Weloverwogen veranderen met het Master Design

Voor veel organisaties is het een uitdaging om het groeiende digitale landschap aan te laten sluiten op de bedrijfsstrategie en voortdurende ontwikkelingen. De ‘Master Design approach’ is een aanpak van IG&H om strategie, business en IT met elkaar te verbinden om op een effectieve en efficiënte manier het digitale landschap te ontwikkelen. Hierbij wordt ook business kennis expliciet gedefinieerd en gemodelleerd, waardoor de kwaliteit van het voortbrengingsproces wordt verhoogd.

De continu veranderende omstandigheden vragen om een wendbare en efficiënte bedrijfsvoering. Integratie van Business en IT zijn essentieel om dit te kunnen verwezenlijken. De realiteit blijkt echter vaak weerbarstig. Optimale samenwerking tussen afdelingen binnen een organisatie vraagt om een eenduidige manier van werken, aansluitend bij de visie en doelstellingen die een organisatie uitdraagt. Te vaak zien we nog, dat de prioriteit bij snelheid van verandering ligt, in plaats van bij kwaliteit. Dit leidt niet alleen tot onnodig hoge, onvoorziene IT-kosten, maar ook tot compliance risico’s. Omgekeerd vraagt een nieuwe IT-oplossing soms ingrijpende veranderingen binnen de bedrijfsvoering.

Vanuit de jarenlange ervaring en expertise van IG&H, is de Master Design methodiek ontstaan, waarmee gestructureerd toe wordt gewerkt naar een toekomstbestendig IT-landschap. Het Master Design omvat een aanpak van strategie- tot detailniveau gericht op het implementeren van nieuwe, digitale bedrijfsvoering. Met modellen worden patronen inzichtelijk gemaakt als basis voor de afstemming tussen business en IT. Dit biedt houvast binnen de agile ontwikkelmethodiek. 

Wanneer nieuw beleid tot stand komt en daarmee samenhangende doelstellingen worden gedefinieerd, is een aansluiting en afstemming met de uitvoering een vereiste. Dit geldt ook wanneer er nieuwe systemen in gebruik genomen worden. Dit brengt een aantal belangrijke vragen met zich mee. Op welke manier draagt dit bij aan de visie? Hoe maken we inzichtelijk dat deze visie ook door vertaald is in de uiteindelijke implementatie? Hoe zorgen we voor een beheersbare implementatie? Hoe komen we tot een ‘eenduidig begrip’ in plaats van spraak-verwarring doordat we in verschillende specificaties verschillende terminologie gebruiken? Hoe zorgen we dat we snel kunnen zien wat de impact is van wijzigingen of voorgestelde wijzigingen op ons systeemlandschap? Hoe ontwerpen we onze processen zo, dat we in staat zijn om ook controles en maatregelen te koppelen?

Wat heb je hier als beslisser van een organisatie in de praktijk aan?

Als beslisser in een organisatie, ben jij degene die in staat is om te sturen op kwaliteit. Laten we een drietal voorbeelden nemen. 

Complexiteit inzichtelijk maken 

Pensioenuitvoerders dragen een last uit het verleden mee doordat wensen van verschillende klanten in het verleden altijd gehonoreerd zijn, met een onoverzichtelijk IT-landschap als gevolg. Een product- en dienstenmodel, gebaseerd op gestandaardiseerde definities, helpt om de huidige situatie in kaart te brengen en de nieuwe situatie te ontwerpen. Dit maakt harmonisatie, rationalisatie en kosten efficiëntie mogelijk.   

Stel, je bent beslisser van een pensioenadministrateur en hebt de uitdaging om in de complexe overgang van het pensioenstelsel de kwaliteit te bewaken voor jouw klanten. Al deze klanten hebben verschillende wensen. In het verleden ben je als organisatie slecht in staat geweest om hierop te sturen, de afspraken waren niet inzichtelijk en verspreid in diverse documenten. Nu is het moment om dit aan te passen. 

Daarom heb je je tot doel gesteld om het aanbod van de huidige klanten in kaart te brengen. Daarnaast wil je voorsorteren op de nieuwe wetgeving en een standaard aanbod van producten en diensten in de markt zetten, zodat je de kosten voor jouw klanten laag kunt houden. Ook wil je inzichtelijk hebben welke afspraken als maatwerk component aangeboden moeten worden, waarbij de prijsstelling uiteraard voldoende is om de uitvoering door te belasten.

Dezelfde taal spreken om transparantie te bereiken 

IG&H maakt voor het inzichtelijk maken van dit aanbod gebruik van eenduidige definities: wat gelijk kan zijn moet ook gelijk zijn, zo kun je immers vergelijken. Aan de hand van deze ge-standaardiseerde definities (op basis van wetgeving en uitvoeringservaring) kun je vervol-gens jouw producten en diensten beschrijven met waar nodig variatie per doelgroep. 
Je hoeft voortaan niet meer heel de organisatie door om informatie te verzamelen. Jouw me-dewerkers en alle andere betrokken hanteren dezelfde definities als basis en gezamenlijk vertrekpunt. Jouw aanbod wordt niet per definitie minder complex, maar wel inzichtelijk. Dit inzicht is tevens de basis voor het doorvoeren van wijzigingen (of je nu kosten wilt besparen of jouw dienstverlening wilt uitbreiden). Het levert je hogere kwaliteit tegen lagere kosten door structureel hergebruik. Bovendien stelt het je in staat om complexiteit te beheersen en het principe ‘de vervuiler betaalt’ toe te passen op specifiek maatwerk.
  

Procesverbeteringen om kwaliteit van dienstverlening te verhogen

Retail organisaties hebben de voortdurende uitdaging om hun processen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. Maar door de vele betrokken kanalen, silo’s en ketenpartners is het niet eenvoudig om een beeld te vormen van de problematiek. Met een procesatlas brengt IG&H een benchmark in voor prototypische processen. Hiermee wordt een digital tweeling van de organisatie ingericht om voortdurend te kunnen meten en verbeteren.  

Een ander voorbeeld. Als retail organisatie wil je je processen analyseren zodat je op basis daarvan verbeteringen kunt doorvoeren. Om dit te bereiken, wordt er binnen jouw organisatie een overzicht opgesteld, gebaseerd op de IG&H standaard retail procesatlas. Deze proces-atlas bevat een volledig overzicht van alle standaard processen in jouw organisatie, in verschillende niveaus van uitvoering. Hierbij wordt gewerkt vanuit het perspectief van de keten (dit overstijgt jouw organisatie), het perspectief van het bedrijf en de uiteindelijke uit te voeren werkprocessen. 

Door dit overzicht te vervaardigen ben je als organisatie in staat om te onderkennen waar je processen moet herstructureren of welke werkprocessen gestandaardiseerd moeten worden. Bovendien kun je KPI’s en andere normen relateren aan jouw processen, om te bepalen waar winst mogelijk is binnen een zeer competitieve branche. Door gebruik te maken van het Mavim platform, heb je de mogelijkheid om jouw processen bovendien te relateren aan je strategie en beleid. Daarmee stuur je direct op een kwalitatieve dienstverlening. Bij wijzigingen weet je waar dit effect heeft in jouw organisatie. De investering biedt je de mogelijkheid om steeds meer grip te krijgen op jouw dienstverlening. Door gebruik te maken van het Mavim Platform, ben je in staat jouw processen te modelleren en te visualiseren op basis van BPMN (2.0) en process mining en Power BI Analytics toe te passen om KPI’s voortdurend te meten.

Mid level designs voor bewaken van de ‘architectural runway’ bij complexe implementaties

Door nieuwe ambities en digitale bedrijfsvoering worden de eisen aan automatisering hoger. Er is vernieuwing nodig in het systeemlandschap. Maar uit het verleden is wel gebleken dat “gewoon beginnen met bouwen” leidt tot software die later aangepast of afgeschreven moet worden. Mid level designs geven richting aan agile ontwikkeling om dit te bewaken.

Als beslisser ben je genoodzaakt om jouw systeemlandschap te vernieuwen. Uitstel is geen optie meer. Je kent de implementatietrajecten waarbij de software - na soms zelfs jarenlange ontwikkeling - de prullenbak in kan. Het blijkt al snel niet (meer) aan te sluiten op de gewenste bedrijfsvoering. Het is voor jou essentieel om de business te betrekken bij de ontwikkeling van een nieuw IT-platform. Hoe waarborg je dat de realisatie aansluit op de gestelde doelen? En hoe zorg je ervoor dat de ontwikkelde software ook wendbaar is naar de toekomst toe? Als je dit niet weloverwogen aanpakt, leidt het tot suboptimale designs en oplossingen, tot verkokering of onbenutte technologie potentie. 

In deze situatie zet IG&H het Mid Level Design proces uit de Master Design Aanpak in. De Business Engineers van IG&H zullen waar nodig starten met het modelleren van jouw (gewenste) organisatie vanuit de organisatiedoelen. Denk daarbij aan het vaststellen van (core) capabilities, het uitwerken van een bedrijfsfunctiemodel en informatiestromen, het uitwerken van een procesatlas en het gestructureerd uitwerken van uw producten en/of diensten. Samen met jouw organisatie, software architecten en ontwikkelaars wordt een applicatie overzicht vervaardigd vanuit business perspectief. In afstemming met IT, wordt dit verder uitgewerkt tot op een niveau waarop zowel de business als IT een beeld hebben van wat er vervaardigd dient te worden. Dit biedt duidelijke richting aan de backlog, zodat uitgewerkte features en stories, ook over teams heen, consistent blijven met elkaar en met de gekozen strategie. 

Al deze informatie kun je via het Mavim Platform vastleggen en met elkaar in relatie brengen. Ook ben je in staat om vanuit Mavim met andere applicaties te koppelen (zoals bijvoorbeeld Jira). Dit zorgt ervoor dat je volledig in control bent en inzicht hebt. De Master Design Aanpak streeft uiteindelijke compleetheid na. Dit vergt een initiële investering en doorzettingsvermogen. Het resultaat is echter dat je meer controle hebt, sneller inzicht in jouw bedrijfsvoering en waar je aanpassingen moet doorvoeren als je aan een ‘knop’ draait.  

Samenwerking met transformatie experts voor het change management in de organisatie blijft van groot belang om de aanpak volledig tot zijn recht te laten komen.