Voor het inzichtelijk maken van de processen, maar ook de architectuur en de applicaties én de rolverdeling van wie verantwoordelijk is voor welke stap in het proces maakt gemeente Katwijk gebruik van Mavim. 

Voor de processen is Mavim de ‘single-source-of-truth’, maar de bron van alle applicaties die Gemeente Katwijk gebruikt is TOPdesk. Om de applicaties in Mavim te kunnen koppelen aan processen dient er een synchronisatie plaats te vinden tussen TOPdesk en Mavim. In Mavim wil je niet alleen de naam van de applicatie, maar ook enkele van de belangrijkste kenmerken weten, zoals bijvoorbeeld de vakafdeling en de beheerder.

Hiervoor gebruikt Gemeente Katwijk de Mavim API in combinatie met het Microsoft Power Platform. Het Microsoft Power Platform is het low-code/no-code platform van Microsoft waarmee business users zelf apps en werkstromen kunnen maken. Een Power Automate flow, die wekelijks op een vast tijdstip wordt uitgevoerd, maakt verbinding naar zowel TOPdesk als naar Mavim. De flow leest uit TOPdesk alle applicaties. Als er in de afgelopen week nieuwe applicaties in TOPdesk zijn toegevoegd, worden deze overgenomen in Mavim. Van de applicaties die al eerder gesynchroniseerd waren worden alleen de eventueel gewijzigde kenmerken bijgewerkt.

Hierdoor is er in Mavim altijd een actueel overzicht van de applicaties zodat de juiste applicaties aan de juiste processen gekoppeld kunnen worden. Dit geeft Gemeente Katwijk waardevolle inzichten zoals welke applicaties gebruikt worden in welke processen.

Met de Mavim API en het Power Platform gaat er een wereld aan mogelijkheden open. Denk bijvoorbeeld aan het importen, exporteren of synchroniseren van informatie in Mavim van en naar duizenden verschillende systemen. In combinatie met Power Apps, Teams en Outlook kunnen hiermee ook notificaties, reviews of assessments opgezet worden. Bijvoorbeeld om processen of applicaties in Mavim periodiek te laten controleren.

Geïnteresseerd welke mogelijkheden de Mavim API in combinatie met het Power Platform jouw organisatie biedt? Neem contact met ons op.
Of bekijk deze video waarin Bouwe Guijt, i-adviseur bij Gemeente Katwijk uitlegt hoe Gemeente Katwijk invulling geeft aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Of download hier onze factsheet over de koppeling met de TOPdesk IT Management Module.