De wereld verandert en dat betekent dat er vraag is naar nieuwe tijden, aanzienlijke toenames in transformaties en de bijbehorende behoefte aan een platform dat helpt de verandering te visualiseren. Een platform dat zorgt voor samenwerking en betrokkenheid van alle betrokken mensen en een 360-graden beeld geeft van jouw organisatie of die van jouw klant. Dit wordt ook wel de Digitale Tweeling van een organisatie genoemd, een complete visualisatie van het target operating model van een bedrijf.

Nieuwe tijden komen ook met nieuwe manieren van werken. Documentkasten en boomstructuren zijn minder state-of-the-art. De diepte induiken via foto's, modellen, klikbare schema's en Visio-platen en je weg vinden door de inhoud via klikken is de juiste keuze. Mavim is zo gebouwd: vergeet de boomstructuur, gebruik de visuele "beeld"-route. Onze Mavim Portal en het gebruiksmodel zijn zo gestructureerd dat duizenden mensen er doorheen bladeren van ‘buiten naar binnen’: van klanten en klant use cases, via client engagement teams bij een organisatie, terug naar de back-end Enterprise Architecture en haar teams om dit te faciliteren. Het bespaart veel tijd in klantcontacten en binnen klantprojecten door dit end-to-end, lichtgewicht platform aan te bieden, om (in de juiste volgorde):

• Je te verbinden aan, samen te werken met én te leveren aan de klant
• Eén centrale bron te bieden voor zowel alle veldactiviteiten van de organisatie als tot de inhoud van al hun best practices
• Een hoofdbibliotheek te bieden voor de best practices en procesmodellen van de organisatie 

Dit vraagt om een andere manier van werken, een andere structuur, een andere manier van het maken van je kasten en database lay-out. Mavim werkt met de principes van contentcreatie, gevolgd door publicatie. Het publicatiestuk is een fundamenteel onderdeel van hoe we onze producten hebben gebouwd en denken dat afspraken werken.
 

Het waarom

Als meerdere teams van een organisatie werken aan het bouwen van inhoud of wanneer inhoud naar verwachting in een snel tempo zal groeien, is het nodig om de structuur van de inhoud te voor:

• Sneller verandermanagement
• Snellere exposure (publicatie) 
• Minder onderlinge afhankelijkheden tussen de teams voor het vernieuwen van de content

Met de snelle groei van het aantal grafieken is er een waarneembare impact op de tijdlijnen, samen met de nieuwe publicatie die wordt stopgezet vanwege onderlinge afhankelijkheden.

We willen graag een reeks opties en methodologieën aanbieden die als een combinatie kunnen worden gebruikt om de gewenste optimalisatie te bereiken.

De procesbibliotheek en het maken van branche- of klantspecifieke procesmodellen: optimalisatie van boomstructuren

Optimalisatie van de boomstructuur kan worden bereikt door de onderwerpen te modelleren op basis van hiërarchie. Bijvoorbeeld:

• Industrie

          o    Sub-industrie

                            Diensten

In deze structuur kunnen de teams die in elke laag in een bepaalde branche werken, de inhoud ‘verpakken’ per die branche verpakken hetgeen zou resulteren in een minder omvangrijke publicatie met minder afhankelijkheden voor teams. Componenten uit de procesbibliotheek kunnen worden hergebruikt speciaal voor het snel bouwen van klantspecifieke modellen. Dit kan worden bereikt met de gekoppelde kopieerfunctie.
 

Mavim gekoppelde kopieerfunctie

Doel: het kunnen hergebruiken ("spiegelen") van bepaalde onderdelen van een Mavim DB vanuit een centraal beheerd en onderhouden onderdeel in een Mavim DB, zoals een procesbibliotheek met veel processen (etc.), die gebruikt moeten worden in diverse branche- of klantspecifieke onderdelen (modellen). Dus om eenmalig herbruikbare content te maken en op één plek te onderhouden/veranderen en op vele andere plekken (branche- of klantspecifieke modellen) binnen de Mavim DB te (her)gebruiken.
 

Mavim versiebeheer

Versiebeheer bestaat uit alle procedures die nodig zijn om met versies te werken:

• Het genereren van een alleen-lezen selectie (reeks onderwerpen) en (sub)set van coherente informatie
• Op een bepaald moment uit een Mavim-database gehaald
• Specifiek en zinvol om door bepaalde eindgebruikers te worden geconsumeerd (bekeken en feedback op te geven)

 
De informatie die een bepaalde versie bevat, wordt gedefinieerd in een versiedefinitie.
Versies kunnen worden gebruikt om:

1. Gegevens uit te wisselen tussen verschillende Mavim-databases zoals exportgegevens van een bepaalde Mavim DB en importeer (en mogelijk ook update) deze in een andere Mavim DB, waardoor een (bepaald deel van een) Mavim DB beschikbaar wordt voor anderen (zoals klanten of een andere groep "Mavim Content Creators" enz.).
2. Bepaalde gegevens (informatie) te publiceren uit een Mavim DB in een Mavim Portal (website).

Het belangrijkste van het gebruik van versies is het kunnen maken van specifieke en verschillende (en kleinere) versies van één grote Mavim DB. Dit wordt bereikt door de inhoud van een Mavim DB op te splitsen in specifieke en logische delen, wat zinvoller is voor een bepaald publiek om te bekijken, feedback te geven, enz., Mogelijk zelfs zinvoller dan het publiceren en delen van alle mogelijke inhoud van een Mavim DB met eindgebruikers. Deze afzonderlijke onderdelen (versies) zullen beter beheersbaar en veel kleiner zijn dan een versie en publicatie van alle inhoud in een Mavim DB. De tijd om een dergelijke versie te genereren en te publiceren zal dus veel sneller zijn. 
 

Mavim publicatie management

Publicaties maken het mogelijk om de versies te verplaatsen naar verbruiksinterfaces zoals Mavim Portal. De publicatie is zeer nauw verbonden met de versiedefinitie en daarom is het maken van versies een cruciale stap die de tijd definieert die nodig is om te publiceren.

De logische volgende vraag is hoe navigeer je naar branches vanuit een centraal punt? 
De functionaliteit van de dynamische links zou in dit geval bij de oplossing passen. Meer informatie over het implementeren van dynamische koppelingen vind je hier.
Eenvoudig uitgelegd, maakt dynamische link-functionaliteit de navigatie tussen meerdere publicaties mogelijk met opties voor het openen van het resultaat dat is ingesteld op hetzelfde tabblad of op een nieuw tabblad. Deze functionaliteit wordt volledig gebruikt wanneer:

1. Er zijn meerdere publicaties zijn waarbij vanuit één startpunt moeten worden genavigeerd.
2. Er is een logisch verband of referentie is tussen onderwerpen die zich in verschillende publicaties bevinden, bijvoorbeeld koppelingen tussen verkoopafdeling en inkoopafdeling.
3. Er vanuit de navigatiekaart een vereiste is om een externe pagina/website aan te roepen die geen deel uitmaakt van Mavim-publicatie. Zodra de structuur is ontworpen, zijn de volgende stappen versie- en publicatiebeheer.

We werken samen met jouw team om de meest optimale "inhoudsopgave" te bereiken, zoals een bestemmingspagina.
 

Voorgestelde aanpak

Uitleg van de bovenstaande structuur:

1. Volg een specifieke naamgevingsconventie, zoals het gebruik van een specifiek voorvoegsel voor de hoofdmap van branche-inhoud voor elke branche. Dit helpt bij het differentiëren van de publicatie.
2. Elke branche zou een afzonderlijke publicatiedefinitie en onafhankelijk moeten zijn.
3. Maak een gemeenschappelijke navigatiepublicatie met alleen de navigatiekaart of visual met de verbinding tussen de publicaties die via dynamische koppelingen tot stand zijn gebracht.
4. De functionaliteit van dynamische koppelingen zou van de navigatiepublicatie naar individuele referentiemodellen moeten navigeren.
5. Om de naamgeving consistent te houden voor de eindgebruiker moet na elke publicatie de alternatieve naam in het publicatiescherm worden gebruikt.

Het volgen van de bovenstaande stappen zou helpen om snellere verversingstijden en minder afhankelijkheden te bereiken.

Door Mavim Value Engineers: Shrikanth Balla, Ronald Vendel, Bram Hirsch