Al snel wordt de kaasschaafmethode toegepast: “bij alles wat minder”. Budgetten afromen, minder subsidies verstrekken, kwaliteitsniveau bijstellen, bezuinigen op de personeelsformatie. Allemaal maatregelen die tot het standaard repertoire behoren. Maar hebben deze maatregelen wel het gewenste resultaat? De ervaring leert dat veel bezuinigingstrajecten in het verleden nauwelijks hebben geleid tot echte bezuinigingen. Kaasschaafmethoden toepassen leidden uiteindelijk tot budgetoverschrijdingen in de jaarrekening, bezuinigingen op structurele uitgaven kwamen terug als incidentele uitgaven die uiteindelijk weer structureel werden en vermindering van formatie werd opgevangen door inhuur.

Strategisch bezuinigen

Bezuinigen bestaat uit het maken van keuzes, waarbij de vraag gesteld dient te worden welke impact dergelijke keuzes hebben. Welke invloed heeft de bezuinigingsmaatregel op de processen, producten, diensten, kwaliteit, risico's etc. Heeft de bezuiniging hogere kosten, lagere kwaliteit en hogere werkdruk tot gevolg? Deze strategische afweging moet dus gemaakt worden. Een integrale digitale informatievoorziening helpt hierbij.

Een integrale informatievoorziening helpt je bij het maken van de juiste keuzes in tijden van bezuinigingen. In veel situaties zie je nog dat veel informatie-onderdelen versnipperd in de organisatie zijn vastgelegd met inconsistentie tot gevolg, terwijl ze allemaal een relatie met elkaar kennen - zeker als het gaat om het maken van keuzes. Als bestuurder wil je een betrouwbaar, consistent beeld van de organisatie hebben om adequaat beslissingen te kunnen nemen.

Met het Mavim platform ben je in staat inzicht te krijgen op de samenhang tussen producten, diensten, medewerkers, wet- en regelgeving, risico's, het IT-landschap, compliance, processen en de strategie. Dit zorgt ervoor dat je als bestuurder vanuit één integrale bron de samenhang inzichtelijk hebt en gevalideerd keuzes kunt maken. Door je informatievoorziening en interne beheersing op orde te hebben, kan je inzichtelijk maken welke impact bezuinigingsmaatregelen hebben op de processen, systemen en mensen binnen de organisatie. Op deze manier kan je met de juiste maatregelen doelgericht je organisatie verbeteren.

Een goede en betrouwbare informatievoorziening vraagt om meer integrale samenwerking. Met het Mavim platform zal de samenwerking verbeteren doordat inzichtelijk is, wie en wat er met elkaar in verbinding staat. Doordat je dit inzicht en overzicht gemakkelijke via de Mavim Portal naar de verschillende onderdelen en afdelingen binnen een organisatie ontsluit, heeft iedereen toegang tot diezelfde samenhangende informatie als strategie, doelstellingen, processen en bijbehorende documenten (ook op het gebied van wet- en regelgeving, werkafspraken etc.). Het Mavim platform helpt om de informatievoorziening in kaart te brengen en te verbeteren.

Vaak is snijden in het personeelsbestand een van de meest genomen bezuinigingsmaatregelen. Dit kan binnen grote organisaties juist meer kosten op de lange termijn opleveren als gevolg van ‘functievermenging’. Door het wegvallen van verschillende functionarissen is het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Juist dan is het hebben van inzicht in de processen en de hieraan gekoppelde medewerkers van groot belang, om wendbaar in te kunnen spelen op de gevraagde verandering. Een goede en betrouwbare functiescheiding is essentieel in de rechtmatigheidsverantwoording. Een groot risico als hier tijdens bezuinigingsmaatregelen geen inzicht op is en rekening mee gehouden kan worden.

Kortom, bezuinigen heeft een grote impact op de organisatie. Het verkregen inzicht in je informatievoorziening kan je helpen de juiste maatregelen te treffen die effectief bijdragen aan je (bezuiniging)strategie. Ook voorkom je verrassingen en hogere kosten door de impact van de bezuinigingen inzichtelijk te maken voor de gehele organisatie en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

Ben jij of is jouw organisatie bezig met een dataproject en is ethiek al geïntegreerd? Of heb je een interessante visie hierop? Dan komen wij vanuit Mavim graag met jou in contact om mee te denken en kennis te delen. Dit kan door contact op te nemen met Burt van Dinter en Pien van der Geest.