gemeenten

Inhoud Er zijn verschillende business transformaties waar gemeenten mee te maken kunnen hebben, afhankelijk van hun specifieke situatie en behoeften. Hier zijn echter vijf veelvoorkomende transformaties die momenteel relevant zijn voor gemeenten: Digitale transformatie: Gemeenten moeten hun dienstverlening steeds meer digitaliseren om aan de verwachtingen van burgers en bedrijven te voldoen. Dit omvat onder andere de ontwikkeling van digitale portals voor dienstverlening, e-formulieren en online aanvraagprocedures.   Duurzame transformatie: Gemeenten willen vaak duurzamer worden en een bijdrage leveren aan de transitie naar een duurzame samenleving. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat gemeenten investeren in duurzame energieprojecten, zoals zonnepanelen of windmolens.   Procesverbetering: Gemeenten kunnen profiteren van procesverbetering om hun dienstverlening te verbeteren, de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen. Dit omvat onder andere het stroomlijnen van werkprocessen, het verminderen van bureaucratie en het automatiseren van repetitieve taken.   Samenwerkingsverbanden: Gemeenten werken steeds vaker samen met andere gemeenten en organisaties om efficiënter te werken en kosten te besparen. Dit omvat onder andere samenwerkingsverbanden op het gebied van inkoop, gezamenlijke dienstverlening en regionale samenwerking.   Veranderende rol van de gemeente: De rol van gemeenten verandert, waarbij er meer nadruk ligt op het faciliteren van maatschappelijke initiatieven en het betrekken van burgers bij de gemeentelijke besluitvorming. Dit omvat onder andere het faciliteren van burgerparticipatie, het ondersteunen van maatschappelijke initiatieven en het ontwikkelen van co-creatie projecten met burgers en bedrijven   Lees meer over de uitdagingen binnen Nederlandse gemeenten

Inhoud Hoe leiden processen tot een betere uitvoering van de Participatiewet? Hoe zorg je dat jouw organisatie de Participatiewet effectief uitvoert? Aan de ene kant moet de visie op arbeid en participatie, het beleid en de bestuurlijke doelen op orde zijn. Aan de andere kant moeten organisatorische veranderingen doorgevoerd worden op het gebied van proces, informatievoorziening, houding en gedrag van de betrokken medewerkers die inwoners helpen aan werk. In de arbeidsmarktregio’s wordt heel hard gewerkt om kwetsbare mensen aan werk te helpen. Wat ik van dichtbij heb gezien is dat door de complexiteit van beleidsregels, afspraken tussen arbeidsmarktorganisaties, begrotingen, gebrekkig werkende IT-applicaties en zinloze meetings en rapportages medewerkers niet toekomen aan het helpen van burgers naar werk. Hard werken ja, maar zonder resultaat voor de burger.   Er werken hele kundige mensen in al deze arbeidsmarktregio’s bij Sociale Werkbedrijven, participatiebedrijven, afdelingen Werk en Inkomen. Het bizarre is dat deze professionals zelf aangeven dat ze vaak geen overzicht hebben, te veel bureaucratie ervaren en dat zij meer praten en werken over de regels en systemen dan met de burgers over Participatie. Hoe zorgen we dat er wel overzicht en samenhang is? Door processen te beschrijven met de medewerkers ontstaat er samenhang, meer kennis en begrip en dus meer rendement in de uitvoering.   Georganiseerde chaos Een voorbeeld.  Edith werkt op een afdeling Werk en Inkomen bij een gemeente. Zij krijgt een nieuwe cliënt – een inwoner – die ze naar werk gaat begeleiden. De casus wordt overgedragen vanaf de afdeling Intake die de cliënt als eerste gesproken heeft. Er zijn diverse diagnostische tools geïmplementeerd, maar die werken nog niet voor deze groep inwoners. Edith ondervraagt de inwoner op haar eigen manier, maakt een verslagje in het IT-systeem, dat met knippen en plakken een notitie opslaat. In een apart Excel bestand houdt ze haar caseload bij en wat ze nog moet doen. In het eigen IT-systeem kan dit niet zo handig.  Als de inwoner ‘werkfit’ is, vindt een overdracht plaats naar een accountmanager, die in een ander systeem vastlegt en op zoek gaat naar een betaalde baan.  De informatie van Edith is niet toegankelijk voor de accountmanager, omdat deze regionaal zijn georganiseerd. Als na maanden de inwoner werk gevonden heeft, plaatst de accountmanager de inwoner op een Excellijst van geplaatste inwoners. Deze lijst wordt gebruikt in de kwartaalrapportages. In dit voorbeeld is het duidelijk dat de effectiviteit van de administratie te wensen overlaat. Toen Edith mee ging doen in de workshop om de huidige processen slanker te maken werden de niet op elkaar afgestemde activiteiten en extra administratieve handelingen snel zichtbaar. Meerdere deelnemers waren geschrokken en maakte zich zorgen over de rompslomp in het totale proces. Ook leidinggevenden wisten niet van de complexiteit en inconsistentie van de uitvoering.  Voor het eerst beseften Edith en haar collega’s hoe belangrijk het is om de samen te werken en alle stappen en taken in processen te visualiseren.   Samenhang creëren en teamwerk Het mooie aan het bovenstaande voorbeeld is, dat het beschrijven van processen in kleine teams vaak leidt tot een enthousiast groepje collega’s en beter begrip voor elkaars werk. Collega’s gaan meedenken over het werk van de collega’s.  Het laat zien dat processen beschrijven niet noodzakelijk kwaad is maar als een belangrijk instrument is om teamwerk te bevorderen en de dienstverlening te verbeteren. De stok achter de deur om processen te gaan beschrijven nu vaak dat het management vaak te laat merkt dat er geen grip is op de output. Vaak wordt dit zichtbaar wanneer de prestaties achterblijven en dat leidinggevenden en medewerkers elkaar niet goed kunnen ondersteunen, terwijl paradoxaal de vragen van collega’s naar elkaar alleen maar toenemen. Immers niemand weet meer hoe het zit.    Het Participatiewet Framework zorgt voor vliegende start Omdat de werkdruk bij veel organisaties hoog is, restcapaciteit zeer beperkt en omdat van nature processen worden gezien als heel ingewikkeld, is het Participatiewet Framework ontwikkeld. Het geeft arbeidsmarktorganisaties een vliegende start, zodat zij zich kunnen focussen op wat de professionals te zeggen hebben, terwijl de vastlegging in het PW-framework een stuk makkelijker is omdat alle referentieprocessen al beschreven zijn.    Maak werk van de processen in de Participatiewet Mocht je na het lezen van deze blog denken, het Participatiewet Framework dat is wel iets voor ons, dan geef ik je graag dit advies mee: zorg dat je goed nadenkt over het beoogde resultaat. Procesgericht werken is namelijk niet een taakje wat je zomaar tussendoor even doet. Hieronder een voorbeeld uit de praktijk waar het framework goed kan werken: Een uitvoeringsorganisatie gaat een belangrijk deel van de operationele verantwoordelijkheid naar de leidinggevenden in de lijn delegeren.  Hierbij hanteren ze het model van de omgekeerde piramide.  Dit betekent dat alle medewerkers van een afdeling zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en dus ook voor de bedrijfsvoering en de werkprocessen. Probleem is nu dat processen centraal werden beschreven, en dat de meeste processen verouderd zijn. Dan kan het Participatiewet Framework een mooie uitkomst zijn. Kies de relevante werkprocessen en actualiseer deze samen met de werkvloer totdat er breed gedragen en zelf te beheren processen over blijven.  Zo leiden organisatieveranderingen tot gedragen, en beheerde uitvoering. Wil je hier over verder praten, dan willen we je daarbij graag ondersteunen.  We maken graag een afspraak met je voor een vrijblijvend gesprek of een korte inventarisatie. Wij geloven erin dat procesgericht werken de dienstverlening verbetert. Meer mensen aan het werk, dat is toch uiteindelijk wat we allemaal willen, nietwaar?     Auteur: Henk Loos | LOOV Advies

Inhoud Rechtmatigheidsverantwoording en In Control Statement door integrale informatievoorziening Gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen moeten vanaf 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in hun jaarstukken. Tot en met 2020 gaven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2021 het college van Burgemeester en Wethouders, Gedeputeerde Staten of het bestuur zelf verantwoordelijk voor het opstellen van deze verantwoording. Dit wordt gecontroleerd door de externe accountant.   ICS verklaring Een mooie stap naar meer eigenaarschap van gemeenten voor het 'in control' zijn. Ze kunnen dit nog breder trekken door zich niet te beperken tot een rechtmatigheidsverantwoording, maar een ICS (In Control Statement) te maken. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen er geen grote onverwachte verrassingen optreden. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen én om de competenties van de medewerkers. Veel breder dus dan 'we hebben de financiën en de rechtmatigheid onder controle'.    Voor het afgeven van een Rechtmatigheidsverantwoording of In Control Statement is een integraal beeld van de interne beheersing en processen belangrijk. Veel overheidsorganisaties worstelen met dit ‘governance’ vraagstuk. Essentieel is het verkrijgen van integraal inzicht in de status van hun interne beheersing, processen, controle resultaten en de beheersing van risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van privacy (AVG) en informatieveiligheid (BIO).   In de Rechtmatigheidsverantwoording wordt vastgesteld dat je: Inzicht hebt op werkprocessen en dat er continue verbetering plaatsvindt Bevoegdheden per rol of functie duidelijk hebt beschreven Grip hebt op risico’s en hoe risico’s worden beheerst   Versnipperde informatie Afgelopen jaren is gebleken dat het voor veel overheidsorganisaties een uitdaging is om voor alle informatie die benodigd is een eenduidig beeld te krijgen, doordat deze informatie versnipperd is in de organisatie en is vastgelegd in verschillende documenten en bronnen. Processen, risico's, compliance, informatieveiligheid en privacy worden vaak versnipperd in de organisatie vastgelegd in verschillende documenten als Word en Excel, in aparte applicaties en control dashboards. De noodzaak om deze kritische informatie consistent en actueel houden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording is door deze versnippering niet te realiseren.   Creëer een slimme integrale informatievoorziening In control komen over deze informatie om een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven vraagt om een integraal inzicht en grip op het informatielandschap. Het informatieplatform van Mavim biedt een laagdrempelige integrale Microsoft-omgeving waar bedrijfsprocessen, governance, risico’s, compliance en onderwerpen als Informatiebeveiliging en Privacy (ISMS/PMS) overzichtelijk met elkaar in verbinding worden gebracht.   Dit maakt een integrale informatievoorziening mogelijk waardoor de organisatie eenvoudig van actuele en betrouwbare rapportages kan worden voorzien. Doordat alle benodigde informatie in één platform verbonden, inzichtelijk en toegankelijk is kunnen alle stakeholders, zoals het bestuur of college, van een actueel en consistent organisatiebeeld worden voorzien.   Krijg grip op de interne controle door het gebruik van slimme functionaliteiten in je eigen organisatie portal waar eenvoudig taken en acties worden uitgezet. Maak beheersing en bewustwording van risico’s laagdrempelig door risico’s, controls, wet- en regelgeving, processen, medewerkers en applicaties te verbinden en inzichtelijk te maken.   Iedere medewerker kan vanuit zijn of haar rol worden betrokken bij de informatie die hem of haar relevant is. Denk hierbij aan verschillende visualisatievormen (rapportages, BI dashboard, proces schema) om elke medewerker te betrekken bij de informatie die voor hen relevant is. Voorbeeld is dat diverse (Power BI) dashboards gegenereerd kunnen worden onder meer om KPI's doorlooptijd risico en compliance te integreren en visueel te maken. Dit helpt het bestuur aan toegankelijke informatie waar op gestuurd kan gaan worden en bijdraagt aan de besluitvorming.   Welke kansen biedt een platform nog meer? Processen, risico’s, wet- en regelgeving, compliance, het staat met elkaar verbinding. Ook met applicatielandschap, informatie-architectuur en het strategisch (project) portfolio.   Door slimme koppelingen en import mogelijkheden met onder andere de softwarecatalogus, referentiearchitecturen zoals GEMMA, TOPdesk Assetmanagement en andere informatiebronnen bouw je stap voor stap aan een digitale kopie van de overheidsorganisatie.   In control statement en rechtmatigheidsverantwoording door feitelijke informatie Intelligente Process Mining technologie stelt je in staat om proces data uit bedrijfskritische systemen te analyseren, zoals Centric systemen als Suite4sociaal domein, Key2finance, Centric leefomgeving (key2vergunningen), AFAS, Exact, Microsoft Dynamics, SAP, TOPdesk, ServiceNow, Ultimo.   Pas ‘Conformance checking’ toe om te duiden waar de werkelijkheid afwijkt van het afgesproken  procesmodel en voer direct verbeteringen door in de organisatie. Via de organisatie portal worden alle betrokken medewerkers automatisch op de hoogte gesteld van welke wijzigingen en verbeteringen er zijn doorgevoerd. Maak kennis met de ‘Mine – Design – Improve’ methode. Geen onderbuikgevoel, maar datagedreven inzicht.   Het Mavim Platform Om in control te blijven, de actuele situatie en status van de organisatie te monitoren, verantwoording af te leggen en doelstellingen te behalen. Om een betrouwbare en wendbaar overheidsorganisatie te zijn, in een snel veranderende digitale werkomgeving, is een integrale aanpak en informatievoorziening essentieel. Mavim wordt al ruim 20 jaar door meer dan 150 overheidsorganisaties ingezet voor een betrouwbare inzichtelijke informatievoorziening.     Auteur: Wouter van den Ham   Bronnen: https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/kennispartners/bmc/een-fitte-gemeente-is-in-control.14170894.lynkx https://www.hofmeier.nl/kennis/artikelen/rechtmatigheid-2/   Tijdens het Congres Overheid365 komen het In Control Statement en process mining uitvoering aan bod. Mis het niet en meld je nu alvast aan om op de hoogte te blijven van het programma, de thema's en de sprekers.

Inhoud Modern Times: efficiënter vaccineren Hoe procesgericht werken ons sneller uit de lockdown helpt Op vrijdag 5 maart stond er een boeiend artikel in het Eindhovens Dagblad. De TU/e- hoogleraar Jan Fransoo heeft met experts het vaccinatie proces doorgelicht. De uitkomst: Het kan 3x efficiënter als GGD Zuidoost Brabant de adviezen ter harte neemt.  Inmiddels wordt er al een nieuwe vaccinatiestraat in Breda ingericht conform de voorstellen.   Dat zijn nog eens berichten waarvan de nog niet ingeënte burger blij van wordt.  Stel toch even voor dat met wat simpele aanpassingen het vaccinatieproces 10% sneller kan verlopen. Dat zou toch geweldig zijn?! Dat betekent dat we eerder ingeënt zijn en dus dat er eerder een daling plaatsvindt van het aantal besmettingen, IC opnames en sterfgevallen.  Waarom is dit geen wereldnieuws en wat hebben die slimme professoren eigenlijk gedaan?    Vaccinatie procesoptimalisatie Jan Fransoo, Hoogleraar logistiek aan de TU/e en Paul Enders, ASML, hebben het vaccinatie proces onder de loep genomen. Zijn kwamen er al snel achter dat burgers veel langer moeten wachten dan noodzakelijk.  Nu wordt eerst de administratie afgehandeld waarin onder meer de identiteit van de burger wordt gecheckt. De administratie duurt twee maal zo lang dan het geven van een prik.  De oplossing is dan ook simpel. “Zorg dat je twee maal zo veel administrateurs hebt dan prikkers, dan versnel je de vaccinatie aanzienlijk.” aldus Jan Fransoo.    Wat is de moraal van dit verhaal? Wat de logistieke experts hebben gedaan, is dat zij het vaccinatieproces hebben geobserveerd en op basis van de bevindingen en het meten van de doorlooptijden nieuwe oplossingen hebben bedacht. Deze technieken bestaan al lang en het is geen verassing zijn dat juist in Eindhoven, het Silicon Valley van de hightech maak industrie, dergelijke initiatieven tot stand komen. De dienstverlening van organisaties zoals de GGD is gebaseerd op zorgvuldig handelen in het belang van de patiënt. Bedrijven zoals ASML daarentegen zijn commerciële bedrijven die hoogwaardige producten op markt brengen waarbij de time-to-market zo kort mogelijk moet zijn, terwijl de kwaliteit 100% in orde moet zijn. Mooi dat dit samenkomt in de vaccinatiestraat, waarin GGD’s in een korte tijd zowel de zorgvuldigheid, de kwaliteit en de time-to-market moeten beheersen.   Eenmalige of structurele hulp? Maar zou het ook niet handig zijn als de logistieke guru’s van deze wereld niet wat vaker gingen helpen bij GGD’s of bij gemeenten. Bijvoorbeeld bij de uitvoering in het sociaal domein. Uit het voorbeeld van de vaccinatiestraat zijn er snel verbeteringen te halen. In de uitvoering van het sociaal domein bijvoorbeeld hebben we het over dienstverlening die niet zo fysiek en zichtbaar is. Veel proceskennis is verstopt en opgeslagen in de hoofden van de medewerkers of opgeslagen in gebrekkig werkende en weinig toegankelijke informatiesystemen.  Ga maar eens na op welke wijze de verstrekkingen in de WMO, de nieuwe inburgeringswet of de Participatiewet wordt uitgevoerd. Het is dus een goed idee als structureel de uitvoering wordt bestudeerd en wordt verbeterd. Het goede nieuws is dat er gelukkig al bedrijven zijn die zorginstellingen en gemeenten kunnen ondersteunen met dergelijke vraagstukken.     Hoe maken we de overheid Leaner en Lief? Wat in de vaccinatiestraat gebeurt is procesoptimalisatie: het lean maken van een uitvoeringsproces.  Bij verschillende gemeenten lopen er al jarenlang projecten om diensten slimmer en slanker (lean) te laten verlopen.  Het is mijn ervaring dat de gemeentelijke processen meestal niet zo eenvoudig te verbeteren zijn als de GGD-vaccinatiestraat.  Er spelen verschillende soms politieke belangen. Managers zijn niet altijd gebaat bij meer transparantie en doelmatigheid.  Wetgeving maakt de uitvoering meestal complexer.  Bovendien is de informatievoorziening vaak een lappendeken van gefragmenteerde systemen waarin de organisatie zich maar zelden gesteund voelt. Het gevolg:  Een inefficiënte overheid omdat medewerkers en managers zelf geen grip hebben op de uitvoering en het beoogde resultaat. Angst is er bij gemeenten dat efficiency ten koste gaat van de menselijkheid. In de tijd van Charlie Chaplin was dat terechte angst. Toen werd efficiency alleen vanuit de omzet beredeneerd. Inmiddels staan in onze moderne tijd bij verbetertrajecten de klant en medewerker altijd centraal. En gaat het steeds vaker over welzijn, menselijkheid en dan pas de doelmatigheid.   Procesgericht werken een must? Ik ben van mening dat de gemeenten structureel moeten werken aan de verbetering van de dienstverlening. En dat iedere gemeente net zoals in de GGD-vaccinatiestraat met hulp van slimme mensen, het eigen uitvoeringsproces constant moeten optimaliseren.  Zo wordt de dienstverlening beter en wordt de uitvoering slanker en goedkoper.   Hoe aanpakken? Er zijn zoals altijd vele wegen die naar een effectieve dienstverlening leiden.  Je zou natuurlijk een blauwdruk van je uitvoeringsprocessen kunnen maken, zodat medewerkers op alle niveaus kunnen meewerken aan de optimale dienstverlening.  Gelukkig zijn er al organisaties die je daarbij kunnen ondersteunen. Zo hebben De Processpecialisten en LOOV Advies al een framework gemaakt voor de Omgevingswet en de Participatiewet. Zij zijn specialisten, net als de professoren van de TU/e, in het efficiënter en effectiever maken van dienstverlening bij gemeenten.  En misschien wel nog belangrijker, zij leren gemeenten en overheden hoe ze zelf de dienstverlening kunnen blijven verbeteren.   Wil je van je uitvoering ook zo’n slanke en effectieve uitvoering maken, en heb je daarbij wat ondersteuning nodig.  Neem dan contact met Vincent Damen van de Processpecialisten of Henk Loos van LOOV Advies.      Auteur: Henk Loos | LOOV Advies

Inhoud Nederlandse gemeenten kampen met ongekende financiële uitdagingen en onzekerheden. Bijna acht op de tien verwacht een tekort over 2021 dat in totaal wordt voorspeld op maar liefst 1,3 miljard euro. Daarmee dreigt het gezamenlijke tekort van gemeenten ten opzichte van 2018 tien keer zo groot te worden.   Dit blijkt uit de Benchmark Nederlandse gemeenten van BDO Accountants & Adviseurs. Hierin is de financiële gezondheid van alle 355 gemeenten beoordeeld op basis van de jaarrekeningen over 2019, met als resultaat een financiële ranking van alle gemeenten, verdeeld naar inwoneraantal. Daarnaast zijn de begrotingen voor 2021 geanalyseerd.    Steeds meer gemeenten in het rood De financiële positie van gemeenten loopt hard terug vanwege aanhoudende tekorten. Het gezamenlijke verlies van gemeenten steeg met ruim 600 miljoen euro naar 747 miljoen euro in 2019. Hoewel de oplopende tekorten bij de meeste gemeenten nog met de eigen buffers gedicht kunnen worden, is de financiële rek eruit.  Waar in 2018 nog 58% van de gemeenten met tekorten kampt, was dit in 2019 al 65%.  Uit de beoordeling van de jaarrekeningen blijkt dat er grote regionale verschillen bestaan tussen gemeenten: In de provincies Noord-Holland en Groningen bedragen de tekorten per inwoner meer dan  100 euro. Zij spannen daarmee de kroon. Gemeenten in de provincie Flevoland doen het daarentegen het beste.  Gemeenten in Flevoland hebben een gemiddelde solvabiliteit (eigen vermogen en buffers) van 53% en scoren daarmee ook het beste van alle provincies. In Zeeland is de solvabiliteit van gemeenten het laagste met gemiddeld 24%.  Flevoland bezit ook de laagste gemiddelde nettoschuldquote (de schuldpositie) met 15%. Landelijk bedraagt deze 49%, in Zeeland (63%) en Zuid-Holland (67%) ligt deze fors hoger.  De gemiddelde solvabiliteit van gemeenten daalde in 2019 met één procent ten opzichte van vorig jaar naar 34%. Voor 2023 wordt zelfs een verdere daling naar 30% verwacht. De nettoschuldquote  van gemeenten nam toe van 48,5% in 2018 naar 49,2% in 2019 en wordt voor 2021 verwacht op 64%.   Uitvoering openbaar bestuur verschraalt BDO constateert dat steeds meer gemeenten in het rood komen te staan en tekorten verder oplopen. Rob Bouman, voorzitter van de branchegroep Overheid van BDO: “Het is voor de langere termijn geen houdbare situatie. Gemeenten kunnen nu nog tegen een stootje. Ze kunnen de oplopende tekorten tot nu toe nog steeds betalen door te bezuinigen en in te teren op de reserves of door meer schulden op te bouwen. Deze trend is niet gewenst, maar wel de realiteit. Het structureel en reëel evenwicht is volledig zoek. Gemeenten staan voor de lastige taak ongekende financiële uitdagingen en onzekerheden het hoofd te bieden. Hierbij valt te denken aan de toenemende digitalisering, energietransitie, krapte op de woningmarkt en de impact van COVID-19. Dit bovenop de reeds eerder door de Rijksoverheid overgehevelde taken uit het sociaal domein. Gemeenten zijn hierdoor genoodzaakt keuzes te maken en in sommige gevallen zich te beperken tot enkel het uitvoeren van wettelijke taken. Dit leidt tot verschraling in de uitvoering van het openbaar bestuur.”     Coronacrisis komt bovenop toch al sombere vooruitzichten Bouman benadrukt de spilfunctie van gemeenten: “zij vormen een belangrijke maatschappelijke motor. Ook in crisistijd blijven zij, ondanks het wegvallen van inkomstenbronnen, hun maatschappelijke taken uitvoeren en zijn daarnaast onmisbaar gebleken voor de continuering van de zorg, het toezicht houden op de coronamaatregelen en het overeind houden van culturele instellingen.” De Rijksoverheid heeft aangegeven gemeenten te compenseren voor gemaakte kosten als gevolg van de coronacrisis. Inmiddels zijn twee steunpakketten verleend, onder andere aan gemeenten. Het is echter de vraag of het volledig vergoeden van de kosten kan en zal gebeuren. “Het is goed mogelijk dat er verborgen kosten zijn die tijdens de compensatieberekeningen nog onbekend zijn, zoals extra verliezen voor culturele instellingen. Hoe langer de crisis duurt, hoe groter de druk op het sociaal domein, toch al de grootste kostenpost voor gemeenten”, benadrukt Bouman. “Gemeenten moeten hun huishoudboekje doorgronden en scenario’s doorrekenen. Dat helpt bij het maken van de juiste keuzes.”    •    Tekorten gemeenten lopen verder op  •    Uitvoering openbaar bestuur verschraalt •    Herbezinning financiering, taken en omvang gemeenten noodzakelijk   Herbezinning taken, omvang en financiering gemeenten  BDO doet gemeenten een aantal aanbevelingen. “Gemeenten moeten in tijden van corona hun weerbaarheid en wendbaarheid voortdurend monitoren. Integraal risicomanagement is noodzakelijk en zero based budgetting is een middel om opnieuw aan de knoppen te draaien. Een bedrijfsmatig fundament wordt meer en meer noodzaak om blijvend publieke waarde te realiseren en ambities waar te maken,” aldus Bouman. BDO pleit daarnaast voor een herbezinning van taken, omvang en financiering van gemeenten. “Dit is een bekend thema, de urgentie hiervan neemt alleen maar toe. De huidige verdeling en financiering past niet meer bij de toegenomen financiële dynamiek - desondanks is de invoering van het nieuwe verdeelmodel uitgesteld tot 2023. Toezichthouders moeten daarnaast meer aandacht hebben voor structureel en reëel evenwicht. Zij moeten de financiële ontwikkelingen volgen en het weerstandsvermogen monitoren.”     Over de Benchmark Nederlandse gemeenten BDO doet regelmatig onderzoek in de publieke sector, onder andere in de zorg- en overheidssector. Door de analyse van openbare kengetallen beoogt BDO de financiële gezondheid van de diverse sectoren objectief in kaart te brengen. De BDO-benchmark Nederlandse gemeenten verschijnt dit jaar voor de derde keer. Naast de financiële analyse en een doorkijkje naar de gemeentelijke begrotingen voor 2021, beschrijft het rapport de belangrijkste uitdagingen, conclusies en aanbevelingen. Ook heeft BDO net als vorig jaar rapportcijfers toegekend aan individuele gemeenten (te bekijken in de online analysetool) en diverse gemeenten aan het woord gelaten over hun financieel beleid, ervaringen en adviezen voor andere gemeenten. Raadpleeg het volledige rapport voor alle details.   DOWNLOAD BENCHMARKRAPPORT

Inhoud Gemeenten hebben in 2021 een aantal complexe uitdagingen: de energietransitie, uitvoering wet WMO betreffende het sociaal domein, de financiële gevolgen van de coronacrisis, ondersteuning van de Tweede Kamer verkiezingen en het blijven aanjagen van de woningbouw. Om deze uitdagingen aan te kunnen hebben zij inzicht nodig in de financiën die hiervoor benodigd zijn.   ENSIA Gemeenten leggen nu al verantwoording af in de ‘Eenduidige Normatiek Single Information Audit’ (ENSIA). Hierin legt de gemeente verantwoording af aan de gemeenteraad en de toezichthouder op basis van de eindsituatie van Informatiebeveiliging opgeleverd van het afgelopen jaar. Tevens moeten de gemeenten vanaf dit jaar ook binnen de rechtmatigheidsverantwoording aangeven dat zij de financiële baten goed en rechtmatig hebben aangewend. Deze rechtmatigheidsverantwoording past in de ontwikkeling naar meer eigenaarschap van gemeenten voor het 'in control' zijn.    In Control Statement Gemeenten die 'zich willen verbeteren en pro-actief willen sturen', doen dit met behulp van een In Control Statement. Hiermee verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn.  Niet elke gemeente kan dit of is hier al op ingericht en ook hebben niet alle gemeenten informatie over de diverse domeinen een aandachtsgebieden integraal beschikbaar. Vaak zijn er standalone toepassingen of losse excel bestanden waarmee de gemeenten tracht een beeld te vormen over de te verantwoorden onderdelen.     Management Control Framework Om gemeenten hierbij te ondersteunen heeft Cruxer het Management Control Framework (MCF) ontwikkeld waarmee de gemeentelijke organisatie ondersteund wordt door middel van handvatten en beheersingsmaatregelen, waarmee zij blijvend kunnen voldoen aan de wettelijke bepalingen om de integriteit, voortdurende beschikbaarheid en beveiliging van de geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen zoals o.a. aangegeven in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Tevens zijn relaties mogelijk naar de GDPR – Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)​, het Norea Volwassenheidsmodel Informatiebeveiliging 2019, de RODIN (Referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer 2107) en de ENSIA.   Integraal beeld Het MCF geeft de gemeente een integraal beeld van de opzet en bestaan van de interne beheersing en ondersteunt ook de werking in de dagelijkse activiteiten hiervan. Gemeenten hebben hierdoor de mogelijkheid om gericht bij te sturen waardoor de gehele PDCA-cycle wordt ondersteund. Omdat het MCF ook de relaties legt met de bedrijfs- en werkprocessen en de inrichting hiervan binnen de organisatie is onderbouwing van het In Control Statement voor de gemeente mogelijk. Het MCF biedt niet alleen ondersteuning aan de CISO van de gemeente maar ook aan de verantwoordelijken binnen de control functie. Vanwege de mogelijkheid relaties te leggen naar procesmanagement en applicatiemanagement is ondersteuning van de informatievoorziening mogelijk. Als een gemeente gebruik wil maken van het MCF dan wordt gestart met het digitaliseren van de aanwezige eigen risk-managementcycle gekoppeld aan de eigen bedrijfs- en werkprocessen. Dit wordt aangevuld en verbeterd waarna via workflows de maatregelen worden getoetst en onderbouwd met evidence. Interne rapportages en dashboards geven de gemeente het benodigde inzicht voor het opstellen van de In Control Statement.   Uitgebreide informatie over Management Control Framework is te vinden in deze flyer.   Neem voor meer informatie contact op met: René van der Reijden, rene@cruxer.nl Eric van Mierlo, eric@cruxer.nl   Deze blogpost is geschreven door onze partner Cruxer.