Digitalisering is niet meer weg te denken uit de dagelijkse operatie. De meerderheid van onze overheidsinstellingen zitten met data gedreven sturing nog in de verkennende fase. Ze doen voorzichtige pilots, met alle nadelen van dien. Pilots leveren misschien snel resultaat en goede sier op, maar zijn niet representatief voor hoe data gedreven sturing op de lange termijn echt zal gaan werken in de organisatie. Digitalisering biedt volop technologische mogelijkheden en kansen voor het automatiseren en verbeteren van de diensten en producten binnen jouw organisatie. Aan de uitvoering van diensten en producten ligt altijd een proces ten grondslag en is het een vereiste inzichtelijk te hebben wie, wat, wanneer, waarom en waarmee doet. Vanuit compliance en rechtmatigheid, maar ook vanuit doelgerichte uitvoering en de behoefte om continu in control te zijn over een proces. Processen digitaliseren is daarom voor veel overheidsorganisaties een vereiste. Dit betekent dat veel bestaande processen in kaart moeten worden gebracht. Data gedreven sturing kan enkel wanneer je basis op orde is, actie is dus vereist.
Inzicht door data
Veel proces verbeterprojecten starten bij de zogenoemde ‘brown-paper-sessies’ waar methodieken als Lean, Six Sigma e.d. worden ingezet om de huidige werkwijze, bottlenecks, waste, doorlooptijd en oorzaken van problematieken te lokaliseren. Vaak gaat het om trajecten van weken tot maanden waarin duidelijk wordt hoe de processen verlopen. Hoewel deze trajecten vaak leiden tot goede resultaten is de investering in tijd en geld fors. Bovendien vraagt het inzet van medewerkers die allen met een eigen referentiekader naar het onderwerp kijken.
Process mining heeft het potentieel om het vinden van verbeterpunten in processen sneller en toegankelijker te maken. Process mining is geavanceerde analysesoftware die de processen in een bedrijf visualiseert op basis van ‘timestamps’. Dit zijn datavelden die aangeven wanneer en in welke volgordelijkheid een bepaalde processtap wordt uitgevoerd. Als resultaat krijg je inzicht in de routes van bestaande processen. Hiermee maak je snel inzichtelijk welke wachttijden een processtap kent, of er extra stappen tussentijds worden uitgevoerd en welke ‘bottlenecks’ zich voordoen.
Jouw bedrijfsapplicaties maken gebruik van deze ‘timestamps’. Veel overheidsprocessen worden uitgevoerd in bedrijfsapplicaties, denk hierbij aan de diverse zaaksystemen, Centric applicaties, TOPdesk, ServiceNow, Microsoft Dynamics, Infor M3, Exact e.d.
Met de verkregen inzichten kunnen vervolgens processen worden gedigitaliseerd en kan worden vastgesteld wat de gewenste uitvoering is van een proces, binnen de kaders van de organisatiedoelstellingen en wet- en regelgeving. Door deze digitale processen te blijven afzetten en monitoren en te analyseren en evalueren met process mining (conformance checking), kun je de dienstverlening vanuit de processen continu en gericht blijven aansturen op verbetering afgestemd op de verwachtingen.
Het grote voordeel van process mining is dat er op basis van historische data naar het werkelijke proces wordt gekeken, terwijl Lean Six Sigma-technieken en ‘brown-paper-sessies’ zich met name richten op het proces ontwerp of perspectief van enkele medewerkers over hoe het proces wordt uitgevoerd. Process mining is daarentegen niet afhankelijk van hoe een proces is bedacht, of hoe mensen denken dat het wordt uitgevoerd. Met process mining maak je alleen het werkelijke proces inzichtelijk door feitelijke-, historische data te analyseren, op basis van de realiteit.
Versneller
Proces Mining gaat de Lean Six Sigma-technieken en “continuous improvement en control” behoefte van overheidsorganisaties alleen maar verbeteren en vooral versnellen.
Voor de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyze, Improve & Control) kan process mining bijdragen om de arbeidsintensieve meet- en analysefase te versnellen door (data) feiten op tafel te leggen. Tegelijkertijd maken analyse en visualisatie toepassingen de drempel lager voor professionals (bestuurders en inhoudelijke specialisten) om informatie te interpreteren en productief te benutten in het dagelijkse werk. Een mooie start voor een verbetercultuur!
Digitale Tweeling van je Overheidsorganisatie
Process mining is een enorme versneller voor het opbouwen van een digitale tweeling van je overheidsorganisatie (DTO). Wanneer je op basis van logdata, timestamps en processtappen snel en geautomatiseerd een digitale representatie van je processen kan maken, maakt dit het ook mogelijk om processimulaties uit te voeren om bijvoorbeeld te kijken wat het effect is van een verandering op de doorlooptijd. De technologie belofte van Process Mining in het Mavim Platform, ‘Mine Design Improve’, ondersteunt de DMAIC-methode van Lean Six Sigma en faciliteert het borgen, analyseren en communiceren van procesinformatie binnen één platform. Het grote voordeel hiervan is dat de continue analyse zorgt voor consistente en actuele informatie om sturing te bieden aan de continue verbetering van kwaliteit, efficiency, compliance en rechtmatigheid op producten en diensten die de overheidsorganisatie levert.
Auteur: Wouter van den Ham
