Eind maart vond de derde editie van het online congres Overheid365 plaats. Tijdens tien kennissessies verspreid over drie dagen spraken verschillende experts over de uitdagingen, oplossingen en kansen rondom digitalisering binnen de overheid. Informatiehuishouding, procesoptimalisatie en het beheer van IT en compliance waren een paar van de onderwerpen die dit jaar voorbij kwamen. Met praktijkvoorbeelden van onder andere het Ministerie van Financiën, de Gemeente Katwijk en Waterschap Zuiderzeeland kregen bezoekers een kijkje achter de schermen van de initiatieven die worden genomen voor een toekomstbestendige overheid.
Heb je het evenement gemist? Geen zorgen! In deze blog delen we drie belangrijke takeaways van Overheid365. Alle sessies zijn daarnaast ook nog hier on-demand terug te kijken.
1. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over het opslaan en delen van informatie
Bij veel overheidsinstanties zorgt de informatiehuishouding voor problemen in de bedrijfsvoering. Informatie ligt vaak versnipperd in documenten, mappen, systemen en e-mails, waardoor deze moeilijk te achterhalen is wanneer het nodig is. Veelal Met als gevolg dat iedereen anders omgaat met het archiveren en organiseren van gegevens, uniformiteit ontbreekt.
Met het oog op meer transparantie, de strengere wet- en regelgeving en een betere dienstverlening is een omslag nodig van de manier waarop overheidsinstanties hun informatiehuishouding inrichten. Door processen rondom de informatiehuishouding duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en voor iedereen toegankelijk te maken op een centrale plek, kunnen organisaties sneller en efficiënter reageren op verzoeken en nieuwe ontwikkelingen. De juiste informatie is dan in de juiste vorm snel terug te vinden voor bijvoorbeeld audits, het aantonen van compliance of WOB-verzoeken. Dit draagt tevens bij aan een betere weerbaarheid en uitvoering wat uiteindelijk zorgt voor een betere dienstverlening.
2. Goed procesbeheer is nodig voor meer samenwerking en een betere dienstverlening
Een belangrijk streven van de overheid is het verbeteren van de dienstverlening. Deze wordt persoonlijker, centraler, herkenbaar en gebruiksvriendelijker. Als een burger bij de overheid terechtkomt, vind hij het belangrijk om goed en snel geholpen te worden. Het liefst wordt de burger zo min mogelijk van het kastje naar de muur gestuurd, het maakt daarbij niet uit door wie deze uiteindelijk geholpen wordt. Om dit te realiseren moeten overheidsinstanties meer met elkaar samenwerken en meer gegevens uitwisselen.
Het samenbrengen van verschillende afdelingen en teams kan echter zorgen voor problemen. Elke afdeling heeft ten slotte een eigen manier van werken en gebruikt daarvoor vaak verschillende IT-systemen. Voor een succesvolle samenwerking zijn er dus duidelijke en uniforme afspraken nodig over de werkprocessen, IT-processen en betekenis van begrippen. Ook deze processen moeten vervolgens weer inzichtelijk en toegankelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Een tool voor procesmanagement biedt hier een oplossing voor.
3. Digitalisering zorgt voor nieuwe kansen
Hoewel de nieuwe doelstellingen en digitale transformatie de overheid voor een ingewikkeld vraagstuk stelt, brengt het natuurlijk ook nieuwe kansen. Door digitalisering meteen mee te nemen bij het inrichten van de processen, worden alle mogelijkheden hiervan optimaal benut. Dit draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, iets wat essentieel is voor een overheid die het steeds drukker krijgt en minder middelen beschikbaar heeft. In een wereld waar verandering een continu is, kan goed procesmanagement en technologie daarnaast zorgen voor wendbaarheid en flexibiliteit zodat de overheid ook in de toekomst de burger goed van dienst kan zijn.
Ben je benieuwd naar hoe andere organisaties binnen de overheid omgaan met specifieke veranderingen zoals de rechmatigheidsverantwoording of het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)? Bekijk dan nu onze gratis on-demand webinars!
