie
“Begin 2011 kwam onze accountantmanager bij Mavim, Joey Koch, met een oplossing waar we dus al een tijd naar op zoek waren”, gaat Richard verder. “Deze mogelijkheid hebben we dan ook met beide handen aangegrepen”.
Hoe pakt de Blue Sky Group Application Portfolio Management aan?
Medio 2011 is Information management samen met twee consultants van Mavim gaan inventariseren hoe Blue Sky Group haar wensen en eisen in Application Portfolio Management framework (APM framework) kon inpassen. “Vervolgens ben ik een en ander gaan uitwerken in het APM framework en hebben de Mavim consultants een intranetomgeving gebouwd waar de gegevens beschikbaar in worden gesteld”, licht Richard toe. “Op dit moment (medio januari 2012) staan we op het punt om de intranetomgeving officieel binnen de afdeling te introduceren”.
Wat wil de Blue Sky Group bereiken met Application Portfolio Management?
Richard antwoordt: “Information Management wil met Application Portfolio Management bereiken dat alle informatie centraal wordt vastgelegd en beschikbaar wordt gesteld via een koppeling met intranet.
Naast de gegevens die nu al zijn vastgelegd zullen contracten uit ons documentatie informatiesysteem en contactpersonen- en gegevens uit Microsoft Dynamics worden gekoppeld aan het APM framework. Tevens zullen processen uit andere databases worden gekoppeld met het APM framework”.
“Zodoende wordt met een paar klikken allerlei informatie beschikbaar gesteld welke tot nu toe niet of moeilijk inzichtelijk gemaakt kon worden”, gaat Richard verder.
Naast de bovenstaande verbeteringen voor Information Management (en Blue Sky Group) is het Application Portfolio Management ook een gegevensbron voor de externe accountants en De Nederlandsche Bank. Door het verscherpte toezicht is het niet meer toereikend om hard- en softwaregegevens in diverse spreadsheets vast te leggen.
Welk resultaat heeft de Blue Sky Group tot nu toe bereikt?
Volgens Richard heeft de Blue Sky Group eigenlijk al bereikt dat het aantal spreadsheets sterk is verminderd. “Nu dat we nagenoeg alle gegevens hebben vastgelegd in APM framework is het van belang om het up to date te houden. Dit doen we door in het wijzigingsbeheer rekening te houden met Application Portfolio Management. Tevens bouwen we in onze planning en controlcyclus extra controles in. Zodoende kunnen we met een hoge mate van zekerheid garanderen dat de gegevens in het Application Portfolio Management betrouwbaar zijn”.
