OPTIMALISEER PROCESSEN EN VERHOOG DE EFFICIËNTE VAN DE HR-FUNCTIE
De complexiteit en de uitdagingen rond data gedreven en procesmatig werken bemoeilijken de HR-professional bij het waarborgen van een capabel en betrokken personeelsbestand. Als gevolg hiervan is de HR-functie onvoldoende in staat om zich aan te passen aan voortdurende veranderingen en het personeelsbestand van de toekomst te faciliteren in overeenstemming met de strategische agenda en ambitie van een organisatie. Voor het ondersteunen van zowel de HR-professional als het hele strategische en tactische leidinggevend kader bij het in kaart brengen, optimaliseren en digitaliseren van de HR-processen heeft Mavim-partner, VertX, het HR-proceslandschap ontwikkeld.
VertX en het HR-proceslandschap
HR-processen in verschillende organisaties vertonen veel overeenkomsten en het verschil zit hem niet zo zeer in wat er gedaan wordt, maar in wie iets doet en met welke middelen. VertX heeft jarenlange ervaring in het ontwerpen, modelleren en optimaliseren van HR-processen en heeft op basis van best practices een HR-proceslandschap ontwikkeld waarin alle HR-processen zijn uitgewerkt tot op werkinstructieniveau.
Resultaten
Geoptimaliseerde processen en medewerkerstevredenheid
Geoptimaliseerde HR-processen zorgen voor een hogere efficiëntie in de uitvoering waardoor tijdsinvestering (van HR-medewerker, leidinggevende en eindgebruiker) en totale doorlooptijden positief beïnvloedt. Structureel grip op de HR-processen borgt daarnaast de kwaliteit van de processen, zowel vanuit HR perspectief alsook vanuit de medewerker wat zorgt voor een verbeterde employee experience.
Effectiviteit en efficiëntie van HR-medewerker
De vindbaarheid en toepasbaarheid van procesdocumentatie en -informatie wordt geoptimaliseerd door een gebruikersvriendelijk portaal dat centraal beschikbaar is voor alle medewerkers met een HR-verantwoordelijkheid, waarmee ook het onboardingproces aanzienlijk verbetert. De actualiteit van procesdocumentatie en –informatie is op een eenduidige wijze geborgd wat de kwaliteit van procesuitvoering verhoogt, de kans op issues en foutgevoeligheid verlaagt en de proceskwaliteit verbetert. Het onderhoud en beheer op procesdocumentatie en -informatie wordt vereenvoudigd wat leidt tot een afname in tijdsinvestering in het structurele onderhoud, maar met name ten aanzien van procesveranderingen en –aanpassingen.
Procesonderhoud en - verbetering
Structureel inzicht en grip op het HR-landschap versterkt het veranderproces door efficiënte besluitvorming op basis van betrouwbare en actuele informatie en een effectief veranderproces vanuit het procesketenperspectief.
Het risico op proceshiaten en onvolledige procesaanpassingen is minimaal door structureel inzicht en grip op het HR-landschap. Dit voorkomt rework en aanpassingen achteraf. Het volgen van de BPM lifecycle maakt preventieve procesaanpassingen en continue verbetering van processen en activiteiten mogelijk, met in achtneming van de veranderende omgeving waarin HR binnen de organisatie fungeert.
VOORDELEN
Geoptimaliseerde processen
Effectiviteit en efficiëntie van HR-medewerker
Procesonderhoud en verbetering
Hogere medewerkerstevredenheid
Achtergrond
Door complexiteit en de uitdagingen rond data gedreven en procesmatig werken ontbreekt het binnen veel organisaties aan inzicht in en controle over de algehele HR-inrichting van strategisch naar operationeel niveau. Dit bemoeilijkt de optimalisatie en wendbaarheid naar een voortdurend ontwikkelende omgeving van de HR-functie in de organisatie. Dit heeft dan ook een directe impact op de employee experience. Wendbaarheid en proactieve processturing en -controle binnen de HR-functie(s) is nodig om de governance en het operationele HR-model van de organisatie te faciliteren in lijn met de strategische doelen en ontwikkelingen van de organisatie.
Theorie
Processen vormen het vitale onderdeel van iedere organisatie en iedere bedrijfsvoering. BPM is een manier van werken met als doel processen te modelleren, meten, verbeteren en optimaliseren. Dit is nodig om efficiënter, effectiever en (kwalitatief) beter te werken. Bovendien helpt inzicht in de bedrijfsprocessen bij het doorvoeren van veranderen en het voldoen aan wet- en regelgeving.
BPM kan omschreven worden als: ‘het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie’. Het realiseren van doelstellingen is niet alleen een kwestie van goede sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen.
Vijf stappen naar Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.
Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.
Hét platform voor procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering
- Creëer inzicht in de gehele procesgang
- Koppel wet- en regelgeving aan de processen
- Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
- Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
- Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen
