Compliance by design
Een systematische aanpak die wettelijke vereisten én processen integreert
De toename van wet- en regelgeving, vereisten van toezichthouders en de ontwikkeling van de verantwoordelijkheden van de compliance officer hebben de wijze waarop financiële instellingen zakendoen drastisch beïnvloed. Financiële markten, technologie en economische structuren zijn altijd al in beweging, maar de noodzaak om zich proactief aan te passen aan snel veranderende regelgeving is urgenter dan ooit. Dit vereist een compliance by design aanpak, gefaciliteerd door technologie die flexibel en schaalbaar is. Compliance by design betekent het toepassen van een systematische aanpak voor het integreren van wettelijke vereisten in handmatige en geautomatiseerde taken en processen.
Hoe Mavim helpt bij het implementeren van compliance by design
Een doeltreffende implementatie van compliance by design moet gebaseerd zijn op een gedetailleerde en gestructureerde analyse van de regelgevingsvereisten, gevolgd door vertaling van regels in nalevingsprocessen en in toenemende mate door het gebruik van slimme technologieën en workflow-instrumenten om processen te verankeren. Het gebruik van een geïntegreerd risico- en nalevingsbeheersysteem zoals Mavim, biedt de tools en het raamwerk dat je nodig hebt om een effectief, organisatiebreed compliance by design-programma te plannen, implementeren en te monitoren.
Implementeren van compliance by design door inzicht te creëren in verplichtingen waaraan de organisatie moet voldoen
Analyseren van verplichtingen door te identificeren in welke mate er feitelijk aan de voorschriften wordt voldaan
Effectief en voortdurend monitoren van de prestaties van de beheersmaatregelen, assurancebeoordelingen en interne audits
Compliance by design met het Management Control Framework van Cruxer
Cruxer heeft in Mavim het Management Control Framework (MCF) gebouwd. De oplossing biedt organisaties tools en controles om te kunnen blijven voldoen aan wettelijke vereisten door deze bij het (her)ontwerp van bedrijfsprocessen in één platform aan elkaar te koppelen. Het MCF legt de verbinding tussen interne sturing van de organisatie en de externe verantwoording richting bestuur en toezichthouders.
Omdat het MCF in Mavim een generiek raamwerk is en inhoud van de meest gebruikte normeringen, standaarden en frameworks bevat, helpt het ieder soort bedrijf om zijn organisatie beter bij te sturen en eenvoudiger te voldoen aan richtlijnen en regelgeving. Een organisatie kan hierdoor enorm besparen op de kosten voor compliance, die doorgaans 30% van de operationele kosten bedragen. Meer informatie over ‘cost of compliance’ vind je hier.
Finance Insights
In 2023 treedt het nieuwe pensioenstelsel in werking. Pensioenuitvoerders krijgen tot 2026 de tijd om hun systemen aan te passen en zich hierop voor te bereiden. Voor pensioenfondsen en verzekeraars betekent dit een ingewikkelde transformatie die gepaard gaat met risico’s. Tegelijkertijd biedt het kansen voor een vernieuwingsslag. Wat zeker is, is dat de verandering een grote invloed zal hebben op de bedrijfsvoering en de mate waarin organisaties de complexiteit beheersen.
Sinds de introductie in de jaren zeventig heeft Straight Through Processing (STP) o.a. financiële instellingen enorm geholpen bij het efficiënt innen en volgen van transacties tussen klanten en bedrijven, en zelfs van het ene bedrijf naar het andere. Het realiseren van STP is echter een grote uitdaging vanwege de noodzakelijke organisatorische en technische veranderingen. Voorafgaand aan de implementatie van STP zul je als organisatie dan ook eerst keuzes moeten maken.
Compliance by design implementeren met Mavim Process Mining
Elk bedrijf wordt geconfronteerd met de noodzaak om te voldoen aan steeds meer wettelijke normen. Met name in de financiële dienstverleningssector is naleving van de regelgeving noodzakelijk om grote boetes en verlies van exploitatievergunningen te voorkomen. Sommige organisaties hebben jarenlang moeite om controle over hun processen te krijgen. Het ontbreekt hen vaak aan basisinzichten in hun procesprestaties en naleving van normen en voorschriften. De situatie wordt nog nijpender als normen waaraan moet worden voldaan niet gedocumenteerd of direct toegankelijk zijn voor werknemers. Dit leidt ertoe dat telkens als een organisatie op het punt staat gecontroleerd te worden, het bedrijf “stil gelegd” moet worden om te voorkomen dat zij hoge boetes opgelegd krijgen door de autoriteiten.
De implementatie van Mavim’s Mine, Design, Improve methodologie helpt organisaties om met behulp van process mining:
Kernprocessen identificeren, visualiseren, best practice-proces ontwikkelen
Deze visualisaties gebruiken als basis voor verdere procesontwerpen
Prestaties continu monitoren en onregelmatigheid identificeren, signaleren en rapporteren
Achtergrond
Organisaties verkeren in toenemende mate in een dynamische omgeving en hebben te maken met een kritische instelling van stakeholders. Dit werkt een sterkere druk op de interne organisatie van ondernemingen in de hand. De organisatie moet haar interne beheersing op orde hebben. Deze ontwikkeling stelt hoge eisen aan de organisatie voor wat betreft de afstemming op de omgeving, de structurering en inrichting van de organisatie, én de besturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd worden de mogelijkheden van IT steeds groter. De toepassing van GRC bevordert de integratie tussen strategie, structuur, processen en technologie. Om GRC optimaal toe te passen, is het werken vanuit een gemeenschappelijk kader noodzakelijk. Op het moment dat binnen de organisatie de samenhang wordt gezien en op pragmatische wijze wordt toegepast, ontstaat er inzicht in de meerwaarde. GRC is dan een integraal onderdeel van de processen en de cultuur van de organisatie.
