De afgelopen jaren is digitale transformatie een veel gehoord begrip binnen de overheid. Het begrip wordt breed geïnterpreteerd en kan daardoor nogal eens voor wat verwarring zorgen. Wat betekent digitale transformatie dan voor een gemeente?

Digitale transformatie is de verandering van het zogeheten businessmodel, een andere manier van organiseren, waarbij digitale technologieën een dominante rol spelen. Een andere manier van inrichten van de bedrijfsprocessen waarbij de klant (burger en bedrijf) centraal staat in de gehele klantreis, én waarbij de gemeente een duurzame dienstverlening kan leveren aan de maatschappij.

 

Wat houdt datagedreven werken in?

Datagedreven werken is het sturen op basis van (onbewerkte) feiten en data om een beweging op gang te krijgen. Het doel is om meer inzicht en kennis te verwerven en meer gefundeerde beslissingen te nemen. Denk hierbij aan het formuleren van klantreizen op basis van klantcontact systemen binnen de gemeente. De toename van het aantal (digitale) touchpoints, het aantal contactmomenten met klanten dat gedigitaliseerd is en dus een spoor van data achterlaat, zorgt voor een explosieve groei in de hoeveelheid data waarover gemeenten en andere organisaties (kunnen) beschikken als het gaat over klanten en klantinteracties.

Datagedreven werken wordt dus gebruikt om ontwikkelingen te voorspellen om hier zo goed mogelijk op in te spelen. Ook wordt het aangewend om meer betekenis te geven aan informatiegestuurd werken waarbij wordt uitgegaan van KPI’s. Bij informatiegestuurd werken worden KPI’s gemonitord en beschikbaar gesteld in BI-dashboards waarop gestuurd kan worden.

De combinatie van datagedreven werken en informatiegestuurd werken is een krachtige aanpak om sturing te geven aan een organisatie. Waar met informatiegestuurd werken de doelstelling vóór de analyse wordt gesteld, wordt met datagedreven de doelstelling (achteraf) opgemaakt uit de data.

Met behulp van data is het mogelijk om de processen zo efficiënt mogelijk in te richten, waardoor beslissingen sneller, beter én accurater genomen kunnen worden en beter afgestemd zijn op de werkelijkheid.

 

Zichtbaar maken van data

Het beste van twee werelden realiseer je wanneer je datagedreven en informatiegestuurd met elkaar combineert. Echter, om werkelijk stappen voorwaarts te maken in de richting van een waardevolle ontwikkeling rond digitale transformatie en de impact van verandering is het noodzakelijk de inzichten uit data en informatie te koppelen aan de conformance check van de organisatie.

 

De combinatie van drie werelden; data, analyse en design

Waar wereldwijd een enorme adoptie plaatsvindt van Microsoft Power BI om rapportagedata op een laagdrempelige manier te ontsluiten richting de organisatie, is het een logische keuze om geen andere dashboardfunctionaliteit te ontwikkelen, maar hier juist op door te bouwen. Dashboarding KPI’s en andere metadata kan dan ook in Mavim worden getoond d.m.v. de Power BI-integratie. Mavim heeft binnen haar platform hieraan Process Mining toegevoegd om data-analyse op log-data uit primaire systemen uit te voeren. Drie werelden die samenkomen in één platform: design van business process blueprints, Governance, Risk & Compliance, Enterprise Architectuur, IT Portfolio Management gecombineerd met Business Intelligence en Process Mining. Dit stelt overheidsorganisaties in staat om binnen één integrale omgeving datagedreven en informatiegestuurd te werken aan de continue ontwikkeling en verbetering van haar dienstverlening.

 

Van data naar toegevoegde waarde

Data is er. In elke organisatie. De uitdaging is om data dusdanig te ontsluiten dat ermee gewerkt kan worden. En om zinvolle onderzoeksvragen op te stellen en die te gaan testen. Data! Het gaat er niet om hoeveel je ervan hebt, maar wat je ermee doet, en hoe je dit doet.

Data die wordt gecreëerd vanuit systemen biedt een schatkist aan waardevolle informatie. Maar data op zich zegt nog niet heel veel. Ook hierbij gaat het om de combinatie van de data en het spoor dat data achterlaat. Hierop kunnen namelijk afwijkingen, uitzonderingen, bottlenecks etc. inzichtelijk worden gemaakt. Process Mining maakt dit mogelijk. Er zijn inmiddels legio voorbeelden en ook voor de overheid kent de technologie een grote toegevoegde waarde. Het legt namelijk bloot wat niet zichtbaar is.

Denk daarbij aan subsidieverstrekking, vergunningverlening, de financiële tekorten binnen het sociaal domein evenals de klantreis voor producten en diensten die worden afgenomen. De vraag naar kostenefficiëntie en transparantie is groot en om dat te bereiken is continu inzicht in een digitale wereld meer en meer een vereiste.

‘Het is essentieel om samen te werken, gedreven vanuit de business.’

Je zou kunnen stellen dat het inzichtelijk maken met de juiste technologie en kennis weer een “typisch IT-ding” is. Dit is deels waar, maar heeft pas echt een kans van slagen als IT en de business samenwerken en deze samenwerking wordt gedreven vanuit de business. Het is essentieel om samen te werken, gedreven vanuit de business. Het is pas zinvol wanneer van tevoren wordt bepaalt wat de doelstelling is, wat je wilt verbeteren.

 

Continue ontwikkeling via Mine, Design & Improve

Het tempo waarin ontwikkelingen elkaar opvolgen vraagt erom snel in te kunnen spelen op veranderingen. Het snel inspelen op behoefte van de maatschappij, het continue proces van leren en bijsturen zijn bijna dé kernwaarde voor een wendbare organisatie geworden. Het optimaliseren van product- en dienstverlening aan de hand van strategie, gevormd op basis van inzichten vanuit Analytics wordt en is een continu proces. Het is nooit af! Het wordt steeds een stukje beter, sneller, efficiënter en slimmer.

De Mine, Design, Improve-gedachte is wat, volgens Gartner, Mavim de toonaangevende leverancier maakt binnen een nieuwe softwarecategorie: ‘Technologies to build your Digital Twin of an Organization (process) – DTO’

 

De Mine-Design-Improve methode in de PDCA-cyclus bestaat uit de volgende stappen:

1. Plan: Bepalen wat de doelstelling is, wat je wilt verbeteren.
2. Do: Het toepassen van Mavim Process Mining en het analyseren van op feiten gebaseerde  procesdata. (Mine)
3. Check: Het resultaat van Mining en Analyse in relatie tot de doelstelling doorvoeren in een aangepast ontwerp van de bedrijfsprocessen. (Design)
4. Act: Doorvoeren van de verbeteringen. Communiceren van resultaten, inzichten, analyse en de veranderingen die daarop worden en/of zijn doorgevoerd. Het meenemen van mensen in verandering is vaak het meest onderschatte deel in de door ontwikkeling en verbetering van organisaties. Het betrekken van mensen door hen input te laten leveren, verbetervoorstellen te laten doen of assessments op informatie te laten uitvoeren, zorgt voor een hogere adoptiegraad en betrokkenheid. (Improve)

 

Auteur: Wouter van der Ham, Mavim

 

> Download hier het e-book over het ontwikkelen van een Digitale Tweeling van je Organisatie (DTO)