BPM

Inhoud Schaarse productiematerialen en een tekort aan arbeidskrachten zorgen steeds vaker voor problemen in de bouwsector, aldus een van de punten uit het ABN-AMRO rapport ‘Stand van de bouw’ dat eerder deze maand gepubliceerd werd. Tel daarbij de toenemende regelgeving, verduurzaming en het woningtekort bij op, en je komt al snel tot de conclusie dat het behalen van de productiedoelen vraagt om een heuse transformatie van de bouwsector - één waarin technologie, standaardisering en transparantie centraal staan. Hoe kan de bouw zich hierop voorbereiden? De inzet van technologie is essentieel voor een toekomstbestendige bouwsector. Mede door de duurzaamheidswetgeving zoals het terugdringen van de stikstof- en PFAS uitstoot en bovengenoemd materialen- en personeelstekort worden bouwprojecten steeds complexer. Nieuwe technologieën bieden kansen omtrent deze complexiteit en dragen bij aan het verhogen van de efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid. Om echter de nodige en beoogde potentie van deze technologische oplossingen te ontplooien zijn er structurele en ingrijpende aanpassingen nodig in de sector. Dit is wat er moet veranderen voor een bouw van de toekomst.   1. Meer transparantie en samenwerking Om te kunnen overleven in de huidige markt dienen bouworganisaties de samenwerking en uitwisseling van informatie tussen de betrokken partijen te intensiveren. Momenteel gebeurt dit nog te weinig. Als elke partij inzicht heeft in de planning, kosten en specificaties van een bouwproject kunnen zij hun activiteiten goed op elkaar afstemmen en kan de efficiëntie worden vergroot. Een term die hierbij van toepassing is luidt BIM (Bouw Information Modelling), dit verwijst naar een virtueel bouwwerk waarin alle data rondom een bouwproject wordt opgeslagen. Alle betrokkenen kunnen hierin informatie uitwisselen met elkaar voor een gestroomlijnde en nauwkeurige uitvoering van projecten. Lees hier meer over BIM (Bouw Information Modelling)   2. Een centrale bron van data Voor een betere samenwerking door middel van het BIM-systeem is het essentieel dat de informatiehuishouding van de betrokken partijen in orde is. Naarmate bouwprojecten steeds complexer worden, wordt het documenteren van begrippen, processen en verantwoordelijkheden steeds belangrijker. Ook hier valt er in de bouw nog veel te winnen. Door de enorme verscheidenheid van processen en systemen in de sector, is lastig om data te vertalen naar gerichte stuurinformatie en bruikbare inzichten. Juist deze informatie is nodig om samenwerking te realiseren en het verloop van projecten te volgen. Hiermee wordt het mogelijk om tijdig prioriteiten te stellen, risico’s te identificeren en bij te sturen. Tevens draagt dit bij aan effectief onderhoud van bestaande gebouwen; medewerkers krijgen inzicht in de levensduur van specifieke projecten en weten zo precies wanneer het tijd is voor reparaties en vernieuwingen.   3. Automatiseren van bedrijfsprocessen Als de informatiehuishouding en samenwerking naar behoren ingericht is, is de fundering gezet voor het automatiseren van processen. De doelstelling die door de overheid is gezet is om vanaf 2020 tot 2026 de woningbouwproductie met 25% te groeien. Tegelijkertijd moeten voor 2030 tal van gebouwen worden verduurzaamd. Gezien het enorme personeelstekort, zullen robots een essentiële rol spelen in het behalen van deze doelen. De inzet van robots verhoogt de arbeidsproductiviteit, nauwkeurigheid en veiligheid van bouwprojecten. Daarnaast verlaagt de inzet van robots faalkosten. Momenteel worden er al robots ingezet ter ondersteuning van verschillende activiteiten - denk aan slooprobots of drones - maar om de ambities te verwezenlijken is er meer nodig. Robots dienen dan een merendeel van de productie op zich te nemen, dit vraagt om een cultuurverandering. Mavim helpt met het bouwen van een sterke fundering voor digitalisering van de bouw. Mavim biedt een platform waarmee je alle processen en informatie kan documenteren en opslaan in een centrale, integrale bron. Elk aspect dat binnen het bouwproject valt (processen, technologie, architectuur, infrastructuur etc.) kan onderling worden verbonden, gerapporteerd en gevisualiseerd. Zo heb je als het ware de BIM van je project. Het management kan - in een gecontroleerde omgeving - de voortgang van projecten volgen en daarin bijsturen. Medewerkers en betrokken partijen krijgen inzicht in wat er van hen verwacht wordt en op welk moment. Door het vaststellen van de blauwdruk en processen verhoog je de betrokkenheid en duidelijkheid onder medewerkers en heb je het fundament gezet voor een bouw van de toekomst. Wil je weten hoe Mavim de digitale transformatie bij bouworganisaties ondersteunt? Klik dan hier

Inhoud De term 'process mining', bedacht door Nederlander Willem van der Aalst, vindt zijn oorsprong in 1999 op de Universiteit van Eindhoven. Het verwijst onder andere naar een mix van methodes en technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Hoewel de term al meer dan 20 jaar in het rond gaat, groeit proces mining de laatste jaren enorm in toepassing en populariteit. In deze blog bespreken we welke ontwikkelingen hieraan bijdragen en welke uitdagingen er nog te wachten staan op dit gebied. De evolutie van process mining Sinds het ontstaan van process mining, is de tijd niet stil blijven staan. Verschillende factoren hebben invloed gehad op zowel het volwassenheidsniveau als de toepassingen ervan. Dit heeft er onder andere aan bijgedragen dat proces mining de laatste jaren steeds populairder is geworden. Een opsomming van de ontwikkelingen: Om process mining goed uit te kunnen voeren, is data nodig. Hoe meer en hoe representatiever de data is, hoe nauwkeuriger de resultaten. Op zijn minst zijn een CaseID, activity en timestamp nodig. In de loop van tijd hebben organisaties steeds meer transactionele data verzameld en wordt er meer aandacht besteed aan het structureren van de datahuishouding. Hierdoor wordt het makkelijker om process mining toe te kunnen passen. Veel organisaties bevinden zich in een digitale transitie. Een onderdeel hiervan is de migratie naar een nieuw softwarepakket waardoor ook de processen opnieuw worden ingericht. De nieuwe tools bevatten daarnaast de nieuwste datastructuren waarmee gegevens sneller en makkelijker uitgewisseld kunnen worden, waardoor ook process mining initiatieven sneller uitgevoerd kunnen worden. De commerciële markt van software en toolings rondom process mining is in de loop van tijd enorm gegroeid. Er is een groter aanbod gekomen, er zijn geavanceerde functionaliteiten ontwikkeld, en is de software toegankelijker geworden voor een breder publiek. Zowel in het toepassen er van, als ook de use cases en resultaten die met process mining gerealiseerd kunnen worden. Zo is er nu software waarmee voorspellingen en aanbevelingen berekend kunnen worden waarmee vernieuwde inzichten gecreëerd kunnen worden. De uitdagingen Hoewel process mining annó 2022 er anders uitziet dan 20 jaar geleden, is er toch nog een aantal uitdagingen waar organisaties tegenaan lopen. Een grote uitdaging heeft betrekking op de data pre-processing fase, wat een erg tijdrovend proces is. Transactionele data uit informatiesystemen moet eerst getransformeerd worden, zodat het in een zogeheten event log data format transformeert. Het maken van deze queries is het gros van het werk rondom process mining. Dit geldt vooral wanneer dit voor de eerste keer gedaan wordt en er nog geen queries zijn gecreëerd of beschikbaar zijn voor het proces of systeem. Ook wanneer er 'multiple entities' voor de event data zijn, bijvoorbeeld in een geval wanneer een klant via een webshoporder meerdere producten bestelt die allemaal van verschillende leveranciers komen. In dit geval is het belangrijk dat er duidelijke definities zijn vastgesteld. In de toekomst worden de beschikbare query sets en connectors steeds verder uitgebreid, waardoor voor elk proces en systeem iets beschikbaar is. Toekomst Verwacht wordt dat process mining als technologie zich nog verder zal ontwikkelen, op het gebied van executie management, voorspellingen en aanbevelingen. Niet alleen zal de vraag naar process mining tools groeien, ook wordt het een standaard component van het ‘datagedreven werken’. Daarnaast zullen steeds meer softwarepakketten een soort process mining module integreren en beschikbaar stellen aan gebruikers. Hierdoor zal process mining langzaam gemeen goed worden dat klanten in hun eigen proceslandschap en architectuur meenemen.   Mavim process mining Mavim ziet process mining als een value adding technologie die in lijn ligt met Business Process Management en daarbij inzichten faciliteert voor elke stakeholder in jouw organisatie. Elke stakeholder heeft andere aandachtspunten en invalshoeken, die met process mining aan het licht gebracht kunnen worden. Je faciliteert veel meer in de reis naar de inzichten en het voordeel is dat verschillende stakeholders in hun context waarde kunnen toevoegen aan de verbetering van de organisatie en het streven naar operational excellence.   Benieuwd hoe process mining er in de praktijk uitziet? Bekijk hier de process mining demo video.

Inhoud Door toenemende aandacht voor het klimaat en het milieu, verschuiven we langzaam van een lineaire economie naar een circulaire economie. We nemen afstand van de ‘wegwerp-cultuur’ en focussen meer op het hergebruiken van materialen en beperken van vervuiling. Voor afvalverwerkingsbedrijven biedt deze ontwikkeling kansen, maar tegelijkertijd vraagt het om fundamentele veranderingen aan de traditionele bedrijfsvoering. Dit geldt ook voor afvalverwerkingsbedrijf Renewi. Met hulp van het Mavim platform heeft Renewi hun processen vastgelegd en geoptimaliseerd en hun efficiëntie vergroot. Ze zijn daarmee voorbereid op een duurzame en circulaire toekomst.   De nieuwe situatie: Naar een circulaire, duurzame economie Als afvalverwerkingsbedrijf houdt Renewi zich van origine bezig met het inzamelen en verwerken van afval. Met oog op een circulaire economie heeft Renewi echter een vernieuwde focus van inzameling van afval naar de verwerking van afval. Dit betekent dat ze continu nieuwe en innovatieve manieren ontplooien om nieuw leven te geven aan gebruikte materialen. Daarnaast willen ze meer biobrandstoffen en secundaire grondstoffen te leveren, denk aan glas en papier. Er moest dus het een en ander veranderen in de bedrijfsvoering.   De uitdaging: Diverse samenstelling van mensen, systemen en manier van werken. Renewi is in de afgelopen jaren zowel organisch als door acquisities enorm gegroeid. De diversiteit in samenstelling van mensen, systemen en manier van werken maakte het lastig om een soepele overgang te verwezenlijken naar de nieuwe situatie. Ten eerste zaten ze opgescheept met een complexe en uiteenlopende IT-legacy die erg duur en moeilijk te onderhouden was. Ook was de kwaliteit van masterdata verwaarloosbaar. Er moest een digitale oplossing komen waarmee klanten beter en sneller geholpen kunnen worden. Ten tweede zorgde een complex en divers proceslandschap voor onduidelijkheid en vertragingen. Het gebrek aan governance maakte daarnaast dat verbeterinitiatieven niet altijd aansloten bij de strategie of algemene doelstellingen. De interne processen moesten opnieuw ingericht en vereenvoudigd worden.   De oplossing: Met Mavim inzicht in de bedrijfsvoering en processen Renewi heeft in Mavim een digitale tweeling van de organisatie gebouwd. Hierin worden alle processen tot in detail vastgelegd en verbonden. Ook worden de processen gekoppeld aan een specifieke doelstelling of verandertraject. Dit geeft Renewi inzicht in de bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat ze continu hun processen kunnen monitoren en optimaliseren. Door alle relevante informatie rondom de bedrijfsvoering en processen daarnaast centraal op te slaan in Mavim en voor iedereen toegankelijk te maken, wordt duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt en waarom. Dit heeft de efficiëntie enorm vergroot en zorgt ook voor meer enthousiasme en commitment met betrekking tot het verandertraject. De toename in synergie, samenwerking en uniformiteit die nu tussen verschillende mensen en afdelingen is verwezenlijkt, draagt bij aan een kortere looptijd van verandertrajecten en geeft inzicht in het verloop van doorlopende projecten. Een belangrijke bijkomstigheid is dat met Mavim process mining interne discussies en beslissingen nu gemaakt worden op basis van data en feiten. Waar Renewi voorheen vaak na eindeloze discussies beslissingen nam op basis van een ‘onderbuikgevoel’, wordt nu gekeken naar concrete cijfers en resultaten. Er worden betere en snellere beslissingen genomen en de impact van een beslissing wordt sneller duidelijk. Zo kan indien nodig tijdig bijgestuurd worden. Download hier de klantcase van Renewi

Inhoud Veel organisaties gaan ervan uit dat hun processen bijdragen aan het behalen van bedrijfsdoelen en het navolgen van de wet-en regelgeving. Om dit te realiseren is het echter wel belangrijk dat de processen aansluiten bij de eisen en specificaties die in de relevante wet en regelgeving benoemd wordt. Dit zorgt soms voor uiteenlopende belangen. Er zijn verschillende factoren die beïnvloeden in hoeverre een organisatie de processen kan aanpassen aan de eisen en specificaties in de wet- en regelgeving. Organisaties streven continu naar verbetering door middel van een procesgerichte transformatie. Waar vroeger de strategische beslissingen hierover vaak in achterkamertjes genomen werden door managers en bestuurders, wordt er nu steeds meer aandacht besteed aan de input van werknemers en individuen. Een ‘bottom-up’ aanpak is een term die vaak voorbij komt als het gaat om processoptimalisatie, want procesgerichte individuen dragen immers bij aan een succesvolle transformatie. Het is een van de grootste obstakels als het gaat om transformatie en innovatie: individuen zover krijgen om zich aan te passen aan de nieuwe en gewenste strategische richting. In de afgelopen jaren is er maar weinig onderzoek geweest over de gedachten en ervaringen van individuele werknemers tijdens een transformatieprocess, terwijl dit toch bijdraagt aan het succes van een transformatie. Afgelopen maand publiceerde de Universiteit van Eindhoven een onderzoek waarin gekeken werd naar de invloed van de procesoriëntatie van individuele werknemers op de algemene bedrijfscultuur en de mate waarin een organisatie een procesgerichte bedrijfsvoering voert. De resultaten wijzen op de essentiele rol van een BPM-ondersteunde cultuur bij het beïnvloeden van zowel individuele processenoriëntatie en conformiteit. Individuele procesoriëntatie blijkt ook een significante invloed te hebben op de conformiteit van het proces. De bevindingen leveren aanvullend bewijs voor het belang van mensgerelateerde aspecten van BPM bij het behalen van BPM-succes.

Inhoud Risico- en nalevingsvoorschriften zijn een bekend fenomeen bij banken en financiële instellingen. Hoewel technologische vooruitgang de bestaande processen dusdanig heeft verbeterd dat veelvoorkomende activiteiten, zoals datalekken en het witwassen van geld beter kunnen worden voorkomen, zien fraudeurs nog steeds kans om door de mazen van het net te glippen. Dat roept al snel de vraag op: "hoe goed ken je jouw klant echt?"   Know your customer In de financiële wereld is het kennen van je klant niet gerelateerd aan de behoeften of ervaring van de klant. In plaats daarvan verwijst Know Your Customer (KYC) naar controleprocessen die worden ingesteld door financiële instellingen (FI's) om de identiteit van een klant bij het openen van een account en vervolgens periodiek te identificeren en te verifiëren. Bovendien biedt het FI's een manier om klantrisico's te identificeren en te vermijden, terwijl ze er ook voor zorgen dat ze wettelijk voldoen aan de anti-witwaswetgeving (Anti Money Laundering: AML). Het niet naleven van KYC-AML-wetten is financieel gezien roekeloos en kan mogelijk leiden tot reputatieschade. Tussen 2008 en 2018 bedroegen de wereldwijde boetes en sancties die FI's uitvaardigden meer dan $ 27,2 miljard. Hoewel zware boetes en sanctiebedragen voldoende zouden moeten zijn om aan deze voorschriften te voldoen, biedt het naleven van deze wetten een extra bonus in de zin van vermindering van verspilling en verbetering van bedrijfsresultaten om aan interne en externe belanghebbenden aan te tonen dat er minder risico's en verfijnde controle is. Als de essentiële eerste stap naar het verbeteren van interne processen en bedrijfsresultaten, vereist KYC verschillende specifieke controles en acties tijdens het onboardingproces van de klant, die niet alleen effectief dienen te zijn, maar die FI’s ook zouden moeten beschermen tegen dure financiële activiteiten. Deze maatregelen omvatten het vaststellen van de identiteit van de klant, het identificeren van de aard van het bedrijf van de klant en het beoordelen van witwasrisico's die aan die klant zijn verbonden. Hoewel het onboarden van nieuwe klanten het belangrijkste onderdeel is van KYC-AML en er veel zaken zijn geautomatiseerd, vereist de onboarding echter nog steeds te veel handmatige activiteiten en een uitgebreid klantenonderzoek. Hierdoor kost het bijna alle FI's te veel tijd, tussen de 90-120 dagen, om nieuwe klanten te onboarden. En ondanks automatiseringen is er nog steeds te veel menselijke interactie nodig, wat leidt tot te hoge kosten en dus tot tijd- en geldverspilling. Effectief beheer van tijd en kosten zijn niet alleen een bittere realiteit voor FI's, maar vormen ook de belangrijkste reden waarom klanten hun bedrijf ergens anders onderbrengen. Volgens Thomson Reuters heeft 85% van de klanten geen goede KYC-ervaring gehad en 12% is als gevolg daarvan van bank veranderd. KYC-AML is direct verwant aan operational excellence en - om de meest kosten/tijd efficiënte en effectieve processen te hebben - moeten FI’s oplossingen, die Governance, Risk, and Compliance (GRC) managementsoftware bieden, serieus overwegen.   Technologie als oplossing GRC is een management discipline die zich richt op governance, risk en compliance, en hoewel KYC-AML een zware focus heeft op risk en compliance, speelt governance een grotere rol dan verwacht mag worden. Dit komt doordat inzicht in hoe het beheer van processen en activiteiten achter KYC-AML wordt geïmplementeerd, definieert ‘wat’ er moet worden gedaan, ‘waarom’ en meer specifiek ‘hoe’. Het Mavim-platform onderscheidt zich in het kader van GRC door het faciliteren van BPM/BPA met operational excellence en governance-thema's om kosten- en tijdeffectiviteit en efficiëntie te garanderen. Mavim richt zich op organisaties met honderden, zo niet duizenden processen die de risico's en bijbehorende controles met betrekking tot deze processen en op basis van de eisen van specifieke wet- en regelgeving definiëren, beoordelen en inzichtelijk maken. Omdat Mavim oplossingen biedt voor zowel GRC als BPM, kunnen gebruikers inzichten verzamelen over hoe processen verlopen en waarom. Niet alleen door ontwerp, maar ook op basis van feiten door process mining-functionaliteiten die afwijkingen en/of manieren voor verbetering laten zien. Daarom kan het niveau van Straight Through Processing (STP) worden verhoogd en is het definiëren van vereisten van wat kan worden geautomatiseerd, hetzij door RPA of in aangewezen systemen, ook mogelijk. Tot slot sluit het definiëren van welke handmatige activiteiten gehandhaafd moeten blijven en waarom ook aan bij het beheer van processen die binnen Mavim kunnen worden gevisualiseerd. Door software als oplossing te gebruiken, kunnen FI's hun inspanningen beter en meer gestroomlijnd richten op de uiteindelijke vermindering van risico’s en verbetering van hun bedrijfsresultaten. Dit zorgt voor aanzienlijk minder zorgen over boetes, sancties en kosten van terugbetalingen, terwijl tegelijkertijd het personeelsbestand dat nodig is voor KYC-AML afneemt. Bovendien zullen de kosten en tijd die gepaard gaan met het onboarden van klanten worden verlaagd, wat op zijn beurt de retentiegraad zal verhogen en het verloop zal verminderen als gevolg van verbeterde KYC-processen. Wellicht bereik je zelfs het uiteindelijke doel om interne en externe stakeholders te laten zien dat de juiste processen en maatregelen zijn genomen om controles te implementeren. Hiermee toon je een hoger niveau van compliance en een algehele verbeterde organisatie van processen aan.   Benieuwd hoe het Mavim platform jou verder kan helpen? Download hier de whitepaper 'Know your customer: how banks and financial institutions can reduce waste & improve business outcomes.  

Inhoud Afgelopen week vond Mavim's jaarlijkse klantendag ‘CONNECT’ plaats in het Gooiland in te Hilversum. Voor het eerst sinds drie jaar kwamen Mavim-klanten, -partners en -medewerkers samen om nieuwe productkennis op te doen en praktijkervaringen uit te wisselen over hoe Mavim hen helpt bij procesgericht werken, resultaat gericht sturen en het succesvol doorvoeren van digitale transformaties. De opkomst was groot en het enthousiasme nog veel groter! Bekijk hier de after movie. Na afloop bruiste de groep van positieve energie en nieuwe inzichten en ideeën die er zijn verkregen. In deze blog een korte breakdown van de dag en de belangrijkste take-aways.   Klanten aan het woord Na een korte introductie van Mavim's CEO Jean-Jacques Vossen, nam Lammert Kalfsbeek, Procesmanager Innovatie de zaal mee in de transitie van Unigarant van een ‘beheerste’ bedrijfsvoering naar een ‘bewuste’ bedrijfsvoering. Unigarant is blij met de organisatie van hun operationele processen, maar wil nu, met het oog op duurzaamheid en de nieuwe wet- en regelgeving, naar een bewuste bedrijfsvoering die hier beter op aansluit. Een inspirerend verhaal dat aantoont dat veranderingen nodig is om continu te kunnen verbeteren, en hoe je met een goede basis klaar bent voor een snelle aanpassing. Bekijk hier het interview met Lammert.   Vervolgens deelde Jan Mol, Strategisch Adviseur/Enterprise Architect bij Waterschap Zuiderzeeland hoe zij vooruitstrevende stappen hebben gemaakt in het digitaliseren en optimaliseren van hun processen. En hoe Mavim binnen Zuiderzeeland fungeert als centrale repository (Single Point of Truth) waar verbinding is gelegd tussen strategie en uitvoering waar vanuit iedere invalshoek kan worden belicht wat de doelstellingen zijn en wat de waarde toevoeging is. Hierdoor weet Waterschap Zuiderzeeland strategisch alignment in de praktijk brengen. En kunnen zij daarnaast snel inspelen op bv. nieuwe ontwikkelingen in de wet- en regelgeving zoals de rechtmatigheidsverantwoording en de Omgevingswet. Bekijk hier het interview met Jan.     Product Roadmap & Field Lab Na de pauze blikte Wouter Jan, Mavim’s Chief Product Officer terug op de laatste ontwikkelingen rondom het Mavim Platform om vervolgens de zaal mee te nemen in de toekomst, de Product Roadmap. Van iMprove, Mavim Process Mining tot aan de Mavim Microsoft Power Platform Connector en Mavim Process Prediction met Azure Machine Learning.   Een nieuw onderdeel tijdens dit event was het Process Mining Field Lab. Een experiment met als doel om deelnemers op een interactieve en praktische manier kennis te laten maken met Mavim Process Mining. Dit werd gedaan aan de hand van een simulatie game waarbij deelnemers zelf onderdeel waren van een procesactiviteit. De resultaten van het Field Lab werden aan het einde van de middag met de deelnemers gedeeld, met hier en daar verrassende uitkomsten. Lees hier meer over Mavim Process Mining.   Product Break-out Sessies Het programma werd afgesloten met een 8-tal product break-outs. Korte sessies van 15 minuten waarbij deelnemers praktische tips & tricks verkregen over o.a. het inrichten van Mavim, het maken van slimme publicaties, de integratie van Microsoft Sharepoint en Power BI. De dag werd afgesloten met een gezellige netwerkborrel! Klik hier om de opnames van de Product Break-out sessies terug te kijken.   Door: Mutiara van der Linden

Inhoud In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen. In deze editie van ‘Overheid in Omslag’ spreken we met Gerard Twigt, Controller bij de Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O). De Dienst Vervoer en Ondersteuning is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), die het vervoer verzorgt van arrestanten, gedetineerden en vreemdelingen. Digitalisering, informatie, data, processen… Wat houdt DV&O bezig in 2022? Twigt: “Als DV&O zitten we in een veranderprogramma “De DV&O op weg naar 2025”. Binnen dat programma proberen we door middel van het Business Transformatie Framework het overzicht te behouden op het veranderingsproces. Want één van de dingen waar volgens mij veel organisaties mee kampen, is het borgen van veranderingen en de samenhang die er is met andere onderwerpen/activiteiten. Door het hanteren van die BTF systematiek krijg je inzicht, overzicht en samenhang in de activiteiten die je moet ondernemen om succesvol te veranderen. We zijn bijvoorbeeld bezig met het in kaart brengen welke applicaties ons primair proces het beste kan ondersteunen en het inrichten van een veranderportfolio naar een drietal onderdelen. Op die manier hebben we inzicht welke projecten er lopen, aan welke doelstellingen ze een bijdrage leveren en welke processen geraakt worden. Dat overzicht geeft rust, omdat je weet wat er allemaal gedaan moet worden.” Hoe ziet jullie informatie strategie eruit? Twigt: “Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data’. We zijn dus druk bezig om de data die we daar voor nodig hebben te ontsluiten en beschikbaar te krijgen. Gelukkig hebben we al een afdeling die daar vervolgens ook zinvolle rapporten van kan maken.” “Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data.” Twigt: “Inmiddels hebben we al rond de 800 processen en/of werkinstructies beschreven. Ook hier willen we een volgende stap te maken door beter gebruik te maken van de procesbeschrijvingen door zogenaamde ‘metadata’ toe te voegen. Dan kun je bijvoorbeeld veel beter inzicht krijgen in je hoog risicovolle processen en bekijken of je compliant bent. Als je namelijk aangeeft welke wet- of regelgeving van toepassing is bij een bepaald proces, kun je veel makkelijker checken of bij een wijziging van die wet- en regelgeving je procesbeschrijving aangepast moet worden. Tot slot denk ik dat in een tijd waarin je wilt automatiseren, dat niet alleen de “WAT” vraag belangrijk is, maar juist ook dat je processen beschreven en actueel moeten zijn. Ik ben er van overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft. Dat levert altijd problemen op bij de uitwerking, omdat de programmeur altijd zal vragen welk proces je wilt automatiseren.” “Ik ben er van overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft.” Wat is er nodig om deze strategie effectief tot uitvoering te brengen? Twigt: “Om onze strategie ten uitvoer te kunnen brengen heb je een plek nodig waar je al deze veranderingen bij elkaar kunt brengen en onderling met elkaar kunt verbinden. Want zoals aangegeven, is het borgen van veranderingen het moeilijkste binnen organisaties, want ‘de waan van de dag’ ligt ieder moment weer op de loer. Het is dus belangrijk om naast de dagelijkse activiteiten – je core business – op de achtergrond gestaag te werken aan de lange termijn zaken. Je moet een einddoel hebben. Vergelijk het met een navigatiesysteem, als je geen bestemming ingeeft, dan krijg je geen routebeschrijving. Nadenken over die doelen is dus een belangrijke voorwaarde. Daarom hebben we een nieuwe visie, missie en motto gedefinieerd en is er een zestal strategische doelstellingen geformuleerd. Ook hebben we nagedacht over de uitgangspunten die we willen hanteren op weg naar 2025.” Hoe kijk je naar de I-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie? Twigt: “Ondanks dat de I-strategie toch vaak wat ‘hoog over’ is en niet alles direct van praktisch nut voor de dagelijkse praktijk van een uitvoeringsorganisatie is, is vooral het statement dat ICT ‘chefsache’ is bij de DV&O. Dusdanig vertaald, dat de ICT-portefeuille onder de Algemeen Directeur valt. In de I-strategie van DJI is opgenomen dat organisaties binnen DJI zelf hun kennis op het gebied van ICT moeten verstevigen. Ook dat pakken we op door een nieuwe afdeling op te richten waar alle, nu versnipperde, ICT-gerelateerde activiteiten worden samengebracht. Vanuit daar gaan we langzaam verder bouwen om het veld van de informatievoorziening en het ICT-landschap verder te professionaliseren.” Welke rol speelt het Mavim Platform in de uitvoering van jullie plannen? Twigt: “Het Mavim platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O. Een plek waar elke medewerker ook toegang tot heeft. Het geeft ons de mogelijkheid om een zogenaamde kennisbank in te richten waarbij we de onderlinge relaties en afhankelijkheden goed in beeld blijven houden en kunnen borgen. Dit geeft ons het gewenste overzicht, inzicht en samenhang.” “Het Mavim platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O” Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie? Twigt: “Dat je vooral zelf moet bepalen wat het beste bij je past als organisatie. En daar dan uitvoering aan geven. Ik ben van mening dat het Mavim platform ons daarin prima ondersteunt. Ook de BTF systematiek is een super handig middel om onze strategie verder vorm te geven. En houdt er rekening mee dat dit een traject van de lange adem is, dat je medewerkers moet vrijmaken voor de uitwerking en je ondersteuning krijgt vanuit directie en management. Binnen de DV&O krijgen wij gelukkig de ruimte om dat te doen. Ben je nieuwsgierig geworden? Neem dan gerust een keer contact op. Wij zijn ook heel benieuwd hoe jullie gebruik maken van Mavim.” Tijdens de laatste editie van Overheid365 heeft Gerard, samen met Waterschap Hunze & Aa’s, zijn ervaringen op camera gedeeld tijdens het Webinar ‘Informatievoorziening als hart van beleid, toezicht en uitvoering’. Dit webinar kun je kosteloos terugkijken via deze link.

Inhoud In de wereld van vandaag, waar organisaties zich richten op digitalisering en het optimaliseren van hun operationele prestaties, is automatisering een van de belangrijkste drijfveren voor succes. De mogelijkheden voor het automatiseren van bedrijfsprocessen zijn tegenwoordig vrijwel onbeperkt. Dit is wat Gartner ziet als Hyperautomation. Hyperautomation is een bedrijfsgestuurde aanpak om zoveel mogelijk bedrijfs- en IT-processen te identificeren en te automatiseren. Het vereist het georkestreerde gebruik van meerdere technologieën, tools en platforms, waaronder RPA, low-code platforms en process mining tools. Om de controle te houden in dit snelgroeiende automatiseringslandschap, is het cruciaal om een holistisch overzicht te hebben van alle automatiseringsinitiatieven die in de organisatie worden uitgevoerd.  Hyperautomation is business-driven, dus je hebt iets nodig dat we graag een 'digital twin van de organisatie' noemen om controle te hebben, inzichten te krijgen en prioriteiten te stellen voor wat geautomatiseerd wordt op welk bedrijfsproces. Mavim is de ruggengraat van het proces om hyperautomation mogelijk te maken. We hebben een API gemaakt met een connector naar het Microsoft Power Platform. Dit opent een groot aantal mogelijkheden om processen vanuit procesperspectief te automatiseren.  Het creëren van geautomatiseerde integraties waarbij bedrijfsapplicaties zowel essentiële 'procesinformatie' uit jouw Mavim-repository leveren als gebruiken.  Het Microsoft Power Platform heeft duizenden connectoren en de Mavim-connector is er daar een van. Dit betekent dat je allerlei onderdelen kunt automatiseren waarbij informatie, die is opgeslagen in Mavim, wordt gebruikt om andere bedrijfsapplicaties te voeden of om automatisch informatie, die is opgeslagen in Mavim, te importeren of bij te werken. Deze drie use cases laten iets van de mogelijkheden zien.   Use case 1: Mavim en Azure DevOps integratie Azure DevOps wordt in veel organisaties gebruikt. Het wordt grotendeels gebruikt door teams die werken met een Agile aanpak. Niet alleen IT-ontwikkelingsteams gebruiken het om hun ontwikkelingstaken te beheren, maar in allerlei situaties waarin teams samenwerken aan een reeks taken, wordt Azure DevOps gebruikt om de voortgang bij te houden. Neem bijvoorbeeld het gebied van Application Implementation Management. Azure DevOps wordt gebruikt door adviesbureaus die grote toepassingen zoals CRM en ERP implementeren. Ze hebben hun standaard manier van werken gedefinieerd in Mavim om de standaard CRM- of ERP-processen te beschrijven en te visualiseren. Wanneer ze een nieuw project starten, kan deze standaardset processen worden gedupliceerd in Azure DevOps om aan het implementatieproject te werken. Use case 2: CMDB / IT Asset management naar Mavim importeren en updaten TOPdesk is een applicatie die door veel organisaties wordt gebruikt voor zowel incident management als asset management. Assets kunnen bijvoorbeeld alle softwaretoepassingen zijn die binnen de organisatie worden gebruikt. Binnen TOPdesk kunnen incidenten dan gerelateerd worden aan applicaties. Vanuit een breder perspectief willen organisaties ook applicaties relateren aan de bedrijfsprocessen die in Mavim worden beheerd. Met het Microsoft Power Platform en de Mavim API kun je nu workflows maken die periodiek alle applicaties die in TOPdesk worden beheerd, lezen en importeren in Mavim. Je kunt deze integratie slim maken door de TOPdesk applicatie asset bij te werken met de ID van het gemaakte 'applicatie' onderwerp in Mavim. Door dit te doen, kan de workflow niet alleen eenmaal activa importeren, maar periodiek worden uitgevoerd om nieuw toegevoegde TOPdesk-assets te maken en bestaande TOPdesk-assets in Mavim bij te werken. Je kunt zelfs beslissen welke velden van TOPdesk je wilt bijwerken in Mavim! Use case 3: Importeer alle functietitels of rollen uit Active Directory in Mavim Een van de belangrijke kenmerken van Mavim is dat je 'Wie'-relaties kunt creëren tussen processen en functietitels of rollen in de organisatie. Dit maakt het mogelijk om RACI-matrices te maken die inzicht geven in de scheiding van taken. De moeilijkheid is vaak om de werkelijke functietitels en rollen in de organisatie bij te houden. Ze hebben de neiging om heel vaak te veranderen, waardoor jouw RACI-matrices minder nuttig zijn. Met het Microsoft Power-platform kun je verbinding maken met jouw Azure Active Directory of je Office 365-gebruikersprofielservice om alle actieve gebruikers op te vragen en een volledige lijst met hun functietitels te krijgen. Deze lijst wordt vervolgens geïmporteerd in de categorie Wie-relatie in Mavim. Door deze workflow maandelijks uit te voeren, heb je altijd een up-to-date lijst in Mavim van de functietitels die in de organisatie worden gebruikt. Dit zijn slechts drie veelvoorkomende use cases die je nu kunt bereiken door gebruik te maken van de Mavim Power Platform-connector. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op!   Auteur: Lennard van Leuven, Value Engineer bij Mavim

Inhoud In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen. In deze eerste editie van Overheid in Omslag spreken we met Richard Smilda, Coordinator Informatiemanagement bij Waterschap Hunze en Aa’s. Waterschap Hunze en Aa’s is verantwoordelijk voor het waterbeheer in Oost-Groningen en Drenthe. Om de taken te kunnen blijven uitvoeren en te voldoen aan de wet- en regelgeving voert het waterschap verschillende digitale veranderingen door in de organisatie. Richard Smilda neemt ons mee achter de schermen. Digitalisering,informatie, processen… Wat houdt Hunze en Aa’s bezig in 2022? Smilda: “Onder informatievoorziening verstaan wij het geheel van de organisatie en haar processen, informatie, applicaties en gegevens. Voor het uitoefenen van onze taken (veilig, schoon en voldoende water) werken we in onze bedrijfsprocessen met veel gegevens, daarom moet de organisatie daarvan in orde zijn. Ook als calamiteitenorganisatie zijn we gebaat bij een betrouwbare informatievoorziening. We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.” “We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.” Smilda: “ Bij Waterschap Hunze en Aa’s zijn we momenteel bezig met de implementatie van onze Informatie BedrijfsvoeringsPlan (IBP). Het IBP is een tactisch uitvoeringsplan met het doel de veranderopgave en informatievoorziening verder te digitaliseren. Als basis van dit plan ligt een portfolio. Deze portfolio wordt vormgegeven door de vertaling van alle wettelijke grondslagen die relevant zijn, zoals Basis op Orde van de Unie van Waterschappen, Informatieveiligheidsbeleid en het Privacybeleid. Daarnaast ook door technische ontwikkelingen om de informatievoorziening in te richten en te verbeteren.” Het IBP is een verzameling van themagerichte veranderopgaven waarbij compliancy, technische ontwikkelingen en architectuur de input leveren.” Wat is er nodig om de veranderopgave effectief tot uitvoering te brengen? Smilda: “Om de veranderopgave in de informatievoorziening tot uitvoering te brengen zijn een aantal zaken van wezenlijk belang. Ten eerste moet er gekeken worden naar eigenaarschap binnen de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor het verandertraject. Als tweede komt de architectuur in beeld. Deze kan een context, inzicht en samenhang brengen. Bij Hunze en Aa’s maken we gebruik van onder andere architectuurprincipes, vastgestelde afspraken en wettelijke kaders. Vervolgens vertalen we het inzicht naar concrete projecten en kijken we welke kennis en middelen er nodig zijn om de veranderopgave tot stand te brengen. Als laatste rust borging van de veranderopgave na oplevering in de organisatie.” Hoe kijk je naar de i-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie en werkwijze? Smilda: “Feitelijk gezien komt onze strategie in de grote hoofdlijnen overeen met die van het i-strategie Rijk. In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren. Elke organisatie heeft daarbij net zijn andere obstakels en valkuilen afhankelijk van de bestaande bedrijfsvoering, maar het uitgangspunt is voor iedereen hetzelfde: met een digitale overheid naar een betere dienstverlening.” “In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren.” Hoe draagt het Mavim Platform bij aan de uitvoering van jullie plannen? Smilda: “Bij Waterschap Hunze en Aa’s gebruiken we Mavim voor vijf belangrijke onderdelen. Ons IBP portfolio wordt ten eerste beheerd in Mavim, zodat dit duidelijk en centraal opgeslagen staat voor alle betrokkenen. Ook beheren we onze architectuur in Mavim en houden we onze bedrijfsprocessen hierin bij. Mavim helpt ons daarbij duidelijkheid, inzicht en overzicht te houden. “Daarnaast helpt Mavim ook met het onderdeel compliancy, zo wordt de PDCA voor Informatieveiligheid en Privacy middels ISMS in Mavim uitgevoerd. Als laatste doen we hier onze kennisborging in rondom informatiemanagement zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.” Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie? Smilda: “Vertaal de strategie met behulp van de architectuur. Dit geeft inzicht in richting, context en samenhang. Betrek verder de eigenaren of verantwoordelijken als stakeholder bij de informatie strategie. Je zorgt daarmee dat de strategie van en voor iedereen duidelijk is. Bij Hunze en Aa’s werken we hier ook naar toe. Afspraken maken en vastleggen helpt om latere verwarring te voorkomen.”

Inhoud Eind maart vond de derde editie van het online congres Overheid365 plaats. Tijdens tien kennissessies verspreid over drie dagen spraken verschillende experts over de uitdagingen, oplossingen en kansen rondom digitalisering binnen de overheid. Informatiehuishouding, procesoptimalisatie en het beheer van IT en compliance waren een paar van de onderwerpen die dit jaar voorbij kwamen. Met praktijkvoorbeelden van onder andere het Ministerie van Financiën, de Gemeente Katwijk en Waterschap Zuiderzeeland kregen bezoekers een kijkje achter de schermen van de initiatieven die worden genomen voor een toekomstbestendige overheid. Heb je het evenement gemist? Geen zorgen! In deze blog delen we drie belangrijke takeaways van Overheid365. Alle sessies zijn daarnaast ook nog hier on-demand terug te kijken.   1. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over het opslaan en delen van informatie   Bij veel overheidsinstanties zorgt de informatiehuishouding voor problemen in de bedrijfsvoering. Informatie ligt vaak versnipperd in documenten, mappen, systemen en e-mails, waardoor deze moeilijk te achterhalen is wanneer het nodig is. Veelal Met als gevolg dat iedereen anders omgaat met het archiveren en organiseren van gegevens, uniformiteit ontbreekt. Met het oog op meer transparantie, de strengere wet- en regelgeving en een betere dienstverlening is een omslag nodig van de manier waarop overheidsinstanties hun informatiehuishouding inrichten. Door processen rondom de informatiehuishouding duidelijk vast te leggen, zoveel mogelijk te standaardiseren en voor iedereen toegankelijk te maken op een centrale plek, kunnen organisaties sneller en efficiënter reageren op verzoeken en nieuwe ontwikkelingen. De juiste informatie is dan in de juiste vorm snel terug te vinden voor bijvoorbeeld audits, het aantonen van compliance of WOB-verzoeken. Dit draagt tevens bij aan een betere weerbaarheid en uitvoering wat uiteindelijk zorgt voor een betere dienstverlening.   2. Goed procesbeheer is nodig voor meer samenwerking en een betere dienstverlening   Een belangrijk streven van de overheid is het verbeteren van de dienstverlening. Deze wordt persoonlijker, centraler, herkenbaar en gebruiksvriendelijker. Als een burger bij de overheid terechtkomt, vind hij het belangrijk om goed en snel geholpen te worden. Het liefst wordt de burger zo min mogelijk van het kastje naar de muur gestuurd, het maakt daarbij niet uit door wie deze uiteindelijk geholpen wordt. Om dit te realiseren moeten overheidsinstanties meer met elkaar samenwerken en meer gegevens uitwisselen. Het samenbrengen van verschillende afdelingen en teams kan echter zorgen voor problemen. Elke afdeling heeft ten slotte een eigen manier van werken en gebruikt daarvoor vaak verschillende IT-systemen. Voor een succesvolle samenwerking zijn er dus duidelijke en uniforme afspraken nodig over de werkprocessen, IT-processen en betekenis van begrippen. Ook deze processen moeten vervolgens weer inzichtelijk en toegankelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Een tool voor procesmanagement biedt hier een oplossing voor.   3. Digitalisering zorgt voor nieuwe kansen   Hoewel de nieuwe doelstellingen en digitale transformatie de overheid voor een ingewikkeld vraagstuk stelt, brengt het natuurlijk ook nieuwe kansen. Door digitalisering meteen mee te nemen bij het inrichten van de processen, worden alle mogelijkheden hiervan optimaal benut. Dit draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, iets wat essentieel is voor een overheid die het steeds drukker krijgt en minder middelen beschikbaar heeft. In een wereld waar verandering een continu is, kan goed procesmanagement en technologie daarnaast zorgen voor wendbaarheid en flexibiliteit zodat de overheid ook in de toekomst de burger goed van dienst kan zijn. Ben je benieuwd naar hoe andere organisaties binnen de overheid omgaan met specifieke veranderingen zoals de rechmatigheidsverantwoording of het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)? Bekijk dan nu onze gratis on-demand webinars!