Overslaan en naar de inhoud gaan

Om tot een effectieve verbetercultuur te komen binnen een overheidsorganisatie zijn er een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. Naast dat er een heldere strategie en ambitie nodig is om samen te werken aan de kwaliteit, effectiviteit en kostenefficiëntie; vraagt het ook om gestructureerde borging en samenhang van werkafspraken, processen, wet- en regelgeving en technologie. Inzicht en overzicht vormen de basis om sturing te geven aan beleidsdoelstellingen en andere prestatie indicatoren.

Veel overheidsorganisaties proberen verkokering te doorbreken en informatie van de diverse afdelingen integraal met elkaar te verbinden. Veel van deze waardevolle informatie is zoals gebruikelijk vastgelegd in Microsoft Office documenten (Word, Excel, Visio en PowerPoint) of andere applicaties. Hoewel dit vaak op afdelingsniveau op een redelijk gestructureerde wijze gebeurt, bemoeilijkt de inconsistente wijze van vastlegging over meerdere afdelingen, het integraal inzichtelijk maken en in samenhang brengen van deze informatie.

De vastlegging van deze organisatiedata is relevant om inzichtelijk te maken wat de samenhang van processen, mensen en systemen is, en welke impact veranderingen vanuit strategie, beleid en wet- en regelgeving hierop hebben. In veel gevallen heeft het proces te maken met interne en externe ketenpartners. Op één centrale plek kunnen zien wie wat doet in een proces, wanneer en met welke systemen zij dat uitvoeren en waarom dat op deze manier wordt uitgevoerd is heel waardevol. Dit maakt een overheidsorganisatie wendbaar. Bij verandering van strategie of beleid, incidenten of interne en externe controle is het management in staat een actueel inzicht en overzicht te bieden over hoe de organisatie opereert.  

Dit vraagt enerzijds prioriteit vanuit directie en anderzijds draagvlak van het management en de medewerkers om gezamenlijk te werken aan de verbetercultuur. Naast dat het vastleggen van de informatie in een centrale bron het dagelijkse werk inzichtelijker en dus makkelijker maakt, biedt goede kwaliteit, effectiviteit en koste efficiëntie veel nieuwe kansen voor innovatie en andere ontwikkelingen.

Waar de structuur van proces- en informatievastlegging in het Mavim Platform vaak onder leiding van een key-userteam gebeurt, is de grootste uitdaging het beheersbaar en actueel houden van alle procesdata en samenhangende informatie. Het leveren van input, het uitzetten van taken en acties naar stakeholders en proceseigenaren, het aanmaken en gebruiken van assessment- en verbeterformulieren middels een workflow structuur was reeds bekend binnen het Mavim Platform. Hiermee ben je in staat om een Plan-Do-Check-Act en/of verbetercyclus in te richten, echter zorgt dit bij veel klanten voor extra werk om alle verbeteringen en wijzigingen te verwerken. Dit zorgt vervolgens voor een bottleneck op het actueel houden van de informatie.

 

Mavim iMprove

Veel overheidsklanten van Mavim hebben gevraagd om een oplossing waarmee breder binnen de organisatie samengewerkt kan worden aan de beheersbaarheid en het actueel houden van de informatie. Het gaat daarbij voornamelijk om de informatie beschreven in het omschrijvingsvenster, de relaties en de meta-data die zijn vastgelegd in de zogeheten veldensets van een onderwerp. Mavim iMprove is een functionaliteit binnen de Mavim Portal waarmee medewerkers zelf in staat zijn informatie in het omschrijvingsvenster, veldensets en relaties te beheren, wijzigen en verbeteren. Met een Mavim iMprove licentie kunnen er binnen iedere afdeling, één of meerdere medewerkers, binnen één centrale plek de informatie niet alleen actueel houden maar ook beschrijven en vastleggen binnen de kaders in de daarvoor ingerichte key-userteams.

Als voorbeeld, proceseigenaren die periodiek aanpassingen in veldensets of omschrijvingen doorgeven via de Mavim Portal, kunnen voortaan met een iMprove licentie zelf de wijzigingen en verbeteringen aanbrengen in de publicatie omgeving. Dit zorgt ervoor dat er gezamenlijk gewerkt wordt aan het doel om te kunnen sturen op actuele informatie en inzichten op de organisatie.

Nieuwgierig naar de mogelijkheden van Mavim iMprove? Neem dan contact op met jouw contactpersoon of stuur een verzoek naar overheid@mavim.com voor een online video-demo via Microsoft Teams of ander videokanaal.

 

Of download onze brochure over Mine, Design & Improve

TAGS

Copyright © 2020 Mavim B.V.